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文摘:形成尊重别人时间的工作文化

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正如《数字时代的职场生存手册》文中所述,数字网络时代在给我们带来便捷的同时,注意力干扰和时间碎片化等弊端也日益显现,这种环境下的时间管理,除了自律,还必须形成尊重他人时间的工作文化——在“权力距离”较大的社会尤其如此!

在现实中,人们希望更有计划去管理自己的时间,能积累几个小时不受打扰的时间专注于自己的工作,却可能身不由己。所以构建好的工作环境,也绝不是独善其身这么简单,需要去推动构建一种尊重别人工作时间的工作文化。

开放办公的理念很流行,在很多创业公司,不仅打通了工位和工位之间的隔间,甚至有些公司干脆不设固定工位,理由是很多人在出差或者移动办公,工位根本不需要一比一地配备。开放办公背后有一套创新理论,认为开放的办公室可以打破部门之间的壁垒,制造碰撞交流的机会,鼓励更多跨界交流。现实却是,开放的办公室可以让老板在同样大小的空间里塞下更多的人。开放办公的嘈杂,让无法专注的人只能戴上消噪耳机给自己找来一丝宁静。

其实,很多处于做事状态的人都需要安静的状态,避免打扰。形成尊重别人时间的文化,首先就要鼓励更多人进入专注的状态,尽量减少给别人带来打扰。

构建尊重别人时间的文化,可以从学会开会开始。

打扰别人一定要有充足理由,而开会是占用时间最多的一种工作方式。十个人开一小时的会,耗费的就是十小时的人工。很多大公司已经开始从耗费人工的角度来分析哪些会是必要的,哪些人参会是必要的。因为如果盲目地经常开会,而且是开大会,所带来的时间浪费惊人。

一些研究者还发现,在不懂珍惜别人时间的公司,开会还遵循一种二八定律:80%的人在会上不发言,80%的会开到最后仍然是由领导做决定。这样算下来,八成的会都不值得开。一本新书《工作不需要发狂》(It doesn’t h**e to be crazy at work)就提出,最好的会就是三个人开,大多数超过三个人的会都在浪费时间。理由很简单,三人行必有我师,三个人开会有更多机会带来不同的视角,讨论会有明确的抓手,事后对开会的内容不会扯皮,不会出现沟通失真的问题。

组织开会也很有学问。一种方法是开会之前由组织者给每个人准备一份阅读材料,亚马逊的老板贝索斯就很推崇这种做法。他要求每次开会之前,发起人一定要写一份备忘录,而且不能超过6页。所有参加开会的人,在开会之前都要花时间把备忘录读完然后再讨论。目的就是希望讨论能有的放矢,参与者在阅读备忘录的过程中也能梳理自己的思路。

我在美国读研究所的时候,有一位老师是曾经担任美国前助理国务卿的谢苏珊教授。她给我们的作业无他,就是一篇简报,限定最多2页,字数在500字以内,目的就是训练如何精炼地把论据和观点写清楚。按照她的说法,国务卿是没有时间阅读超过两页纸的报告的,简报写好是为了未来写清楚备忘录,言简意赅逻辑清晰,其实这是在帮助领导,也是帮助其他参会的人节约时间。

在开会时让更多人畅所欲言也很重要,安排发言的次序因此就很有讲究。有的公司会特别强调,领导最后发言,就是要避免出现80%的人开会不说话的问题。有时候领导先说话,持有不同观点的下属就会选择不发言明哲保身。

尊重别人时间的文化,也可以从创建办公室安静的环境着手。已经有管理者提出,办公室应该像图书馆,创建安静的不打扰别人的工作氛围。为了避免干扰,可以在办公室中间设立一些小工作间,以便那些需要打电话的人使用。即使无法马上在办公室推行安静的文化,也可以尝试一下每月有一天确定办公室为图书馆日。

更有意思的建议是向大学学习,让专家型的人才或者科研人员每周开放一次“办公室时间”(Office Hour)。大学里的教授每周会有一个下午开放出来,方便学生问问题或者请教论文。一些企业的管理者也把这种方法引入到企业的管理中,为了避免对专家型人才的打扰,同时又充分利用专家的知识和经验,选择让专家在每周固定的一个下午,打开办公室大门,任何人都可以进来交谈,问问题,答疑解惑。这样,同事可以在固定时间集中问题咨询专家,而专家可以在其他的工作时间专注于自己的工作。

一些高管也在实践中践行“办公室时间”这个概念,尤其是他们发现社交媒体交流多了,打电话的时间反而少了,而相对于社交媒体的沟通,打电话其实交流更充分。有一位硅谷的高管就干脆告诉所有同事和朋友,工作日晚上5点半之后的一个小时是他的虚拟办公室时间,欢迎在这段时间打电话给他——因为那正好是他开车回家堵在路上的时间,打电话交流可以让他把垃圾时间变废为宝。

(田成杰2019-5-14整理)

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摘自《数字时代的职场生存手册》,载《经济观察报》,2019年4月22日;作者陈欣,系《经济学人·商论》执行总编辑。


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