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16TUV管理体系审核-上

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新年刚过,陆陆续续的开始上班了。今年因为新冠疫情的缘故,大家普遍都在家呆了更长的时间,作为本地员工,Robbie是第一批来复工的,而其他的同事也在隔了两三个礼拜之后开始到公司上班了。

2020年真是个不幸的年份,新冠疫情,科比去世,东非蝗灾,很多事情都一股脑儿过来。科比的意外罹难,给了Robbie彻底的警醒和对生命的思考,作为一个从科比一出道就开始追随的球迷,科比在Robbie心目中有着及其重要的地位,不仅仅是在于科比高超的球技,还在于其永不停息的进取精神,在自己每每遇到我们困恼挫折的时候,科比就像一种精神寄托一样在自己心头,这种感情即使在科比退役之后还是如此,那天一早醒来,看到科比罹难的信息,Robbie一下不能自已,坐在床上半晌,眼泪哗哗的流下来。

而新冠疫情的影响更是深远,各公司员工复工的时候相应都推迟了,大部分人在新年假期里面没法出门,只能呆在家里。

审核的时间因为疫情稍微推迟了一些,但一过春节,EPC离正式审核的时间越来越近了,Robbie感觉自己手头的压力也是越来越大。

复工期间,人员尚未完全到位,而且也不适合大家面对面沟通,但所幸目前的通讯方式很是快捷,大家通过邮件,电话,微信,skypeteams、钉钉等软件都可以沟通。有些书面上的工作,Robbie便通过邮件和大家进行沟通,甚至是通过微信群召开远程会议。

轨道行业管理体系的认证是一件及其花时间的事情, Robbie大部分时间自己在准备很多的文件及记录。空的时候,他也会去回顾一下最近一年公司在体系上所做的工作。

自从Alan离开公司以后,公司总部需要上海工厂通过TS22163管理体系认证,同时他们也派了SebastienJohan两位质量专家到上海,第一次来的时候,基本上所有团队的成员都对轨道行业管理体系没有认识,只觉得是很高深的一个管理体系,期间有同事问到,TS22163到底是怎样一个体系,和其他体系相比而言如何?Sebastien说这个体系和ISO9000相比就像是大学和小学的区别,让人不禁深吸一口凉气。不过根据两位法国管理专家的解读,Robbie等人也了解了一些强制性过程,KO问题,强制性KPI等概念的区别,同时也了解到了像RAMSLCC,配置管理,老化管理等一些之前没有听说过的,但却也是属于强制性的过程。除了了解一些章节内容之外,Robbie也通过培训从管理专家那边了解了体系建立的一些过程,如何去定义过程地图,以及如何针对特定过程画乌龟图。最后,在SebastienJohan走之前,Robbie还厚着脸皮问他们要了国外公司的全套文件,一想起这件事情,Robbie还是感觉非常的有趣。

再后来的时候,Robbie成了贯标体系认证的项目经理,便开始了项目计划和团队组建,刚开始的时候大家也都不知道TS22163是什么样的,虽然很有兴趣,但真要大家参与进去,大家又有点打退堂鼓,在这个时候,Johnny的支持起到了很大的作用,因为那一阵Johnny也去了一趟国外,所以对于国外领导的要求也非常清楚,所以也不敢怠慢,根据Robbie定的计划表和部门职责表,一个个去说服让部门经理出任过程负责人。包括后面的内审员资格认证,也是碰到了同样的问题,除了个别像质量部门比较积极之外,其他部门都有点兴意阑珊,也是通过部门指定名额的方式让各部门内部去指定。有些部门真的不认为是他们自己的问题,就比如财务部,谷总位居高位,但一直对这块不感冒,自己不参加,也不去鼓励部门主管参加,最后在涉及到做项目成本和质量成本的时候也是推三阻四,平时谷总说的最多的倒是在抱怨认证花费的钱,这个和ISO9000本身就不在一个level上,能相比吗?!Robbie碰到这种事情的事情只能是苦笑不已。

