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好心替同事接电话?小心接出事情来!

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  同事桌上的电话响了,而他正巧不在座位上,你会不会替他代接一下电话呢?这件职场上几乎每天都能碰到的小事,却折射出个人性格、部门特质、老板风格,乃至企业文化等方方面面的不同来。 

替同事接电话不是义务但关涉到职业风范 

  替同事接电话看似举手之劳,却并未成为职场中人的共识。据前程无忧的调查显示,有56.7%的受访者表示同部门的同事不在座位上时,通常会替同事代接电话;26.7%的受访者表示视情况、同事关系和心情而定,偶尔会替同事代接一下电话;更有16.6%的受访者干脆表明从不会替同事代接电话。看来愿意替同事接电话的人,并不如我们所想象的那么多。 

  要不要替同事接电话,其实并没有一个硬性规定,但不同的企业,对这个问题会有不同的默认规则,有些企业的主管在新人入职时就会明确提倡同事之间需要互接电话,并且还会对此做一个小小的基础培训,比如说:铃响三声前必须接听;拿起电话时如何自报家门;接电话时的语气该怎样;怎样用最简短规范的语言说明情况并请来电者留下联系方式或者口信。而有些企业则要求员工管好自己的事情,别人的事情尽量少插手。 

  Vince:我们老板很看重接电话这件事 

  原先我在一家台资企业做销售,公司不大,老板的规矩倒是很大,大到接待客户的规格小到打印传真要如何节省纸张等方方面面都规定得很“死”很细。我们老板规定,同事不在的情况下必须帮忙代接电话。有一次有个同事等铃声响了好一会儿才帮着接起电话,隔壁办公室的老板立刻冲过来训斥了他一通,并且明确要求,铃响两声就一定要接起电话,否则会给客户以及潜在客户留下效率低下的印象。 

  Rosa:新人试用期考核中有代接电话这一项 

  我在一家民企做HR助理,我们经理在新人的试用期考核中会从新人愿不愿意、主不主动替同事接电话这样的细节来为留不留用他作为加减分。虽然不替同事接电话的后果不至于象迟到早退旷工等情况那样马上遭受处罚,但我们经理表示替同事接电话是一种乐于助人的职业态度,一种成熟的职业风范。 

  Luke:Team Leader暗示我不要代接电话 

  我是个IT男,刚毕业就有幸进了一家大公司做程序员。结果有一天正巧部门里就我一个在座位上,主管的电话铃声响了,我很自然地代接了电话,却因为刚进公司不久,对业务、人员架构以及客户都一无所知,在电话里像个傻瓜一样一问三不知,作出了很不职业的反应。事后,主管很委婉地批评了我好心做了坏事,并且暗示我以后不要代接电话。 

    后来我发现,不替同事接电话是我们部门一条不成文的规定,几乎所有技术部的同事都默默遵循这条规则。也许这跟我们技术男寡言沉静的性格有关,我们自己组的有些同事甚至互相之间一个月都说不上一句话。 

  前程无忧专家Tips: 

  替同事接电话不是一项义务,但在力所能及的范围如果能把事情做得圆满,我们还是大可以显示一下成熟的职业风范:  

  1. 接听办公室电话而避免接听手机:企业是一扇对外的窗口,一旦电话打到办公室座机,都应视作是公事,如果无人接听,就近的同事应该代为接听;手机是私人物品,电话如果打至同事手机,无论是否公事,都可将其视作私人事件,不可碰触,避免接听,但可在事后提醒同事他的手机响过。 

  2. 一般铃响两声后接听:不要让办公室座机的铃声响得时间太长,以免给打电话者造成该公司欠缺职业化的印象。一般在铃响两声后接听,拿起电话时应礼貌地报出公司名或者自己的名字,用简短规范的语言说明同事不在座位上这个情况,并请来电者留下联系方式或者口信。有些日资企业甚至规定在接听电话时,还必须保持微笑的表情,即便对方看不见,因为这是一种尊重。 

  3. 老板的电话不要接:有一种电话千万不要随便接,那就是老板的电话。并非所有的老板都有秘书,也并非所有的秘书都时刻在座位上。所以,当老板桌上的电话铃响起,而正巧你经过时,记得千万不要热心办坏事,别接了不该接的电话,听到了不该听到的,这下子可真是后患无穷啊!(完) 

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