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时间管理

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2012-01-01 01:26:46 星期日

管理者每天都要面对各种各样的事务,千头万绪,涉及到方方面面。如何在繁多的事务中抓住重点,以点带面,从而促进相关工作的开展和完成,时间管理有着重要的作用。科学、规范、有序的时间管理不仅对管理者本人极为重要,对提高工作效率、降低成本也极为重要。但因为主观客观上的原因,我们都习惯了不将时间列入成本进行计算。

为什么要对时间进行管理,这虽是个见仁见智的问题,但由于很多管理者未对时间进行科学有效的管理,往往造成疲于奔命却大事抓不了、小事抓不到,浪费时间的现象广泛存在,造成时间浪费的原因是多方面的,从主观上说,一方面可能是因为想做的事情太多,但确因没有科学区分事情的轻重缓急,甚至缺乏明确的目标,导致各项工作缺乏优先顺序,最后可能有头无尾;另一方面也可能是因为不擅于授权导致自己不得不花费大量的时间于具体事务,或因仓促决策导致了时间以及其他资源的浪费。从客观上说,浪费时间的原因可能来自于上级领导、工作系统以及生活工作条件等方面。不管是何种原因,时间一旦出现浪费,对整个部门甚至整个企业的伤害极大,严重的可能会导致部门、乃至整个企业低效率重复劳动,最终成效不彰。为了避免浪费时间的现象重复出现,必须对时间进行管理。管理者永远没有时间做每件事,但应通过对时间进行管理,保证他们永远有时间做最重要的事。

管理者的时间管理并非是对时间这一资源进行管理,而是对管理者自身进行管理,通过提高时间使用效率,减少浪费,从而达到提高工作效率的目标。对管理者自身进行管理主要包括四个方面的内容。

1.把握关键

不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同,但管理活动却是一致的,可简单归结为三个掌握,即掌握关键工作,掌握关键人物,掌握关键活动。发展目标能否实现的重点不在于每个环节、每个步骤,而在于制约性因素。制约性因素往往体现在关键工作,关键人物和关键活动上,抓住了这三个关键,也就解决了制约性因素。所谓“大智有所不虑,大巧有所不为”之所以成为大智大巧者,在于能够扬其长而避其短。管理者无论职位、无论能力学术水平高低,都是普通劳动者,不可能是全能的,也不需要面面俱到,因此,只要掌握了关键也就抓住了时间管理的要诀。具体地说,出现重要而且紧急的事情时,应首先进行处理,但要避免成为工作常规,应保证大部分时间花在重要而不紧急的事情上。专注于处理重要的事情说明抓住了影响整个部门乃至整个企业的工作全局,主要精力放在不紧急的事情上则意味着防患于未然。

2.简化程序

工作流程越简化,越不容易出问题,执行部门及人员在工作过程中会越加细致,执行效果越好。提高行文和会议效率,降低管理成本。就开会而言,会前必须明确会议的目的,是分享信息、辩论还是决策,决策性的会议材料应该在会前几天分发参会者,让参会者能尽早熟悉会议内容并有足够的考虑时间,以提高决策的质量和速度,避免会议流于形式,避免将会议时间浪费在泛泛而谈上却做不出任何科学决策。

3.合理安排时间

应该做好每天、每周、每月以及每年的工作计划,列出每一时间单位内应该完成的工作,排出优先次序,突出重点并确认完成时间,并适当安排“不被干扰”的时间。管理者常常需要整块的时间去思考一些重要决策或完成重要的任务,在进行这些任务的过程中,不能被外界打断,否则重新进入深度思考与完全工作状态往往需要更长的时间。管理者集中时间不受干扰地处理一些重大事项而把其他事情都推到一边,可能会给本部门甚至整个企业带来一些意想不到的麻烦,但如果能有足够必要的时间,不受任何人任何事干扰地思考或者从事对部门甚至整个企业至关重要的工作,那么这些可能的麻烦将是微不足道的。

4.适当授权

任何一位管理者都不可能独自完成本部门的所有工作,也不可能独自对所有的事情做出科学决策,因此将一些事情指派或授权给别人,让其他人对工作进行分担,是提高时间使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授权的事项,并授权于适当的人来决策和执行,会提高工作效率。管理者的授权必须充分,同时必须重视随时监督、定时检查、及时给予指导修正,保证被授权者的行为符合企业的整体利益。在授权过程中,管理者应避免出现把别人当成自己提高效率多做事的资源或者障碍、干扰者的倾向,否则可能会出现控制他人的欲望,倾向于让被授权人按照要求做事,或者让“他们”不要妨碍“我们”做事。从而使授权行为适得其反。 在授权中必须要克服“办事拖延”的鄙习,推行“限时办事制”。 办事拖延是浪费时间的重要原因之一,实际工作中,工作任务的完成时间往往都会超出预期。 因此,规定每一件事情的完成期限,并要求被授权者在限定时间内报告处理结果,授权效果会更为有效。

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