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企业应如何对现行管理制度进行修订和完善?

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一、制度修订的背景

为适应不断变化的内外部环境,企业制度要根据环境的变化做出适当的调整。影响企业制度需要修订的原因主要分为三类:

1. 外部环境的变化,要求制度必须进行更新。

一方面,技术创新与社会进步必然带来企业经营环境的变化,社会、经济方面的进步如分期付款等,会使得营销、财务等管理制度发生变化。新工艺、新技术为企业发展新产品、新服务提供了新手段,也要求企业必须建立与之相应的生产运营制度。

另一方面,政府法律法规的改变,国家宏观政策的调整,都要求企业变更相应的制度、流程,以适应合法合规经营的要求。

2. 企业经营管理理念的变化,要求制度必须进行修订。

在企业内部,新观念的确立会广泛影响到具体管理制度的制订和执行,如:以人力资源开发的观念代替传统的人事管理观念,则人力资源管理制度的范围、内容、侧重点等都会发生变化,原有的制度如人事考核与评价、工资奖酬、教育培训等都要进行调整,还要补充一些新制度,如工作轮换、职业生涯开发与管理,等等。经营管理新知识、新概念的提出,为修改完善现有制度、形成更有效的制度体系提供了有益的思路框架。

影响企业经营观念和战略的其他因素,也会通过观念、战略的调整而直接或间接地影响到企业的管理制度。

3.企业经营活动方式的变化,要求制度必须进行调整。

当企业的经营目标、经营方式发生调整之后,原有的行为规范可能会不适合甚至阻碍目标的达成和业务的开展,对于这部分制度就必然要修改和更新。例如:

产品或服务领域以及市场范围变化时,相应的制度也要进行修改。不同的产品或服务在生产方式、规模、工程技术等方面具有不同的特点,不同的市场要求采取不同的市场营销组合,因而所采用的计划、组织、指挥、控制的管理方法也应有所不同。

战略目标的变化同样会引起一系列管理措施的变化。比如:一个企业的经营目标更改为“通过提供优质服务来获得差别优势,扩大销售”,那么所使用的具体方法可能是:雇佣更多的推销人员,为推销人员提供更详细的市场信息;同时,要求他们注意搜集信息,为产品设计和生产提供依据;生产部门则按消费者需求组织生产;信息管理系统也要调整;生产计划,运输、供货方式,人员的评价、激励与培训等,都要进行相应的调整。某方面的制度变化可能会带来整个制度体系的调整,因为,制度是一个有机联系的完整体系,各种制度相互影响制约,彼此依存。

总之,企业管理制度要适应外部环境和内部条件的变化,不断进行修订、补充和创新。

二、制度修订的原则

企业在修订管理制度时,应遵循以下三个原则;

1. 辩证统一原则。

坚持“稳”与“变”的统一,“稳”即稳定性,“变”即灵活性。企业管理制度既要有稳定性,又要有灵活性。一方面,企业要根据生产经营活动的需要对制度进行适时的更新,不断用最新、最适用的制度代替陈旧的制度;另一方面,企业管理制度不能朝令夕改而让人无所适从,也不能因为原有的制度存在某些问题就全盘否定,而是要在具体分析的基础上不断完善,使之在实践中逐步趋于合理。

2. 先立后破原则。

对企业管理制度的修订、废止要采取先立新、再破旧的程序。在条件尚不成熟,新制度尚未出台之前,应继续按原有制度执行,待新制度正式建立以后再废除旧制度,以保持企业管理制度的连贯性、稳定性,保证企业生产经营活动的正常开展。

3. 消除例外原则。

现代企业的生产经营活动以及外部环境在不断变化,企业的管理制度同样也要进行相应的修订。因此,在出现“例外”和“偶然”的情况下,管理者要善于运用标准化原理,用管理制度来指导对“例外”与“偶然”事件的处理,并适时将例外事件纳入管理制度,使其成为常规管理的一部分。

三、制度修订的程序

企业制度修订的程序与其制定过程基本相同,都应该遵循调查研究、分析设计、起草、讨论及征求意见、修改、会签、审定、颁布及试行、修订、推动执行的“十步法”程序。

在实际工作中,由于时间紧迫,以及原有制度基础,在制度内容修订比例不大的情况下,往往修订工作采取相对简化的“五步法”,即:

(1) 明确修订目标;

(2) 补充必要数据及信息;

(3) 起草修订稿,对制度修订前后的效果进行对比分析;

(4) 征求意见;

(5) 签审发布。

在起草修订稿时,需要特别慎重,充分考虑:修改的这部分内容怎样才能与企业各方面的制度保持协调,怎样避免出现顾此失彼的情况。如果一个制度的修订造成了同其他管理制度的矛盾,势必带来企业的管理混乱,因此,在修订制度时必须要注意到这一点。

特殊情况下,企业可随时对制度进行修订。如无特殊情况,企业制度可在每年年末修订一次。企业在年终总结各方面工作时,也可对企业的制度进行检查、总结和修订。每隔三年,企业需要对制度体系进行一次比较全面、系统的审核和修订工作,以确保制度与公司发展与战略目标的吻合程度。

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