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企业办公室6s管理制度标准详细推行方案

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办公室6s管理制度

什么是6S管理?华天谋6s管理专家概述:6S管理是起源于日本的一种比较优秀的管理方法,它的思路非常简单朴素,针对企业中每位员工的日常行为方面提出要求,倡导从小事做起,力求使每位员工都养成事事“讲究”的习惯,从而达到提高整体工作质量的目的。

6S管理能够为公司全体同事提供一个舒适、清爽的办公环境,减少因为环境因素带来的干扰作用,保证高效的工作状态。企业由于行业、规模的不同,6S管理的制度有所不同。这里,5S咨询公司为大家整理了通用版本的6S管理制度。

一、目的

规范办公室工作现场秩序,有效加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,从而提高工作效率。发挥办公室领头羊的作用,树立企业良好的对内对外形象。

二、适用范围

适用于公司办公现场的管理。

三、制度内容描述

1、办公室6S管理含义:

整理:将办公场所的所有物品区分为有必要与没有必要的,除了有必要的留下来,其他的都**掉。

整顿:把留下来的必要物品依规定位置摆放,并放置整齐,加以标示。

清扫:将办公场所内看得见的与看不见的地方清扫干净。

清洁:任何时刻都维持高水准的办公环境整洁。

修养:每位成员养成良好的习惯和追求良好办公环境整洁的自律精神并按规则做事,培养主动积极的精神。

安全:“五关”,即下班前关电脑、空调、照明、门窗、及其他电器(如打印机、复印机、碎纸机等)。

2、办公室6S管理责任区划分

个人责任区:指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌范围的地面,每个人均有责任做好个人责任区的6S管理工作。

公共责任区:指大堂、花草、电梯走廊、公共通道、楼梯口、安全口、茶水间、洗手间和未分配到部门的办公区域,公共责任区的6S管理工作由运营管理本部制定标准,并指定专人管理。

3、具体规范

(1)办公桌6S管理

桌面无灰尘、水渍、杂物,下班前要清理桌面。重要纸面文件、保密文件(包括发票、客户信息、工作联络单)等一律入柜。其它纸件全部整齐放置在文件架和文件夹中,不得散放在桌面上。办公用品要摆放整齐。桌下不得堆放与工作无关的文件和物品(如报纸、杂志、废纸箱、私人用品等)。

座位办公区域放置座位名牌,员工外出或出差时需将名牌反面放置,告知自己不在位置上并附联系方式。

(2)办公椅6S管理

保持干净清洁。摆放整齐,离开时办公椅要靠近办公桌,摆放在座位下方。桌面、墙壁等物体表面禁止乱涂乱画。

(3)抽屉6S管理

下班离开前要锁好。内中物品摆放整齐。个人抽屉应每星期整理一次,对一个月内用不到的东西,应从抽屉里清理走,最下面一个抽屉用于存放私人物品。

(4)文件柜6S管理

有标识(部门、编号、责任人)。内中物品、文件等摆放整齐,标识明确,便于查找。文件柜要每半个月整理一次,若有变动,标签应及时更新。对舍弃的文件、资料,应遵照安全、保密的原则进行销毁。

(5)计算机6S管理

公共办公区电脑统一靠屏风(墙)方位放置,需摆放端正,保持清洁。下班时关闭电源。

(6)打印机、传真机6S管理

节约用纸,双面打印,纸张存放整齐。及时取回打印、传真的文件,以免丢失、泄密。不允许用传真机复印大量文件(单张或紧急时候可以特殊对待)。打印机、传真机、碎纸机有资产编号和标识(注明部门、放置地点、保管人姓名)。

(7)饮水机6S管理

严禁在饮水机上放置茶杯、饮水用具,违者没收。饮水机水龙头处不可以洗手、洗水果。

(8)地面6S管理

保持干净。计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐。

纸袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃品不与电源线、网线、电话线放置在一起,保证安全。禁止随地吐痰。