后面行进到文件阶段,Robbie通过和大家的沟通,让各个部门了解那些强制性的过程,特别是五大过程,通过每次和大家的研讨,了解各个过程老板所在的process重点难点所在,因为公司也是有ISO9000体系的,对于有些常规的过程,大家可能都还能应付,但涉及到轨道行业相关的一些过程,Robbie便拿出体系标准和大家对表。在这个阶段Sebastien的文件帮了大忙,大家在编写程序和管理办法的时候还是有一定的参考依据,但估计大家在这段时间也没有少上百度文库这样的网站去进行借鉴参考。当然Robbie也不会管文件的出处,只要这些乌龟图,程序,管理办法或者表单,只要和目前上海工厂的实际能够相符,同时又能够指导后续的工作,Robbie便不会有意见。而自己其实在编制文件过程中也借鉴了很多Sebastien的文件,同时也会通过上龙在天涯,品质协会这样的论坛和网友及专家进行沟通交流。

在文件编制过程中,Robbie团队也保持着非常好的沟通,之前说过有各种即时通讯工具进行沟通,而其中微信群又是非常好的一个。在项目成立之初,为了沟通方便,Robbie建了一个TS22163认证讨论群,公司内所有的相关人员都在里面,有些时候,Robbie会和公司贯标的一些活跃分子比如Geo等进行沟通,在讨论的过程中,GeoRobbie打到了互通有无的目的,而其它相对后进的员工在可以随时发表一些观点,或进行一些提问,相互提高。Robbie也和Sebastien有一些双周的讨论会议,在这种时候,Robbie会把所有其他的过程老板一起拉上。后期Sebastien上升为global的轨道行业认证PM,所以他一直也对上海工厂的进度比较关注。Robbie正好也可以趁着这个机会狐假虎威一把,每次让各个过程老板描述自己负责过程的进展状况,到后期的时候,已经不单单是乌龟图和文件了,也包括了一些KPI记录以及风险记录等。每次Sebastien也是饶有兴趣,和我们讨论一些贯标过程中可能会出现的一些问题,大家都英语都还可以,所以沟通也算顺畅。

行进到后面一步,大家的文件都**八八的编好了,RobbieIT申请在局域网上加了个文件夹,专门放置TS22163的最新权威程序文件,以及大家运行的记录。因为很多部门刚开始不知道该怎么放,同时可能也是有所顾虑,所以普遍都不是很积极。质量部门便以身作则,把部门里面所有的数据都共享出来,包括Y盘仅供部门沟通讨论的数据。同时不停的通过邮件向大家宣导把数据放在一起的重要性。哎,也怪公司的JDE系统不给力啊,没法将公司各部门的主要数据共享在同一个数据库里面。但通过局域网上的协同工作,大家基本上也都能够相互引用各自的数据了,当数据有问题的时候,大家也可以相互监督,及时沟通,及时纠正。

然后是此次贯标活动的内审和管审活动,在刚开始之初的时候,大家对于内审员和过程负责人也都不是很有热情,最后还是通过部门配额的行政命令方式最终勉强选出的人员。但后面在贯标过程中,大家也逐渐认识到了体系的魅力之处,大都也就不再那么排斥了。在和各部门沟通、编写文件、记录表单的过程中,大家慢慢的也不觉得TS22163这么遥不可及了,而且也觉得过程为导向的体系有它的很多优点,所以相反倒是多了些探索的兴趣。所以后面的内部审核行动也是开展起来了。虽然审核过程中大家还是有点生涩,但通过相互的提醒和沟通,再加上GeoTessie等人在其中起到的示范作用,内审的氛围也是非常轻松活跃的。最后大家在总结审核不符合项的时候,发现问题实在是太多了,为保证审核流程的正确性、完整性,RobbieKurtGeo等内部商量了下,选取其中有问题但又能改的项落到纸面上,总共选取了15项。对于那些细枝末节的,或者是系统性的问题,在末次会议的时候,也都提了出来,需要整改,但暂时不落在纸面上,或者就是作为“观察项”。

