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流程设计的三个基本假设与创新流程设计原则

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流程设计需要三个基本假设:

●企业制度、规范是健全的;

●每一个岗位都是称职的;

●流程设计审批后就要执行的。

为什么提出这三个基本假设?实在是遇到了太多的质问:这个流程能行吗?这个人行吗?这个标准有吗?或者是他能做到吗?他会批准吗?她能配合吗?……诸如此类的问题不一而足,在优化讨论时,几乎天天碰到。

因此,搞流程设计,这三个假设必须统一、达成共识,否则,各执一词,流程设计根本无法往下进行。

流程设计只是管理升级的基础和开端,其配套工程会在后面陆续展开。

流程设计通过审批后,可以再反过来完善制度。流程清晰后,再对员工进行培训就更方便。流程设计后不打算执行,我们又忙乎它干什么?所以设计之初,确立并认可三个基本假设很重要。

企业进行流程设计,面对已有做法或现行工作,梳理之后优化就可以了。而对于创新流程如何设计则要棘手很多。因此有必要对创新流程的设计原则进行统一和规范。

创新流程设计原则如下:

●小组讨论;

●确定流程目标;

●确定工作原则;

●确定参与岗位;

●设计对应表单;

●确定传递途径;

●未来工作岗位的员工代表确认可行;

●立即责成其中一名参与者画出流程图、写出说明文件。

几点说明:

1.创新流程的含义

任何一个企业设计流程时,一定有一部分工作,现在无人做,而将来又必须有人做的事情,那就得进行创造性设计。这样的流程就是创新流程。

设计创新流程不是一个人可以完成的,必须主管领导和富有经验的员工、以及将来可能承担其中某些具体工作的岗位代表共同参与、集思广益,即大家熟知的群策群力工作法。

2.创新流程的工作原则

每一个流程都得从要达到的目标开始。这点勿需重复。而工作原则是从属于流程目标的,做任何事情,目标和原则清晰了,具体步骤就容易理清。这个工作原则可以是一人提出,大家补充,也可以现场讨论,达成共识。工作原则定了,才可以考虑由谁来做、如何做的问题。相对于现行流程的优化设计而言,创新流程的最大不同就在于工作原则的确定。省了这一环节,下面的流程就流不下去了。

3.确定参与岗位不能与现行岗位脱节

流程优化也好,流程创新也罢,其本质都是通过人员的减少、步骤的简化来提高工作效率。创新流程原则上不能新增岗位,凡是同类工作之前有人承担的,就按照工作归口原则,安排原有岗位员工承担。举例来说,采购工作企业通常都是固定人员在做,不可能增加一种新材料的采购,就去安排一个新岗位来做。这样安排人员,恐怕没有一个企业承受得了人力成本的膨胀。

对于已经开展流程设计的企业员工而言,搞清楚以上三点,就不会走偏了。

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