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16TUV管理体系审核-中

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终于到了一阶段审核的时间,事先Robbie已经通过微信和曾老师沟通好,曾老师一早从苏州过来,Robbie和人事部Lily安排好了接待的司机,确认好高铁班次;同时和也交代好公司前台的电视看板上写上热烈欢迎TUV曾老师到公司莅临指导的字,让人事安排好会议室以及水果等。自己当天和一些骨干成员早点到了公司,让各个过程负责人最后检查下自己所辖的一亩三分地,做最后的确认工作。

这种审核,不像其他的客户审核,一般是不需要销售人员在的,所以Robbie需要在外面接待审核老师。等到班车师傅到公司门口的时候,Robbie便立刻迎上前去。Robbie看到一个三四十岁的老师下来的时候,便上去打招呼。

“您好,请问是曾老师吗?”

“是的,我是曾庆荣,是TUV这次指派到你们这儿审核的的,你也可以叫我Samy。”来人也是非常的客气,和之前在微信上的感觉差不多。

“好的,这次麻烦曾老师了。大老远从苏州赶过来,辛苦了。其实之前我们已经在微信上交流过了,那时候非常感谢老师给远程给了我们很多指导。”Robbie说道,“接下来,要先麻烦曾老师到门卫处测一下体温,不好意思。我在本周已经和你们的销售打过电话,要过您的防疫承诺了。”

“疫情期间嘛,没事没事,大家都能理解。”Samy也是非常的善解人意。

等曾老师测试完之后,Robbie便引导着上了楼上会议室,示意人事部Lily马上泡一杯现磨咖啡端到会议室。

曾老师将自己的电脑拿出来,将所有审核相关的资料拿出来,同时让Robbie打印下几页纸,以便后续找寻资料或进行签字。同时他又开始问一些问题:“Robbie,你上次的公司资料我已经收到了,公司这段时间的组织架构,人员都没有变化啊?”

“曾老师,没有变化,这份资料是三个月之前提供的,这段时间,我们内部都还比较稳定。这次新冠疫情过来,有了很多消极的影响,但在内部人员稳定方面倒是有积极的影响。”

“嗯,好的,这样就好。所有的文件都没有变化?”

“是的,上次提供给老师您的过程流程图,过程列表,KPI指标都没有变动。基本上这段时间我们是多了一些记录和KPI的实际运行数据。”

“嗯,好的。你看了你们的文件,做的还是很专业的,能够符合我们TUV的要求,看得出来你们还是很用心去理解TS22163这个轨道认证体系要求的,希望你们在接下来的审核时候也能满足我们认证公司的要求。”

“这个肯定……”Robbie答道:“我们目前还只是刚刚接触这个体系,文件策划上肯定还是有很多的问题,希望老师能够多多指正。”

“好吧,如果没什么问题的话,时间也差不多了,我们就开始这首次会议吧,你去叫一下所有的主管吧,还有你们老板。”

“好的,我们许总其实也一直在等您。”Robbie马上去工厂总监办公室叫了下许总

许总过来,交换了下名片,然后两个人攀谈了几句,随着其他过程负责人的陆续到场,首次会议也就开始了,对于Robbie来讲,真正的考验从这儿就开始了。

在首次会议的时候,与会人员先各自做了自我介绍,然后曾老师熟练的打开自己的PPT,给大家讲了下TUV认证公司的背景,此次两阶段审核的老师状况,同时交流了下TUV公司对于TS22163轨道行业认证体系的看法。当然后面他也将之前给到EPC的一阶段审核计划表重新确认了一下,询问各个部门安排上有没有问题。

在取得Robbie确认EPC公司会全力以赴配合老师审核的承诺之后,曾老师继续往下讲,他提到了审核期间大家需要注意的事项,同时做了个保密声明。

EPC这边,许总也阐述了一下目前公司在贯标TS22163体系方面所开展的工作,管理层给予的支持,同时也感谢曾老师到公司这段时间的远程指导。许总在这方面的表现一直很稳,虽然他对轨道交通体系还是有点不熟,但在场面话这块上真的很稳,一向都表现得非常得体,既表示了对老师的感谢,也体现了自己公司谦虚好学,努力向上的精神风貌。