(9)通道、走道6S管理

保持通畅。不得摆放影响美观或走路的纸箱等。

(10)垃圾篓6S管理

个人垃圾篓应放置于桌下内侧,不得放在通道上。垃圾篓内至3/4容量后应及时倒掉垃圾。大件垃圾及时处理,不应在个人垃圾篓中堆放。

(11)临时摆放物品6S管理

原则上公共场地不允许摆放纸箱、物品等。如特殊情况需临时摆放,必须放置整齐,不得影响整个办公场所美观及行走方便。

(12)公用、流动座位6S管理

使用人员均有责任和义务在使用和离开时做好办公区域的清洁工作。

(13)公共卫生间6S管理

卫生间蹲式马桶使用后请自觉冲水,洗手后请将水珠甩入水池,洗手盆内不准倒茶叶,一经发现予以考核。

办公室6S管理工作方案

(一)成立6S管理推行小组

组长:XX

副组长:XXX

办公室成员:XXX、XX、XX、XX.........

1、组长职责:审核体系标准,指导整体工作,并提出工作要求;

2、成员职责:配合组长,按照《办公室6S管理定义及标准》,开展部门6S标准推行;

3、办公室设在综合部,负责按照《办公室6S检查表》开展日常检查、评比及其他日常工作。

(二)办公室6S管理工作步骤

办公室6S管理推行共分为三个阶段

第一阶段:整理、整顿和清扫阶段。各部门按照《办公室6S管理定义及标准》完成办公室统一整理办公用品、线路、工具,**杂物,打扫卫生,粘贴的物品标识和定置线齐全、明确。

第二阶段:检查阶段。每周星期一各部门自查,星期三由检查组统一组织按照《办公室6S检查表》进行检查,对不合格的部门现场拍照,将每次检查的结果整理、汇总,存档。

第三阶段:成果保持阶段。务必要将检查、整改工作不间断循环进行。此项工作为长期工作,要持之以恒,才能逐渐提升人员素质和公司形象。

办公室6S管理推行的要点

推行办公室6S管理需要系统部署,逐步推进。罗马不是一天建成的,成为优秀的企业无法通过简单的复制,需要企业系统部署、逐步推进。急于求成浮躁心态是推进办公室6S管理取得成功的最大障碍。

企业领导积极参与是办公室6S管理的关键,通过系统导入办公室6S管理改善管理方法,切实利用团队的力量改变工作流程,通过流程改变从而改变传统的工作模式。

培养精益的文化,办公室6S管理重点是建立全员改善的文化基础,通过改善实践、绩效突破,带动办公室团队建立精益改善的文化,从而建立每一天、每一人和每一处的办公室6S管理改善文化。

办公室6S管理标准详细推行方案

(一)、办公室6S管理之整理

(1)、扔掉废弃物,将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按公司要求的方式废弃。

(2)、将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。

(3)、将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公桌抽屉或长柜中。

(4)、将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公桌面或长柜上,做到需要的文件资料能快速找到。

(5)、将工作服、洗澡用品等按类别整齐放于更衣柜中,无更衣柜的,应将工作服等个人用品放于办公桌的长柜中。

(6)、柜(橱)顶、长椅上、沙发上、窗台上、暖气上禁止摆放任何物品。

(二)、办公室6S管理之整顿

(1)、办公桌、椅、柜(橱)、衣架、报架、盆架等物品放置要规划有序,布局美观。

(2)、办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品,要求放置整齐有序。

(3)、办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。

(4)、笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面一侧或抽屉中。

(5)、办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的物品,如抹布、个人物品、报纸等。

(6)、报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,需要留存的整齐放于文件柜内或报架上。

(7)、暖壶、茶杯可在矮橱上整齐放置,不具备条件的可整齐放于地面一侧;茶叶桶应整齐放于办公桌抽屉一侧。

(8)、办公室内电器线路走向规范、美观,电脑线不凌乱。

(三)、办公室6S管理之清扫

(1)、打扫干净,办公室防盗门、木门要里外清洁,门框上无灰尘;推拉门轨道要清洁无积物。

(2)、地面及四周踢角干净,要显露本色,无灰尘、污迹。

(3)、室内墙壁及屋顶每周清扫一次,做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网;墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。

