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如何有效颁行新制度

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如何有效颁行新制度

                                       /景素奇

有人活动的地方就会有规则,同样有人活动的演变就会有规则的改变。任何新制度的颁行,都代表着领导者心中的一番憧憬。但如何使新制度的推行产生我们期望的效果?这就不是“谁说话算数”的权力问题,而是一门实实在在的艺术。

  制度是用来约束人的,如何使组织成员乐于接受约束人的制度,如何让制度发挥最大的效用?这是每一组织的负责人所追求的;当组织出台一项制度大家都反对时,这项制度肯定不能出,即使出了效用也肯定是负面的;当组织出台一项制度,所有组织成员都赞同时,这项制度百分之百不能出;好的制度肯定是一部分成员反对,一部分成员赞成。

  每个企业,无论是国有还是民营,建章立制工作是必不可少的重要工作,而且规章制度不是一成不变,还要不时地修改完善补充各项规章制度。但同样是企业新制度,推出后产生的效果可能相差迥异,这是什么原因呢?如何让一副严肃面孔规章制度拥有温情并产生好的效益呢?本文就此提出一些观点和看法。

企业为什么要不断地修改制度

  企业是以盈利为目的合法的经济组织,是组织就要有组织游戏规则,而这个规则不是一成不变的,是随着影响企业内外各种要素的改变而改变。在当今这个日新月异的时代,企业的内外环境在一刻不停地发生着变化,如市场的环境在变、客户的需求在变、竞争对手在变、企业内部每天都在变,员工自身也在变,一切都在变。一个持续变化的企业组织,必然要求其组织规则跟着变,因此,企业的规章制度必须不断改变,即不断地修订完善补充。通过制度不断地建立和建全,企业才能持续适应变化了客观环境。否则企业组织就有可能在日新月异的环境变化中,很快遭遇淘汰。

修改制度也会殃及企业安危

  企业在修改完善制度过程中经常遇到的问题是员工的抵触和反对,甚至是高层的反对。这几乎是每一个企业管理者遇到的最头疼的问题。制度不变,将会影响到企业的发展甚至是生存,而改变时又会遭遇到企业各个层面的反对,甚至是高层的反对。如果此时强制推行新制度,有时因反对力量过强,可能造成企业内部的纷争,影响内部团结和员工的情绪,进而影响到工作的效率和产品的质量,甚至导致企业效益的滑坡,严重时会导致企业颠覆性的波动,给企业造成致命性打击。这决不是危言耸听,有些企业就是在这修改制度的小河沟里翻船的。

为什么企业修改完善制度会遇到这样的问题

  企业在修改完善制度的过程中,要想避免上述种种问题发生,首先就要弄清出导致问题发生的原因。常言到:“习惯是世界上最难改变的东西”。为什么习惯难该呢?因为人的第一天性就是懒惰,不愿改变现状,想一切维持现状;另外,从管理学的角度讲,企业完善规章制度是为了加强管理,目的在于约束员工的不利于提高工作效率的行为,员工看到新制度对自己的制约性处于自我的考虑,产生本能的反应;第三,从现代行为学分析,人们都不愿离开舒服区,人们在一种环境中呆久了,即使由最初的不舒服,也会逐渐地舒服起来,当外界环境改变时就会在心理上产生不舒服的感觉,想停留在舒服区不动。所以当企业组织要改变大家都已习惯了的游戏规则、即规章制度时,自然而然地会遭到来自企业组织多方的反对。

该如何预热新制度

  毋庸讳言,是人们懒惰的天性和愿意因循旧历的自然属性,在自觉不自觉地防碍着我们修改和完善规章制度。找到了原因,解决问题的办法也就有了。以下是我在运作企业时的经验总结。