在首次会议结束之后,Robbie提议曾老师到现场去看一下。其实这个在之前已经和老师确认沟通过了,目的是要让审核老师熟悉并确认下公司的产品,制程,人员等信息。当然这也是审核过程中最容易发现问题的场景。但丑媳妇总要见公婆的,早到晚到总归是要经过审核老师考验的。

曾老师说可以,于是EPC内部安排了许总Robbie和现场生产负责人陪同,其余人先回到自己位置去工作,只是在有问题的时候再叫上来。

在后面老师下楼换安全鞋及安全标示服的时候,Robbie示意让Tessie在公司群里面发一条微信,示意老师要马上到各条产线去参观了,希望大家提高注意,保证好各自的工作,5S,环保,安全规范性。

曾老师由Robbie陪同,然后进行现场的参观,Robbie主要从每个产线制程顺序进行讲述,曾老师不愧是TUV的专业审核老师,见多识广,对于这些制程都了然于胸,在碰到有问题的时候,也会指出来自己的疑惑点,同时也会从流程及逻辑的角度来分析这些现场的操作。

现场巡视结束了,看得出来,曾老师对于现场还是挺满意的,当然这方面也一直是EPC的强项,不是指现场管理,而是应对外部审核方面的准备。

曾老师问Robbie吸烟点在什么地方,Robbie指了下吸烟点的方向,马上将老师引到公司的吸烟点附近。心里暗暗在想怎么就没有一开始的时候就主动问询老师呢?自己怎么就没有察觉出来呢?有点失职了。正好看到老罗在旁边,Robbie从他那边借了包烟,然后就赶上去了。

吸烟点在任何公司都是一个特殊的地方,在这儿大家可以暂时放下工作上的防备,进行进一步的交流,因为讨论的大都是非工作层面的,所以一般讨论时相互的情绪上会更加有同理心,不会那么针锋相对。曾老师应该也是如此,Robbie先帮曾老师点上一根烟,然后还是讲这次辛苦曾老师了。

曾老师吸了一口烟,说道:“呵呵,这次疫情可把我们审核员搞得也够呛的,春节之后,我们的所有审核活动都没有。然后到了这个时间点,所有的审核都挤在一起了,甚至有些家的审核都排到周末去了。”

“是啊,这段时间,审核老师都很辛苦的。我们本来也是想老师比较辛苦,本来我也是建议老师昨天过来,然后今天上午不需要怎么赶。”

“这个倒是习惯了,只是今天一直顾着赶路,连烟都没顾得上抽。我今天4点多起床,然后赶从苏州到上海虹桥到高铁,你们派遣的司机也很到位,基本上就等在那儿了,车上我也不好意思抽烟。”

“呵呵,曾老师,没事的,你和我们师傅讲一下就是了。我们顾师傅很通情达理的。”Robbie说道:“其实真的,还是应该昨天到,本来我们还可以一起先吃个饭。”

“哎呀,没办法,Robbie,我晚上还得要看我们家的小朋友。”

“同是天涯沦落人,呵呵。”Robbie做出了一个理解的手势。“我们家也是这样,每天晚上得要陪着小孩,现在作业太多了,而且学校里面老师都让家长去监督,每天都累得苦不堪言。”

后面断断续续的,Robbie和曾老师的话匣子也打开了,顺着小孩子的教育,课业压力等又聊了一会,抽完第二根烟之后,两人便一起回会议室去了,毕竟审核工作还是要完成的。

在会议室里面,曾老师明显更加和气一点了,在沟通过程中,他应该也能感觉到EPC的准备是很充分的,所以心理上也减少了很多防御的成分。当然问题应该是客观存在的,对于这样一个思维严谨的管理体系,很少有公司能够完全没有问题。毕竟,这不是ISO9000。而Robbie也不敢大意,毕竟自己和后面所代表的公司实体还不是很有底气。

曾老师后面再具体问了下Robbie关于过程网络图,质量安全方针,客户满意度,当然他会看到乌龟图以及重点的KPI统计情况。在这后面的审核过程中,谈话的氛围还算是非常友好的,感觉上曾老师目前也在帮着Robbie找出一些问题,毕竟大考是一个月之后的二阶段审核,那时候会有很多的审核老师过来,其中还有曾老师的领导一起参加。