(4)、窗玻璃干净透明,**迹、雨迹、污迹;窗框洁净无污迹;窗台无杂物、无灰尘;门玻璃干净透亮,不挂贴报纸和门帘。

(5)、窗帘整齐洁净、无灰尘,悬挂整齐。

(6)、暖气片、暖气管道上无尘土,不搭放任何物品。

(7)、灯具、电扇、空调、微机、打印机等电器,表面洁净,无灰尘;各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。

(8)、文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹,柜内各种资料、票据分类整齐存放,并根据资料内容统一标识。(样张附后)

(9)、更衣柜内物品分类摆放,要求工作服、毛巾等个人用品叠放整齐;柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物;并按使用者进行标识。(样张附后)

(10)、办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。

(11)、电话要擦拭干净,整齐放于办公桌横板处或办公桌面;电话线要整齐有序,不凌乱。

(12)、垃圾筐要及时倾倒,不能装的太满;门后禁止存放垃圾;条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后;抹布可叠好放于盆架上,或整齐搭挂于门后。

(四)、办公室6S管理之清洁

(1)、保持整洁,持之以恒每天上班前对自己的卫生区进行清扫。

(2)、上班时间随时保持。

(3)、自我检查,对发现的不符合项随时整改。

(4)、下班前整理好当天的资料、文件、票据,分类归档。

(5)、下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。

(五)、办公室6S管理之素养

(1)、人员保持良好精神面貌上班时间佩带上岗证,穿戴整洁的工作服,仪容整齐大方。

(2)、言谈举止文明有礼,对人热情大方,不大声喧哗。

(3)、工作时精神饱满,乐于助人。

(4)、工作安排科学有序,时间观念强。

(5)、不串岗、不聚众聊天。

(六)、办公室6S管理之安全

(1)、人员的安全,人作业不能收到伤害。

(2)、设备的安全,不能误操作导致设备损坏。

(3)、品质的安全,产品生产过程中要保证合格,不能出现大批不合格或降级产品。

(4)、公司财产的安全,主要防偷防火防电。

(5)、交通安全:员工上下班途中不能出交通事故,我建议客户公司在厂外到厂门口设门卫检查。

(6)、个人身体状况的安全,预防各种疾病,避免生病请假,给公司造成损失。

 办公室6S管理的原则

1、公共的与独立的要明确。是公用使用的,还是某个人专用的,这个是首先要区分开来的。公共使用的物品就要放在大家都方便存取的地方,私人专用的就放在他附近就可以了。

2、公私要区分开。在工作区域规划上,还是功能业务公私上面都要明确的划分,办公场所以及休息场所最好也**的区分开。物品也要分为公司用品以及私人用品。分开之后,公司用品放在明显的地方,而私人用品就放在不显眼的地方;有抽屉的话,最好放在抽屉中。

3、柜架标识。文件柜、放置物品的柜架要标识清楚所放物品分类别、名称以及管理责任人等,必要的时候要设定库存等内容。文件柜左上角要贴上柜子的编号、名称、部门以及负责人;柜子内部还要贴上物品对应图;而且柜内要分层分类。

4、文件的分类。文件资料也要分类处理,通过一定的方法,使文件拿走后能够马上发现。

5、桌面整理,工作所在的桌面也是需要进行整理的,而且有的已经是一种习惯了或者应该说是一种规定吧。桌面上允许放置的物品包括:文件夹、电话机、文具盒、电脑、台历、日历和电话表,文件夹中的文物也要按照待处理、处理中、已经处理进行分类整理。

6、抽屉物品整理。有的人会认为抽屉里面的东西又看不见为什么还要整理呢?这就是关键所在,正因为是看不见,才能体现出一个人的素养。不要的或者不应该放在抽屉中的物品清楚,抽屉中的物品也需要进行分类,并做标记;个人的物品放在抽屉的最底层。

7、墙面的管理。不能在墙面上随意张贴,张贴物应该尽量的放在看板内。

8、公告的管理。公告栏要明确管理责任人,所发布的信息要明确的张贴期限,还要利用公告栏来提高工作效率以及管理的透明度。

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