  第一步,非正式抛出话题,进行制度修改前的预热。人们既然习惯了在原来的规章制度约束下的工作环境,那么当原有的规章制度制约着企业发展需要改变时,新制度的推出最好不要搞突然袭击,要循序渐进,看准机会引出话题,并轻描淡写地议论上两句。这时有心的人就会琢磨这句话的意思,并继续寻找领导要修改规章制度根本原因,有时这些员工为了显示自己的先知先觉的智慧,还会私下在要好的同事之间议论探讨领导讲话的意思,甚至就此问题展开针锋相对的争论。其实,这些有心的聪明员工在任何企业内部总有那么几个(即使没有,企业组织也会造就出来,这是企业组织和人的属性共同作用的结果)。他们这样做的过程等于是替领导做思想动员工作,他们不仅努力说服了自己,而且也说服了他周围的人以适应即将出台的新制度。所以,有经验的领导,当他想要修改和补充制度时,往往会在这些有心的聪慧的下属面前,非正式地抛出话题来,引导大家议论几句后,又转移到其他话题了。如此反复两三次,预热的过程基本完成。

该怎样推出新制度

  第二步,发扬民主,让大家研讨并展开争论。当话题抛出,预热过程完成后,就要及时在某一范围的成员会议上作为众多议题中的一个议题,让与会人员广泛参与讨论。领导可以作为会议主持把问题正式地讲出来,或提前安排一人做一陈述,最后自己有引导性地且不流露出强制的痕迹,把所要修改完善的制度正反两方面的意见都说出来,辩证地看待、分析所要修改的问题,然后让与会人员充分展开民主讨论。待大家议论得差不多了,就来个小结发言。

  民主议论过程有三个作用:

  首先,在没有正式决定推出之前,让大家议论,可以发现由于领导个体的角度、见识、信息不对称等原因对此问题考虑的不周全地方,以便在制定制度时把好的意见吸收进去,这叫集思广益,体现制定制度的民主性,树立领导民主作风的风范。

  其次,根据与会人员的议论,可以作些有针对性的探讨和分析,有时与会人员之间就会开展这些讨论和分析。在此过程中,作为领导可及时发现新问题,持赞同意见的人的背后动因,持反对意见者的背后动因,这样在制度推出后的执行过程中就可以有的放矢,有针对性重点强化操作,这样减少制度在实施过程中的盲区和盲点;

  第三,让大家参与制度的讨论过程也时一个宣传贯彻的过程,大家在议论、探讨、争执过程中,相互也就有了对制度的更深的了解和认识,即使持反对意见的人也会在争论中自觉和不自觉地接受其他各方的意见,进而明白修改制度的必要性和重要性,即使当场不同意,也会在听取各方的意见后,进行换位思考,经过进一步的消化进而认同新制度,至少不会认为仅自己的看法正确,持反对意见的人经过反复的思考之后,至少认为修改制度有其道理的,于是他会在今后贯彻执行制度的过程中不会一味的抵触。

  没有这样的民主过程,突然推出新制度,由于每个人的角度不同、想法的差异、素养的高低、秉性的急慢等因素,再加上制度本身的有可能偏差和漏洞,很容易遭致反对浪潮,结果制度刚刚推出,便形成事实上的搁浅,效益也就无从谈起。

该怎样面对新制度的阻力

  第三步,形成决议,颁发贯彻执行。制度在修改完善补充过程中最好经过第一次公开的讨论就可以取得差不多一致的意见,这是最好的结果(公开讨论次数多时制度很容易流产)。如果不是这样,持反对意见的人较多,或争论观点激烈,谁也不能说服谁,还不至于形成比较一致的决议,就暂时停止讨论,会后重点做工作,逐个谈心,拿事实说话,然后再开讨论会,或者扩大讨论范围,有意识地让基层的人员或某些相关的人员参与讨论,来个现身说法。当取得差不多的一致意见时,果断地形成会议决议,从速推出。如果经过大家讨论,发现与领导当初的设想的相差距离太大时,不妨慎重行事,暂缓推出。

该怎样执行新制度

  概括地说有六点:

  一是正式编号发文。不发文不能体现制度的严肃性,更重要的是形成档案,日后有据可查。

  二是自上而下逐级宣传贯彻。如果不宣传,被经理锁到抽屉里一声不响,不但不起好作用,反而起坏作用。

  三是重点部门重点贯彻。制度往往是有针对性的,而且不同的部门对制度的理解和认识也不一样,根据在前期的讨论过程中发现的一些问题,就重点部门重点人员进行针对性地重点宣传贯彻监督执行。

