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一文看懂——各级管理者如何阅读和执行文件?

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无论哪一级的管理者,在工作中都会处理各种各样的文件。通过阅读、流转、落实文件精神,用以统一思想、加强协作、指导工作。如何快速、高质量是处理文件,是每个管理者必须掌握的一项技能

一、文件怎么读?

读懂文件是关键,是领会和执行的基础。

(一)大致通读

接到文件先看文件类型,是一份通知,还是一项政策,是“函件”、还是“报告”。同时先大致翻看了解文件题目(来文的目的)、来文单位和日期、有无附件等,这样对文件的大致情况有个基本了解,总之不要拿到文件直接看内容。

(二)分类细读

1、通知类

通知类主要弄清什么人什么时候做什么事情,有没有要填写的表格或准备的资料。这几个关键因素要搞清楚,还要了解会议的目的、主持人是谁、参会单位有哪些,这样才知道要派什么人参加。一般要派熟悉该项目工作的、与主持人、参会人级别对等的人员参会。对于不清楚的问题,一定要电话咨询发文单位弄清楚,不要盲目参会、办文。

2、任务类

接到任务类文件,比如会议纪要中明确的事项,比如领导批示等等,同样要弄清要干的具体事情。可以找参会的人员问清楚领导在会上是怎么定的,把任务的时间要求、成果要求等方方面面弄清楚。上级领导批示的事项,也不能“拿到就干”,可以再次请示领导后再行动。

3、政策类

政策类文件,比如全年计划,比如某方面工作的规范或指导性意见。这类文件一定要认真阅读,从总则到条目、到内容。读的时候可以结合以前的相关文件、现有的工作情况、存在的问题等等边阅读边查证边记录。

(三)读批示

领导的签批意见从最上级逐级向下读,还要注意看签批时间,要找出批示的真实意思,确保理解不走样。领导的批示不能只看一遍,起码三遍。

大致通读的时候,要看第一遍。有些文件领导会批“急办”,就要高度重视工作的速度;有些签批里会明确地分配任务,事先看过后会在分类阅读时多加注意。

分类阅读的时候要看第二遍。文件细读时,特别是与自己工作相关的部门,要回到领导批示看领导是怎么签的,有没有具体要求,与文件的内容相结合来领会。

签批意见时看第三遍。管理者自己在签批意见时,一定要结合上级领导的批示。比如,上级领导已经明确由某某部门来牵头,管理者在签批时就不要与领导的意见相抵触,这样下属就无所适从。

二、文件怎么批?

文件读懂后,要思考并形成自己的处理意见,根据不同的层级形成批示。

(一)高层领导的批示

高层领导的批示往往就是同意或者不同意,发或者不发,有着重需要强调的地方会提出来。高层领导批示是下级执行的依据,所以要意见明确不含糊,便于下级执行。

(二)中层领导的签批

中层领导的签批是为了落实工作,要任务清晰、目标明确、责任人明确等等。比如,中层领导可以签“某某部门负责,某某部门配合,现场了解情况,提出处理意见”等等。

(三)基层领导的签批

基层领导是任务的具体执行单位,要消化文件精神和各级领导的批示,再转化、分解任务到具体的办事人员身上。所以,签批意见更加细和准确,关键是要有可操作性。比如,什么人,什么时候,办理什么事情等等。

(四)签批还应注意的问题

1、各级管理者在签批文件的时候都要注意,重要的文件、全局性的文件,比如年度计划等,一定要复印留底,便于及时查证

2、中层以下领导,在签批文件的同时,要习惯做好记录。比如用专用的记录本记下相关事项,便于自己以后的工作中进行跟踪检查。

三、文件怎么办?

读懂文件的目的是为了落实工作,各级管理者特别是中层和基层管理者,一定要准确、及时地办理相关工作,这才是我们行文的最终目的。

(一)马上交办

要注意一些紧急的、重要的工作要马上电话交办,一定要消除文件流转时间对工作的不利影响。现在很多单位推进电子办公,对提高工作效率是很有帮助的。

(二)主动跟进

签批的文件可以交由办公室专人进行跟踪督查,确保工作落到实处。管理者也要定期查看文件交办单进展情况,在每周公司的例会上通报检查。

管理者在过程当中要主动跟进,重要工作、紧急工作当成一个项目来对待。过程中要协同下属解决问题,也要及时汇报上级领导争取支持。

(三)文件办结

一个文件引申出来的工作的完结,应该由上级领导或者会议来确认,而不应该由责任人或责任部门自行认定。因为对完成成果或者标准的理解,上下级之间可能会有偏差的。况且成果的运用,也有可能上级领导会有专门的安排。


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