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时间管理的方法与技巧

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一、时间管理的方法

(一)漏斗分析法

关于时间管理法则的综合运用;借助漏斗分析法,可进一步结合具体工作对时间的分配进行优先级判定,提升时间管理的效果。

漏斗.jpg

如上图所示,先通过四象限法则(下文工作日志部分,详细介绍使用方法)将已知的工作分析,依次通过二八定律、价值原则、先众后寡原则,对时间由近到远进行分配。

其中,如果掌握计划管理和WBS的方法工具,则对提升时间管理的效率更有裨益。

(二)时间段分析运用管理法

每个人在一天当中的不同时段,注意力、记忆力和创造力力依据不同的个体,存在差异。根据个人的特点,确定自己各个时间段的时间效率值(高、中、低);不同的时间段匹配合适的工作,则是提高个人时间效能的有效方法。

也可以,以兴趣度和熟练度二维分析(借助九宫格),按效率值进行工作时间分配(见下图)。

时间段.jpg

按照兴趣度由高到低和熟练度由低到高的组合顺序,把个人的工作时间,按照效率值由高到低进行分配,以保证各时间段的有效工作产出。

(三)工作日志分析法

掌握时间管理的法则、方法后,当然不是为了按部就班的研究时间管理;而是要通过工作中的应用与训练,变成一种行为习惯、甚至思维习惯,与个人的日常工作与时间管理融为一体。每个人要达到对自己的时间做到有效管理,通常先要通过有形的方式进行训练;训练有素后,有形的方式可转化为无形的方式。

工作日志分析法,是最有效的有形训练方式。所谓工作日志分析法,就是记录、统计、分析、修正的循环过程。

日志.jpg

举个具体案例说明:某部门经理

1、工作日志记录

日志1.jpg

工作日志中,记录的是一天的主要工作内容与时间分布;同时将每项工作进行了四象限的界定,以便于后续的分析。

2、工作日志统计与分析

工作日志的统计,通常以周和月为单位;重点统计各象限工作所花费的时间占比。

工作日志3.jpg

上图中,该经理一周时间中M1M2的工作占据了90%,说明其时间分配基本合理(当然还取决于M1M2的准确界定);但M2的时间占了44%,说明其有接近一般的时间在处理突发事件,属于时间不可控。再进一步对其M2的具体工作进行分析(具体图表不展示),发现:M2中的一半内容来源于客户、领导等,另一半来源于自身(即M1转化为M2)。说明,该经理的时间管理是可以进行优化的:即通过自身的时间管理,减少M1的转化,从而可以减少M2的工作量,从而减少时间的浪费。

在此岗位的日志分析中,还可以进行工作类别与性质的分析,识别哪些工作本质上不属于此岗位的工作,进而进行削减、提高时间利用率(此处不展开)。

3、修正

通过分析,对个人的时间分配和管理不断进行修正与调整。统计分析,每周做一次;修正,以月为单位。通常,经过三次循环(三个月),个人的时间管理会有明显改善;经过一年以上的训练,则基本可抛弃此方式。

二、时间管理的技巧

(一)化整为零

对于工作量大的工作,尤其是重要工作(M1M4),尽量避免集中式工作方式。利用WBS将工作进行分解成不同的时段进行,既可提高工作效率又可以有条件将碎片化时间利用到规模性工作中。

对于M1M4象限的工作,化整为零的技巧尤为适用。这两个象限的工作,在企业中很容易被搞成运动,通过集中时间(资源)进行突击完成;有时可能花费了大量时间,效果却未必好。

(二)留有余地

个人的工作时间的安排,要留有10%的机动时间,用以应对突发事件或弥补既定时间的拖延/不足,避免时间安排的整体打破。你永远不知道,下一刻会有哪些突发事件等着你;所以,在时间安排上留有余地是有效的手段之一。

(三)例行转化

例行转化,适合于管理人员。管理人员要关注自己每天的临时性工作或突发事件;当一些临时性工作或突发事件的频率变高时,就是要考虑例行转化的时候。所谓例行转化,就是把个人的经验或技能转化为可转移的方式,让下属进行处理。

(四)学会拒绝

当既定的时间安排遇到外界因素冲击时,如果预留的机动时间也无法满足,根据时间管理法则判断是否拒绝;通常80%是可以拒绝的。

这种情况常见于上级领导,尤其是面对时间管理随意的领导,如果你不懂得拒绝,你的时间管理将变得一塌糊涂。


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