  四是利用板报形式宣传。板报形式在于公开性、透明性和时间上的弹性以及随机性,员工随时都可以看到,而且顺便就学习了,学习后还会私下议论。

  五是发内部简报。简报的作用在于其流动性,大家可以流转传阅,而且简报还可以就制度做进一步的分析探讨阐述,从更高、更深层次的启迪和教育员工,从而达到更好的效果。  

  六是借助外界力量尤其时新闻媒体力量来制造舆论攻势。外界力量可以是多方面的,如上级领导的、专家的、同行的评断议论等会对新制度的贯彻执行起到推进作用,有条件的企业还可以借助新闻媒体的力量进行新闻运作,这一般适应于知名度高的、有较大影响力的、品牌响亮的、规模大的企业。当这些社会的强势企业要推出新的重大制度时,而且是有一定创新性、改革性的制度时,借助新闻媒体的力量是非常有效用的,外部社会的评价议论对内部员工的影响作用是显而易见的,员工会带着自豪感而主动地接受新制度。

该何时修改制度

  当然,制度需要变化,也不是说所有的制度都可以朝令夕改,制度也需要一个相对的稳定性,至于什么时间制度需要稳定,什么样的制度需要相对稳定,这都是非常有讲究的。我认为企业在淡季修改完善制度效果最好。

  一般情况下,旺季制度需要相对稳定,这是因为,旺季制度改变太频繁,改动幅度太大,容易动摇军心,影响员工的心理稳定,从而影响到企业正常繁忙经营活动。淡季做些改动,同样也会影响到军心,也会波及到员工的心理活动,但毕竟是淡季,对企业的经营影响不大。

  而且在淡季,企业可以有时间和精力静下心来研究企业规章制度存在的过时的不合理的地方,可以总结、评价刚去的那一个旺季制度对企业经营管理活动的影响,及时发现阻碍企业经管管理活动的规章制度中不合理的成分,并加以修改。如果是旺季则没有时间和精力来做这些事情。在淡季建章立制,还可以发扬民主,让员工参与到制度的修改、补充、制定、建立当中来,增强制度的完整性、民主性、可操作性。如果是旺季,员工都忙于经营活动,再让员工来参与制度的修订工作,用一线人员的话来讲就叫裹乱,事实是旺季员工根本就没有功夫参与制度的制定工作。那么,即使制定出的制度其效用也将大大折扣。制度是要约束大家的,让全员来遵守的,如果在制定过程中能得到尽可能多的员工参与,会使制度在贯彻过程执行过程顺利得多,增强了制度的可行性有效性。

  企业的建章立制工作应放在对前一个工作季度工作总结之后,在下一个旺季到来之前的战前动员之前。

  经过以上的步骤,考虑到以上意见,采取以上的做法,相信制度就不会是那么冷酷,会变得有效,因为,制度的制定毕竟还有员工自己的心血和智慧,自己能不主动贯彻执行吗?这样就变制度的约束人为激励人,从而发挥出制度的最大效用。

推出新制度时还有哪些误区要防

  一、民主讨论过程要自上而下。一般情况下,制度修改推出要自上而下,决策层先统一思想,若不能取得基本一致就不要盲目形成决议,不然一个领导有意见,制度的贯彻执行就可能在他领导的部门受阻打折扣。

  在决策层不能取得一致意见时,或意见明显相左时,就请扩大范围,在中层或部分中层会议讨论,若还不能取得一致意见时,还可以直接听取下一基层的意见甚至最基层的意见。经过不同级别、不同角度的讨论,不仅是消除决策层意见的分歧,而且也是在更大范围内的参与讨论,实际上是一个贯彻执行的过程。制度一旦形成推出就应当大张旗鼓地贯彻到全员。

  防止因某一个主管领导的意见相左,没有做更深入更细致的讨论就形成决议,向下贯彻。若能在决策层取得完全一致意见,就可以成文下发,因为各主管领导就会自己主动地做其下属的工作。

  二、不要企求意见的完全一致。推行一项新制度,总要冲击到某一部门某一部分人的利益,要想达到意见的完全一致几乎是不可能的,真要是意见都完全一致,没有丝毫的不同意见,倒要注意了,就要考虑该制度是否是牺牲企业组织的利益为代价,或是有其他方面的因素在起作用。制度是用来约束人的,怎么可能组织中所有的成员全赞同呢?

