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如何说“不”——不要让工作轻易找上你

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  是的,当你看到这个题目的时候,你会想到我是想告诉你如何在工作中“偷懒”,如何成为那个令人讨厌的“推诿”工作的人。其实不是这样的,我用自己的亲身经历告诉你,不要成为职场中不懂拒绝的“老好人”,不要大公无私承担不应该由自己(或者你的团队)完成的工作。我不想讨论那些传说中的“乐于助人”的职场孺子牛,只想说明在组织中个人如何处理好“无穷无尽”的工作——以我自己的体会来说。

三天前,有一项我所在团队曾经负责的工作——由我们部门牵头与客户谈判一个合同,根据上级安排交由另外的团队负责——这是一件棘手的事情,交出去也不影响任何团队绩效。结果第二天财务部负责人来找到我——他平时与我相处得不错,给我讲了他与客户沟通的情况,似乎遇到了问题。我给他讲了这项工作已经交由其他团队负责,我们只是配合,他在交谈的最后还是提出请我一起去向上级汇报。我似乎不好拒绝——也许是私人关系上不好拒绝,不情不愿地与他一起去向上级汇报。在上级办公室谈了一上午,结果是:由于我的思路与财务部负责人不同,他认为我没有帮他说话——我明显感觉到得罪他了;从上级那里我接收到相关的一个新任务;原本我自己安排今天上午完成的任务搁置了。

这就是不拒绝的结果,我自己默默吞下,唯一的收获是让我开始注意并思考,在平时工作中哪些我的退让妥协、不懂拒绝、缺乏“打太极”能力而为自己带来的“份外之事”。

从小我被父母教育在学校要尊敬老师,和同学搞好关系,毕业到了社会爸妈又告诉我要听领导的话,要和同事和谐相处。似乎自己真的也是这样和人相处,并且确实也能得到别人善意的回馈。但最近我突然感觉不对头了,随着公司业务的猛增,我所在团队的工作量越来越大,以前那些多做点也没关系的工作已经严重影响到团队的整体工作效率,部门成员也开始不断抱怨。我不得不反思,在一个管理体系健全、职能划清晰的组织中,我如果做了不应该由我做的事情,反而会导致整体组织的运行出现问题。因为我的工作成果未反应在整个体系中,也就是未将“多做”的工作纳入到管理流程中,这些工作其实是不受管理体系控制的,是存在运行风险的。正确的作法就是,出现没有人做的事情的时候,应该由第一个接到任务的人上报并明确责任人。对于多次出现的同类问题就应该尽快纳入到某个部门的职能中,即调整职能来满足企业发展中新出现问题的控制与管理,把例外工作变成日常工作。

从我自己这段时间的总结来看,至少有几个问题是自己要注意的:

第一,关于开会。每天的会很多,要仔细看会议通知,不用自己参加的就安排人参加,安排的人要带信息回来立即报告。要注意,如果自己安排的人另外委托他人必须自己同意。要特别注意一种情况,就是临时通知的会,我遇到过一次,某单位打电话通知我去开会,确实我当时不知道会议级别高不高,就夹着本子去了,去了才知道是一个级别较低的会,根本不用自己去。所以事前不妨说“我正在开会或者处理某事,请问是哪位领导组织的哪方面的事,我安排人来”,问清楚后如果需要自己去再去。

第二,开会时,遇到会议领导说某项工作已经给我的上级说好了。这种情况下,一般是要承接新任务,在弄不清楚的情况下不要冒然领命,特别对那些工作量较大、较难的工作,还是先回复“回去给上级报告了来”。当然也要看清楚,如果是高级领导直接安排的,就把任务带回去就行了,多说无益。

第三,开会之后,要第一时间报告领导,并把自己的意见表达出来,甚至可以通过纸质报告反馈会议信息。比如涉及其他部门的工作,当然可以建议由其他部门负责,自己不好去“安排”,但会议报告中的工作建议一旦经领导签批同意自然就落在相应的部门头上了。

第四,我不止一次地遇到这种情况,某部门的下属给我打电话,要我们部门做某项工作、提供某项资料、配合某项事务,直接拒绝并不妥——除非当即能判断确实不应由自己负责。最好的办法是告诉他去找自己部门的谁谁对接,比如自己的副职等。同时要提前教育自己部门的人不能随便接受任务,一定要报告或者经过部门负责人同意后才可以推进工作。这样,就不会第一时间去弄清某项工作而花费自己的时间、打断自己在推进的其他更重要的工作了。即使拒绝也不由自己提出来,进退更加自如一些。

第五,如果是你的平级给你打电话怎么办?以前我都是接受后再去安排,但现在我多了一种选择,就是告诉他安排人去找某某人——通常情况下仍然是我的副职,同时我对平级讲会告诉副职一声。以前,由于我什么事情都成了第一个接受任务的人,第一花费我很多时间去弄清楚这是一件什么事情,第二由于时间紧迫我往往不能短时间弄清楚这是一件什么样的事情(这两点似乎是矛盾的)。现在,我不会再去成为那个“空手接飞刀”的人,我会告诉对方,你可以直接找我的人玩,也可以安排人找我的人玩,无论哪种情况我都站在游戏之外成为清醒的“局外人”指挥全局,不再因为“局中人”而“我忙死部下耍死”。

第六,如果是上级安排工作呢?那当然不能让他去找我的下属了,肯定是接下任务,然后马上安排给相关人员——工作要负责不能当“二传手”。

第七,我还遇到这种情况。有些部门为了把任务推给别的部门,就用书面形式来函。如果确实是部门的工作,当仁不让必须接受,主动推进,如果不是自己的工作一定要立即拒绝——他可以请上级专题研究并安排任务,但不能通过这种方式安排任务。

总之,职场是利益之场,不是情感之场。古人讲的“慈不带兵,情不立事,义不守财,善不为官”,讲的不就是职场甚至人生这个道场的不二法则吗?前几天我在家做饭,炒好了菜却忘记煮饭,于是拿着盆想去楼下经常吃的餐馆打点饭。这家饭馆我也算是常光顾,老板肯定是认识的,但他拒绝我只买饭。我又去了另一家餐馆,也是如此。我以为是餐馆只卖饭会不会是什么行业禁忌,后来我网上搜索好像也没有,就是利润太少。还是一种利字呀!我想那老板我们也算熟识,他知道我就在楼上小区的,但还是不卖米饭给我,直接说“我们不卖米饭”,没有任何一丝犹豫。我开始这样被拒绝有点不习惯,后来我想起“情不立事,义不守财”的道场法则时就释然了!

有句话说得好,什么是“觉醒”,“觉”的是什么?其实就是世间的原则、规律或者趋势,就是“道”。所以“道法自然”,就是要顺势而为,顺从原则和规律行事,有所为而有所不为。人生要是把这一层搞懂了,相信也能放下很多事,看懂很多事,做成一些事了。


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钟井蛙

说“不”是一门艺术,不论在上级、客户以及下属面前都要保持独立性和尊严,同时,要做好说“不”后所带来的许多不确定性事情发生的心里准备。

2022-09-21 10:00:39
 
 

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