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如何召开一场有效的库存检讨会议?

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    有许多企业从来不针对库存召开任何会议。也有很多企业定期召开库存检讨会议。但是,很少有企业能够召开一场有效的库存检讨会议。

    首先,我们要问一个问题:一定要召开库存检讨会议吗?如果你认为库存没有什么问题,那当然不必召开库存检讨会议。但问题是,所谓的“你认为”,是否就是企业上下认定的“标准”。这个认定的“标准”,就是企业是否有一套对库存进行分类,分解,识别,归因,认责,定标,衡量,改善,奖惩,达标等一些列的程序上的一致性认知。如果企业所有相关部门及相关人员,没有在库存管理上就以上问题点达成共识,就会为库存检讨会议“奠定”无效的基调。所以,做得好的企业,一定有一个标准的库存检讨的指导性文件。这份文件,就是召开库存检讨会议的红色纲领。其宗旨就是让大家认识到,库存将会是影响财务运营资金效率的重要因子,是影响到大家季度或年终奖金的重要因素。企业里几乎每个部门,都会对库存产生或多或少,或重或轻的影响。我想表达的是:人力资源部门都会对公司库存控制的有效性产生影响。如果你是一个资深的库存控制人员,你就不会否定我的观点。因此,上述认定“标准”的问题,每个企业在大的管控方面都一样,但在每个方面的规定上却不一样。笔者不在这里做过多解释。但有一点:请务必让公司上下对库存的一些列“标准”达成共识。因为这是召开一场有效库存检讨会议的重大前提。

其次,我们在召开会议之前。必须要问,这个问题是否需要开会才能解决?如果是,那么就必须召开。如果不是,那么就不用召开,即使公司已经确定了定期在某个时间召开会议。因为只是需要一个电话,或单独某个人沟通就能解决的问题,并不需要召集所有人在会议上来解决的问题,何必要浪费其他人的宝贵时间呢?库存检讨会议一样,不要为了召开而召开,哪怕是按照原“惯例”召开,但只要不需要开会解决,就发一个邮件告知大家即可。

再次,我们确定的确是需要召开一次会议了。那么,我们就需要好好组织这次会议了。这时候,我们就需要了解如何开好一场公司内部会议的一些重要原则了。以下这些原则供你参考:

1.    这次库存检讨会议要解决什么问题?

2.    解决这些问题,需要哪些人参加?

3.    这些问题需要所有人同时在同一个时间点开始参加吗?还是可以分批来参加?

4.    这次会议的相关资料是否需要提前发给所有参会的人员或部分人员先看看并给出反馈信息?

5.    根据反馈信息,再次整理好会议资料,并邮件发送给相关人员进行预先阅读。或放在某共享的地方,供查阅。

6.    提前告知对方,他需要准备什么信息对什么问题给出答案。

7.    告知参会人员,如果不能前来参加,请指定可以做出决定人员参加。或者提前把自己的决定或答案告知前来参会的人员。

8.    确定好会议的主题,时间,地点。

9.    确定会议召开的方式:是电话语音会议,还是网络视频会议,还是面对面会议?

10.  会议是否需要来自各个地区和国家的人员参加?用什么语言?需要翻译吗?

11.  会议是否需要展示相关PPT以及相关报告资料。

12.  会议前确认好任何形式会议下的网络链接的稳定性。

13.  会议前确认好需要的所有工具。

14.  会议上回顾上一次的决定或行动的进展。

15.  会议上确定新的决定或行动的负责人,完成日期等。

16.  如果会议上需要小组讨论,请准备好相应的分组规则和小组问题等。

17.  定下会议讨论的规则:安全,手机静音,禁止开小会等等。

18.  要有个人做会议记录。

19.  会议前准备,会议中的规则,我不能说得更多了。

库存审核会议后,必须做好会议纪要。之后要分发给相关参会人员,供他们参考阅读,并对自己负责的行动方案组织执行。在召开下一次会议之前的一段时间,不定期的提醒相关行动方案负责人,不要忘了执行改善方案。

还有几个定性的问题,对于库存检讨会议很重要。造成呆滞库存的归因,一定要事先确认好根本原因,而不是在会议上进行无休止的争论。比如生产过程中造成的产品质量问题的归因:可能是原材料的问题,可能是设备参数的问题,可能是工艺标准的问题,可能是操作人员操作的失误问题,可能是BOM更改的问题等等。这种问题的根因,要事先去确定,而不是在库存检讨会议上来确定。如果在库存检讨会议上来讨论这种问题,注定是一场极其无效的库存检讨会议。还有,库存数据的准确性问题。库存数据,最好是来自财务的报表。不要因为统计口径不一样,而造成不一样的“误解”。另外,尽管所有部门都可能与库存控制有关,但只需要针对当次会议需要某相关部门支持,才会邀请某相关部门来参加。而不是每次都要某相关部门来参加。

在库存检讨会议上,就某个库存问题需要立项进行解决的。请单独形成项目小组来进行跟踪。而不能把这个项目会议搬到定期的库存审核会议上来讨论。但库存审核会议上,可以简短听取以下这个库存改善项目的进展汇报。

最后,库存检讨会议的结果和绩效,需要定期向公司更高管理层报告。需要重大资源支持时,需要得到高层的决策支持。这样才能让所有参加库存绩效改善的相关人员能够继续发挥降低库存的积极性,更加向改善公司运营资本效率的目标前进一步。别忘了,对于那些对库存绩效做出重要的贡献的人,一定要在会议上宣布


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