在讲到乌龟图(过程流程图)的时候,曾老师指着其中一份乌龟图说道:“Robbie,你看我们的流程图签字有什么问题。”

Robbie有点吃惊,定睛看过去,感觉上没什么问题,有点疑惑。看着Robbie有点迷糊的表情,曾老师笑道:“你看,你的乌龟图上面,没有写单独的文件编号。同时,你看到没,们的签字有些草率,上面连个日期都没写,没有日期,你怎么让我相信你是体系建立初期就做好的这些文件呢?”

Robbie虽然有些疑惑,虽然感觉上也不是很大的问题,但是也不好意思反驳,于是便说道:“感谢曾老师提的宝贵意见,我们内部再好好看一下,希望在二阶段的时候有所改进。”

曾老师对Robbie的态度表示满意,后面也开始让几个过程负责人过来,因为一阶段的审核时间相对有限,曾老师让五大过程的过程负责人过来。这五个过程其实也是在内部重点review到的,Robbie也分别找到相关的人员进行过程分析以及改进,按理说应该不会有什么大问题,至少大家对于过程的方向理解是没有什么大的问题的,但是在涉及到具体开展的细节方面,各位负责人还是感觉到了很大的压力。比如项目管理乌龟图输出有RAMS报告,对于项目管理的理解,生产过程乌龟图上主要步骤的描述,设计开发管理过程中产品没有覆盖或链接工艺开发过程,采购控制程序中规定的ABC分类和供应商控制程序的ABC分类混淆,传递供应商需要通过TS22163的要求等方面都或多或少存在一些问题。

大家对体系标准的理解,整体上肯定是弱于审核老师的,所以在前几天的通气会上,内部过程负责人也通过气,做一些基本的解释,但如果和老师的意见存在分歧,那就以审核老师的为准,先步步为营把一阶段的审核过了再说。所以针对这些问题,EPC也基本是照单全收,连上其它提到的一些问题,都记录在了笔记本上。

所以,虽然这一天的审核内容还比较多,但大家也都没有纠缠在一些细节方面,整个过程比较顺。中午吃饭也因为疫情的原因,只是叫了外卖在会议室里面吃,其实是有点不符合Robbie惯常的审核习惯,但考虑到大家安全为上,所以也就顺了审核老师的意思。吃饭的时间就压缩了很多,但在短短的时间内,Robbie和曾老师谈到了很多关于事情,大家交流了审核过程中发现的一些问题点,后面慢慢谈到最近的新闻,又扯到了孩子教育,又涉及到唐诗宋词方面,谈得还是挺投机的。

曾老师也较为满意这一天的进程,在中午到抽烟点吸烟的过程中,曾老师又提到了后面需要注意的事项,因为后面每个老师都比较严格,他们希望公司在充分理解体系标准的前提下去导入日常的工作,不要走一些冤枉路,同时需要举一反三去发现问题。

最后,曾老师和公司确认了了审核范围,最后打印了几份文件,将几份报告让Robbie签一下字。于是便结束了一天的行程。

最后,因为曾老师后面还要回苏州,所以Robbie也便不再勉强。但通过一天的审核,基本上也可以松一口气了,问题存在,但基本过关。后面就是需要再准备二阶段的审。

但在二阶段审核之前,我们还是得要把一阶段的尾巴给结掉。因为陆陆续续的记录了一些问题。因为都在自己可控范围之内,所以Robbie倒也不是很紧张,一方面和曾老师继续确认问题点,一方面内部已经开始开会,让大家整合问题点,然后写措施。

总结下来,大家对于轨道交通体系的认识还是有点肤浅,但在会议上大家还是群策群力,碰到有问题的时候,以Robbie作为一个窗口去和审核老师进行沟通,曾老师给了一些建议,同时也告诫Robbie,后面有刘老师过来,需要特别注意。刘老师是业界泰斗,Robbie也深知至其专业性,所以也向曾老师承诺会继续努力,针对发现的问题举一反三,好好的进行整改,以确保二阶段审核能一次性通过。


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