  三、行文不可含糊暧昧。修改制度忌讳考虑不周造成不同制度的冲突和矛盾以及有漏洞;行文不要模棱两可,含糊其词,要用肯定和命令的不容置疑的语气来叙述制度内容。

  四、宣传贯彻不要走过场。许多企业在制定制度上下功夫不小,可到了宣传贯彻制度时力量却开始衰减了,以为制度只要文一下就了事,其实制度的效果的好坏,关键在宣传贯彻,尤其中层经理会不会宣传、如何宣传、何时宣传将关系重大。因此,宣传贯彻制度要有措施,要有制度保障,而且还要宣传指导,监督考量。切忌走过场。

  五、新制度瓶颈期不可迁就手软。当制度推行后,最常见的问题是执行制度时往往弹性太大。企业管理最危险的是有制度而不执行,许多企业往往制定了许多制度,但真正执行的却很难说,各中原因千千万万。尤其当制度刚刚推行的时候,敢于违犯制度者往往是要人和横人,如果此时对违犯制度者不照章处罚,制度就成了一纸空文,再想让此制度发挥效用很难。所以制度在最初推行时一定不要心慈手软和马虎大意,这是一项新制度的瓶颈期。过了这个瓶颈期,一般情况下制度就能正常发挥作用了。

  六、新制度过了瓶颈期后不要太教条。新制度的瓶颈期过后,有可能会有这样的情况发生,执行制度有时过于原则,其实是教条。教条的结果是大大伤了制度的公正性和客观性,把公司推到了员工的对立面。其实,任何制度都不是百分之百适时的,从制度推出的第一天起,制度就是历史的产物,换句话说制度中的部分条款就有可能是过时的。这时,若没有灵活性,就会机械地照本办事。毕竟企业每天都在发生变化,而制度要保持一定事情的相对稳定性,不可能天天修改同一制度,所以执行制度要注意原则和灵活相结合,不要太教条。

(本文作者景素奇,系北京腾驹达猎头 董事长 国际人力资本网(www.timehr.com)总裁,未经许可,严禁转载。E-mailjingsuqi@timehr.com
                    若查看作者更多文章请访问国际人力资本网

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心近路不遥远

追求61年了,才发现原来如此,老夫谢谢了

2009-10-15 13:12:25
雪云飘521

说的太好了。。。。很值得学习!

2009-09-23 13:48:36
LLLGGG

蛮有用的!

2009-09-02 18:32:48
江南行者

嗯,我们公司也在进行这项工作,文章的一些内容是我没考虑到的,正好提醒了我,谢谢!

2009-07-05 07:38:31
筑路的人

学习了。。

2009-07-02 09:18:00
不老不胡

受教了,謝謝

2009-07-01 16:36:28
周易禅修易经八卦国学

学习了!

2009-07-01 14:57:24
绿色亿家-房屋消毒第一品牌

制度的执行需要循序渐进地,需要随着环境的变化、内部的变化、及时调整! 景素奇老师的文章我一直在关注,在他的文章中让我学习到了很多的管理学知识,值得我们每个人来学习和研究!

2009-06-30 15:33:58
格日尼玛

《不要企求(祈求)意见的完全一致。》这是在您这篇文章中读到的一个词语。景老师您好!拜读您的每一篇文章受益匪浅。我用您的思路来表明个人观点:“制度永远是滞后的”这是一个不争的事实。拿中等规模以下民营企业作为案例来说 :“制度”在企业就像注册“商标”一样,为了减少所谓的成本没有人去维护和完善。这是东西方的文化差异形成的结果;东方重人情,西方重制度......。

2009-06-29 19:34:33
 
 
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