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项目办公室主任如何做好阶段跟踪计划?

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项目专家制订的阶段计划发布后,项目办公室主任必须据此制订阶段跟踪计划,以保证项目专家的总体安排在企业不同人员身上得到落实。阶段计划与阶段跟踪计划两者密不可分,但不能互相代替,前者是总体进度,后者是细节安排。项目办公室主任制订阶段跟踪计划必须把握好以下四个环节:

一、领会项目专家阶段计划的重点

领会项目专家阶段计划的重点是做好阶段跟踪计划的关键。特别是要搞清楚每个子项目要达成的目标,分别从时间要求、数量要求、质量要求、完成措施、恰当人选等五个维度思考完成方法或实现路径。考虑成熟后,才能动手拟订阶段跟踪计划。必要时可与项目专家电话沟通请教。项目专家也需要在项目办公室主任首次拟订阶段跟踪计划时给予具体指导。

二、分项制订跟踪计划或具体措施

与项目专家制订的阶段计划用一张表格概述不同,阶段跟踪计划可能需要分列几个表格或下发不同的通知,具体形式视项目阶段计划中的内容多少而定。比如说,第三阶段计划,项目专家安排了1次流程优化技术方法的主题培训,安排了流程图设计任务180个,流程图审核任务150个,安排了管理人员流程管理技术方法考试1次。那么,项目办公室主任就要制订两份阶段跟踪计划,一份是流程图设计任务跟踪计划,一份是流程图审核跟踪计划;同时还要拟订两份通知,一份是关于主题讲座的通知,一份是关于考试安排的通知。两份通知都要计划好时间、场地、参加人员、服务人员或监考人员,并分别经过项目专家和项目领导小组组长审核审批后下发。

三、任务逐一细分到人到天

两份跟踪计划则需要分别用表格形式一一细化。兹以180个流程图设计任务跟踪计划为例说明。此计划用Excel表格较为合适。分别列出序号、流程图代号名称、系统设计师姓名、设计完成时间、项目专家修改时间、审核时间、审批时间。设计任务一定安排到具体日期,即体现“计划到天,责任到人”原则,如下图所示。

 

审核跟踪计划则需要列出序号、审核流程图代号名称、审核时间、审核场地、审核负责人、审核参与人、审核记录人,并通知参与人提前阅读拟审核的流程图。

四、报项目领导小组组长审批后下发

阶段跟踪计划拟订初稿后,还需要与关键岗位人员(如可能出差、同期有重点项目跟踪人员等)确认时间。必要时可以安排项目秘书进行校对,确认无误再上报项目领导小组审批后下发。

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