管理评审也碰到了一些问题,毕竟TS22163的管理评审和ISO9000的强度不在一个层面上,需要大家提前写好各部门的分部门管理评审报告,需要落实到各项KPI的数据达成状况,在第一次开会的时候,除了人数没有到齐,大家的报告也没有写好,尽管Robbie已经将质量部分报告的模板通过邮件分享给大家了。看着会议上这幅漠不关心、置身事外的样子,Robbie中止了这次会议,后来让管理层跟进。最终在许总的协调下再次召开了管审会议,第二次各位过程负责人都端正了态度,写好了报告,最终管审会议总算是顺利完成了,会议上review了各部门在轨道体系认证中的工作和问题,最终也输出了好几项开口问题进行后续跟进。

……

想到这些过程,Robbie还是感到一阵的安慰,毕竟从一开始Sebastien培训走到现在,EPC走过了一条以前从未走过的道路,这是一条无比艰辛的道路。其间充满了质疑,争执,但最终走向了携手共进和相互理解。Robbie将之前的所有信息,都整合在一起,然后填写了60天前资料,这是要反馈给到认证公司的,里面包含了太多的内容,比如相关方分析,顾客反馈,五大过程分析图,过程列表,KPI关键指标,SWOT分析,内审管审,管理架构,最后一页是数据评审结论,Robbie通过几次改进,几次调整,最终将成型文件以及所有强制性过程的原始乌龟图打包邮件给到了认证公司。

邮件发送的时候,Robbie还是表现得非常小心翼翼。因为Robbie深知自己公司还有很多的不足,是没法像ISO9000/14000那样的态度对待认证老师的。TUV的认证老师大都是从大企业里面出来的,实战经验丰富,视野也非常的国际化,所以自己和他们比较还是差了些底蕴的,即便自己能够扛住认证老师,但其它部门,其它过程老板的平均实力还是落于下风的。所以从一开始Robbie在和认证组长的沟通中,就保持着很谦卑的姿态。此次认证的老师是曾老师,他从回复的邮件上来看也是一个很谦和的人,非常有礼貌。Robbie在和曾老师沟通的过程中,向他表达了自己的善意和希望向TUV老师学习的姿态,在交流过程中,Robbie要到了曾老师的微信。

审核的过程,其实也是一个和老师逐步深入沟通的过程,不能打无准备之仗,Robbie通过微信朋友圈可以看到老师的一些潜在信息,比如家乡,大学,兴趣爱好,甚至是政治主张……有时候Robbie也会通过一些朋友圈互动刷一下自己的存在感,当然这段时间,Robbie也特别注意要适当维护一下自己的朋友圈,平时会写得比较随意一点,因为自己喜欢一些球类项目,所以有太多的曼联和湖人信息,Robbie稍微中和了一下,不要体现出太强烈的球迷立场,话风上也要显得中立一些,加大了一些对于国际时事的评书,让自己显得有点深度,有点国际视野。有些不是很有意义的朋友圈内容就直接删除或设置为私密,暂时隐藏了起来。在观察到曾老师会有一些关于古诗词的内容之后,因为这一块上,Robbie也算是有些兴趣,平时也会有些钻研,只是平时不大喜欢在朋友圈上show这些内容。看到曾老师有时候会在自己旅游过程中发些的诗词,或者引用一些古代诗人词人的作品,Robbie因为最近一直陪女儿读诗,也投其所好,随即在自己的朋友圈上,以便获得一些认同感,至少可以在后面见面时多一些话题。呵呵,有没有点朋友圈名媛的感觉:)那时离正式一阶段审核还有几个月时间,自己掂量下还有时间可以去多学习,多积累一些。

当然,这些还只是偏商务的内容,只是想要在后面博取一点好印象,便于后面审核的正常开展。想要通过审核,还得要加强自身素养。Robbie不停的在邮件上,微信群里面给大家鼓气,“革命尚未成功,同志还需努力。”目前里公司里面大家伙的斗志和信心值也达到了一个高度,毕竟都已经憋了一口气了,大家还是希望能有这样的一次官方审核,已检验前一段时间的贯标工作。

最后阶段,Robbie和各部门的沟通更加多了些,同时自己也是在不停的加班,针对贯标过程中出现的一些执行方面的纰漏,Robbie会随手将其修正掉,同时也发邮件给到相应的责任人,让其注意下举一反三,同时在审核的时候注意下自己的回答口径。有些时候,Robbie部门内的兄弟Kurt等人会一直工作到晚上11点,在路上还在讨论着某个流程优化问题。


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