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时间管理的目的与法则

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一、时间管理的目的

提高单位时间的有效产出;时间管理的背后是对工作的有效管理,这种管理通过实践的有效分配得以实现。所谓的“效”,分为效果、效率和效能三级。

效果:预期的工作结果

效率:用最小的时间代价获得预期工作结果

效能:用最小的时间代价获得最佳工作结果

二、时间管理的法则

(一)四象限法则

四象限.jpg

工作处理中,通常要把“重要又紧急”的工作排在第一位;时间管理中,则首先要考虑“重要不紧急”工作的时间分配。(如上图,对传统四象限进行了调整)。

在实践应用中,“重要不紧急”工作需要从时间和工作量维度分为四象限进行管理。时间管理,最重要的管理和处理好M1M2的关系。对M1的再次划分正是为了更便于管理M1M2

四象限2.jpg

M1“重要不紧急”与M2“重要又紧急”的转化关系

四象限3.jpg

1、由于过度优先M2,随着时间推移,M1(尤其是M1.1M1.2)有可能大量转化为M2;出现M1的消失是由于转化而消失的情况。这种转化的同时会增加工作量、降低时间的有效性。事实上,M2的存在,其中绝大部分是由M1的转化产生。一个企业或是一个个人,如果面对的是大量的M2工作,说明时间管理一定出现了问题;需要调整工作模式和时间分配方式。

2M1的管理优先顺序,按照M1.1M1.2M1.3M1.4依次进行时间分配。需要注意的是,M1的四象限也会进行转化:M1.3会转化为M1.2M1.4会转化为M1.1

3M1.4由于时间周期长、工作量大,往往是最容易被忽视的重要工作;总会因为其他重要工作而被推后,经常会出现此类工作虽然重要、甚至非常重要,而几个月甚至几年只谈未动。

4、转化中存在时间放大效应。当M1转化为M2时,同样的工作在时间(也包括资源)花费上会变大。

M1“重要不紧急”与M2“重要又紧急”的关系处理

1、在重要性与紧急性之间,重要性权重远大于紧急性。极端的观点M2可以抛弃,而M1不可等待。M2往往影响的是生存问题,在满足今天生存的条件下可抛弃;M1常常影响的是未来发展,决定了明天的生存问题,故不可等待。

2M1在时间安排上优先级并不意味着时间顺序的前后。

3M1的内容往往需要分解,尤其是M1.1M1.4

4、当M1M2发生冲突时,优先M1而非M2

(二)二八定律

二八.jpg

 

二八定律,同样适用于时间管理。目标达成的80%因素,是由20%的工作决定的;所以,80%的时间应该分配在起着决定性的20%工作上。

时间在工作上的分配,绝对不是平均主义,要遵循二八定律进行分配。

(三)时间价值原则

时间是有价值的,提升单位时间的价值,也是企业和个人在时间的运用中,重点把握的原则。

绝对价值原则:完成一项工作花费的时间成本如果大于社会平均水平,说明时间的投入产出比过低;尽可能选择把时间投入到投入产出比大于社会平均水平的工作。

相对价值原则:当时间发生冲突时,选择机会成本较小的一方。对于不可逆的时间资源而言,相对价值原则是最重要的时间价值原则。

(四)先众后寡原则

这一原则,主要适用于个人的时间管理;尤其适用于短期的时间管理,比如周、日。

以周为例,每个人的一周工作中都存在个人独立完成的工作和多人完成的工作两大类。时间分配上,首先要安排给多人完成的工作;参与人数越多的,优先级越高;可以通过个人独立完成的工作,则排在最后。人数越多,意味着时间的自由度越小、不可控度越高;人数越少,则相反。

这里的“众”与“寡”,指的是人数,尤其是同一时间段内的人数。


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