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RPA在财务共享中的适用场景

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大型集团型企业组织机构复杂、分子公司数量多、业务类型多样、数据处理量大,核算项目众多,工作量巨大,而人工检查效率低下,重复劳动且枯燥乏味,经常面临异常数据而导致财务系统无法顺利关账的问题。经过分析,我们认为集团企业存在以下主要痛点:

1.存在信息孤岛。

长期以来,根据不同时期、不同部门的管理需求,内部大都建设了各类应用系统,这些系统之间并没有形成集成协同的系统,存在信息和数据孤岛的问题。

2.打通系统需要成本和时间

要打通各个系统,形成数据集中和共享需要较高的成本,周期也比较长,短期解决难度较大。

3.手工重复性操作多

财务工作手工操作繁多,但其重复性工作都有规则可循;

4.基础工作人手多

财务录单,核算,报表填报,报表手工制作等基础工作人员较多,而且有不少外包人员。

5.准确率低,有风险

由于工作量大并且重复性工作较多,业务人员难免发生操作错误,准确率低。由于在规定时间内完成工作量较大,有部分审计或核对的工作无法及时完成,财务管理和资金使用上存在巨大风险。

RPA作为一套外挂的计算机应用程序,对高重复、标准化、规则明确、大批量的日常事务操作可以代替人工在用户界面上完成。根据不同企业的具体实践,RPA可以实现近70-90%及以上的财务共享流程自动化潜力,提高100%-300%的工作效率。具体应用如下:

1、收入

应收账款对账:

机器人取得应收(企业财务系统数据)和实收数据(银行回单或者流水等),按照账号、打款备注等信息进行自动对账,并标注差异。

往来核对和核销:

机器人每月结账前内部系统下载往来信息,对单位往来条目核对并自动在系统内核销。

第三方平台数据整理核对:

机器人按照不同的第三方结算规则,对报表数据进行分类、汇总、计算。

2、付款

供应商主数据管理:自动将供应商提供的资料信息进行创建或者维护(自动和不同数据源确认供应商关键信息,是否重复等)。

发票处理:发票扫描结果的自动处理(与机器人结合的OCR、发票的自动认证等)。

3、资产

固资明细管理:批量资产卡片更新;

固资折旧管理:资产折旧、资产转移、报废等信息在系统自动维护;

4、总账

主数据管理:主数据变更的自动系统更新、变更的通知、主数据的发布等;

关联交易处理:关联交易对账等;

5、资金

对外收付款:收款与付款的自动化处理;

银行对账等:机器人取得银行流水、银行财务账数据,并进行银行账和财务账的核对,自动出具银行余额调节表;

银行回单下载: 机器人自动下载电子版银行回单,并按交易拆分好之后,进行标准命名,保存到指定文件夹。

6、税务

税务申报:机器人自动在企业系统中采集税务数据,计算税金,生成凭证,准备报税材料等。

7、报表

手动报表: 企业各种线下手动报表自动从各个系统抓取数据后计算,并发给指定人员。

除了需要数据量大、规则明确的场景要素外,RPA适用的场景还需要从两个维度来考虑:一是多个系统之间的数据核对,采集,维护,报表准备等工作,比如多个银行账户的对账流程,或者用公共邮箱作为信息的传递等。二是对方不开放数据接口,比如税务局或者客户。

找准适用场景和规范现有流程是应用RPA的关键,但是由于并非每个企业都有标准流程,并且现有流程和规则由于加入了RPA有可能出现改变。所以财务共享输出流程和规则促进了RPA财务机器人的应用和发展,而RPA在财务共享的应用改进了现有流程,使流程更好更快更简单地应用规则。


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