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跟单人员职责与工作考核

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文/马到

 

一、跟单人员的工作职责

 

1. 客户订单处理

按照规范格式,对客户所下达订单进行整理,核对产品型号、数量、价款,形成正规的订单,通过库存情况的了解,确认发货事宜。对于客户订单产品库存不足或者客户要求紧急发货情形,需要另行处理。

2. 客户货款核实

对于已下达订单的客户,应在核实库存的基础上,要求客户及时打款,确认货款到账,方可安排库房发货事宜。对于货款未能按时到位的客户,不允许发货。

3. 发货处理跟进

按照客户所要求交货期将产品顺利发送给客户,并及时联系客户告知产品运输情况;并做好货运公司、发货时间、发货数量、运费等记录工作并向客户进行准确说明。

4. 做好对账工作

每月月初及时与财务对账,并仔细核对其是否有误,做好欠款客户的货款跟催工作;对于部分欠款异常客户,应及时上报以便对其货款进行严格催收。

5. 客户服务沟通

跟单人员必须做好客户服务沟通工作。对于客户咨询的产品问题,加急订单的处理问题,货运差错问题,部分退换货问题以及货运相关问题,尤其是客户订单中需要延迟发货的产品,均应明确回复,保证客户问题处理的高效率,保证客户对我们的满意度。对于需要其他部门人员予以协助回复的问题,应当要求快速配合。在客户服务工作中,应当注意做好问题处理记录。

6. 跟单问题反馈

跟单人员应当随时向部门经理反馈如下问题或信息:(1)A级客户订单库存严重不足;(2)客户订单发货过慢导致客户投诉;(3)因库存无货需延期发送的货物一再推迟;(4)因发出产品的数量短缺、配件短缺等导致的客户投诉;(5)单项产品在200个以上的工程订单或异型工程订单。

7. 销售数据汇总

负责销售数据统计工作,及时分析并统计客户销售状况,完成每月的销售报表,并做好季度和年度的销售数据统计工作。按周向部门经理反馈销售订单与销售数据。

8. 客户资料管理

跟单人员要做好对客户销售数据、客户档案资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。要坚决杜绝数据泄露,避免因此对公司造成损失。

9. 图册样品安排

对客户需要的样品、图册等物品,应准确记录,并及时安排快递发送,以满足客户需要。对于新客户的样品清单,应当及时、适当配合设计,以便于客户有选择地订货。

 

二、跟单人员的工作考核

 

1. 数据处理的准确性

订单数据处理是跟单人员的核心工作之一。跟单人员必须保证数据处理的准确性,对订单产品型号、规格、数量、价款、交货期等内容要一再核对,以避免差错。

2. 订单处理的及时性

客户订单必须快速处理。原则上每天的订单应当在当天处理好,不允许拖延到第二天。对于客户订单中能够发送的和不能发送的必须予以明确,不能及时发送的产品必须在客户订单传真收到后的一天内予以回复,客户服务响应配合时间必须保证。

3. 内外沟通的有效性

跟单员的工作重心在于沟通协调,跟单员与客户、与生产部门、与销售部门的工作就是一种沟通与协调,沟通的衡量标准就是看这些沟通工作是否真正有效,是否真正解决了订单处理中面临的问题。

5. 数据汇总的规范性

销售跟单需要定期汇总销售数据,包括当月销售额,重要客户销售排名,当月客户欠款异常表等资料。这些销售数据必须按照公司的规范要求予以汇总填写。

 

三、跟单工作流程

 

1. 销售跟单接到客户传真后,将其转化为规范的订单;

2. 将订单产品与库存数量进行对比,库存满足的予以尽快下单;库存不足的应与生产部沟通,确认产成品准确的入库日期;

3. 销售跟单就订单的处理情况向客户进行说明;

4. 对于满足出货条件的订单进行整理,下达正式的出库单;

5. 库房根据出库单整理客户订单产品,安排确认发货事宜;

6. 库房根据整理好的客户订单发出物品,整理发货清单,并经销售跟单确认;

7. 销售跟单向客户确认订单发货事宜,明确数量、货运公司等。
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马梓开博士百家号:品牌营销新时空;系百家号金芒计划签约作者;优质原创作者。本博客以营销管理内容为核心,并深入探讨销售分析与销售策划。通过个人的营销管理实践,说...

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