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切分自己的时间粒度

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曾经有一段时间网络疯传王健林的一天时间安排,之前也传过比尔盖茨的的日程安排,大家纷纷表示财富和能力超过我们几何幂级的富豪们不仅比我们富有,努力程度同样是我们望尘莫及。我非常相信王健林先生和比尔盖茨的日程安排把时间切分到了分钟这个粒度,因为他们每天的事情几乎都是排着队在等着他们处理,可觉得我们其实根本无需临渊羡鱼,至少时间对每个人都是公平的,完全可以退而结网,来合理安排我们自己的时间,让自己的时间得到充分地发挥实现其对我们的最大价值。

同样的时间在不同的人那里可以产生不同的价值,这差距有的还是天壤之别,这除了人的能力之外,还有每个人的时间效益上的巨大差距。我们一般并不太在意一天中那二十四小时究竟怎么安排才能实现最大效益,因为几乎每天的生活工作都相差无几。那为什么会这样?我们是否有改进优化的空间?

与大佬们相比,无疑我们的时间日程是简单和可操作的多,不管我们的一天主要是自己主动安排还是接受来自上司的安排,我们都不太可能挤压的分秒不剩。而松散不加安排的时间犹如银行中的活期存款,用起来虽方便,但收益是最低的。除了根据事情的轻重缓急来分配事情的主次先后顺序之外,我们对这些事情又该如何来分配对应的时间呢?很多人认为二八原则是我们做事比较好的一个方法。一来我们不可能一天之内把所有事情都处理停当,二来每个人的注意力和关注度都有限,需要把效率最高的时间分配到最重要最紧急的事情上,并且持续投入直到事情顺利完成。剩下20%的时间来处理非紧急和不那么重要的事情。可现实是很多时候我们正在处理紧急且重要任务的时候,往往也会受到其余方面的催促,比如一些其他人认为重要紧急且重要的事。这时候我们需要对并行任务按接到的先后顺序处理,尽量不要在手头的事情上插单。虽然会受到一些言语上的压力,我们完全必要且果断地要求排队。个人的工作原则无关乎尊重与否,而应该与企业的利益相关。

当我们开始了一项工作任务的时候,需要明确事情的连续性。我们需要对这项任务进行切分,很多时候领导或公司要求的是结果,但个人除了产出结果之外还应该与个人提升有关。因此,我们可以把事情切分为分析、目标定位(不管是解决问题还是达成一项成果我们都需要明确目标)、方案、执行方案、报告/汇总结果、总结执行过程、优化方案、建立经验总结。其中前面五项是我们做一项任务必须要做的步骤,后面三项是个人成长。因此在上面时间分配到任务后需要对这项具体任务时间进行粒度切分。比如跟A客户谈一项购销合同需要三天时间,这三天时间需要做的大致事情可以说是基本明确的,需要达成的合同内容基本也是明确的,那么就可以根据这些内容和事情来配置各个阶段的时间。首先我们需要在客户到来前对合同内容、价格进行分析明确,对客户的可能要求进行分析并设立应对方案,并在团队中达成协同,这也许需要个会议,这些时间大概是两小时或者一上午。接着是方案具体进行的过程,客户可能会有各种要求和条件,有的是预料方案之内的,有的是我们毫无准备的,这个谈判的过程其实艰难的,但我们依然要设定对应的时间,总不能无休止地耗在那,比如是两天。那么我们最晚在第三天上午12点就应该把结果(不管成功与否)进行反馈或者公布。剩下的半天是自己内部进行方案优化或者总结,这个紧急程度就没有那么高,但依然非常重要,个人觉得这个总结优化过程非常重要,这意味着我们无需去重复发明轮子。任何事情都有一定的方法原则,问题是我们要能够去总结并合理运用。

时间到这个粒度,其实对我们一般人来说已经就很细了,已经到了小时。那么不妨我们再想想,这八个阶段是否已经就让我们参与的每个人都如战斗中的勇士分身乏术了呢?显然不是,比如在事情的分析阶段,我们假设是一上午大概三个小时,这个阶段又可以分为资料熟悉,个人分析、团队会议讨论三个阶段,还是按二八理论,资料熟悉和个人分析分别为半个小时,团队讨论并订立分析结果为两个小时。如此我们的时间粒度就到分钟粒度了。

切分时间粒度的目的不是让人忙得不可开交,相反是让大家合理利用时间,有更多的空闲时间做更多有意义有产出的事情。时间粒度切分的越细,说明时间利用率越高,同样的时间效益也越高。我们要达成的结果是提高单位时间的产出,而不是投入更多的时间精力去做同样一件事。

时间粒度切分的越细,我们需要解决的问题反而越明朗,同时我们的处理方案也似乎跃然纸上。因为我们在做时间切分的同时其实就已制定了方案和执行步骤,这样的执行效率清晰而快速,基本只要按部就班,尽量减少外在影响打扰,就能很快地一个阶段一个阶段去完成,同时在阶段之间也有一定的自由支配时间,比如在结果产出后,我们可以把总结提升这个重要而不紧急的事情安排在一天八小时之外去做。

我们每个人的工作和生活可能都会有些不同,我们需要根据自己的实际情况来切分自己做事的时间粒度。如果我们还在以天或者八小时来切分,那不妨花点时间思考下工作的内容,试着去做些切分,任何改变的尝试都值得我们在生活工作中发生,因为那是提升的开始。

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