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经典书摘:常用的9+1个系统基模

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   书摘:常用的9+1个系统基模 作者:彼得·圣吉

 

  这里所收录的九个基模,为数虽只占系统思考的一部分,但已可以涵盖人类大部分的动态性复杂问题:它们蕴含在小至个人、家庭,大至组织、产业、都市、社会、国家、世界,甚至民族、历史及生态环境的种种活动之中。有些基模很类似,但重点不同;有些比较根本的基模,会出现在许多其他基模中(如“反应迟缓的调节环路”);有些则是一种组合(如“成长与投资不足”是由“成长上限”与“舍本逐末”组合而成)。有些复杂的问题可用几个不同的基模分别观察,更有助于多方了解问题的根因。每一系统基模都有其在某一时空范围内对应的系统状况变化形态。读者可由第七及第八章中系统基模的应用实例,一窥其中奥妙。

 

  一、反应迟缓的调节环路

 

  状况描述:

  个人、群体或组织,在具有时间滞延的调节环路中,不断朝向一个目标调整其行动,如果没有感到时间滞延,他们所采取的改正行动会比需要的为多,或者有时候干脆放弃,因为他们在短期内一直无法看到任何进展。

  早期警讯:

  我们以为自己是处于平衡状态,但后来才发现我们的行动已超过目标。(然后你可能回过头来,结果又矫枉过正。)

  管理方针:

  在一个运作速度原本就较为迟缓的系统,积极而急切的行动反而产生不稳定的后果。如果不幸又牵连上一些“增强环路”,使情况愈演愈烈,反应会更强烈而过度,有可能震垮整个系统。一旦察觉面对的是这种系统,短期而言,一定要耐心而缓和渐进地调整,俟经验累积到一个程度,找到系统的稳定点(或用第十八章中的“微世界”电脑模拟方式快速反复寻求),沉稳地坚守该点,决不过度反应。长期而言,其根本解则在于改造系统,使其能反应迅速。

  企业实例:

  不动产开发公司在一片景气之中,持续建造新房产,但渐渐的市场走软。然而房产仍然在兴建中,将来极可能产生供过于求的现象。

  其他例子:

  ·生产与配销时而短缺、时而供过于求的循环(像是啤酒游戏的情形)。

  ·当积极的改革者碰上反应迟缓的体系;当好强而缺乏耐心的父母碰上改善缓慢的子女;或当不满的妻子碰上另一半迟缓的回应,都很容易反应过度,或干脆放弃,最后产生其它料想不到的反效果。

  ·股票市场突然大幅起落。

 

  二、成长上限

 

  状况描述:

  一个会自我繁殖的环路,产生一段时期的加速成长或扩展,然后成长开始慢下来(系统里面的人常未察觉),终至停上成长,而且甚至可能开始加速衰败。

  此种变化形态中的“快速成长期”,是由一个(或数个)“增强环路”所产生。随后的“成长减缓期”,是在成长达到某种“限制”时,由“调节环路”所引起。这种限制可能是资源的限制,或勺、外部对成长的一种反应。其“加速衰败期”(如果发生的话),则是由于“增强环路”反转过来运作,而使衰败加速,原来的成效愈来愈萎缩。

  早期警讯:

  起初我们会觉得:“为什么我们需要忧虑尚未发生的问题?我们正在大幅成长。”过了一阵子会觉得:“确实是有一些问题,但是我们所须做的一切,是回头采用以前有效的办法。”又过了一阵子才发觉:“我们愈是努力地跑,似乎愈像在原地踏步。”

  管理方针:

  不要去推动“增强(成长)环路”,应该要除去(或减弱)限制的来源。

  企业实例:

  一家公司为了社会公义,开始雇用条件很好的少数民族的成员为员工,将他们安置在全公司各处的工作团体中,同时订定了一个坚决的行动纲领,以加强支援此项用意良善的计划。起初大家对于此项计划的支持不断成长,但是后来其他员工的抗拒终于出现;他们不认为这些新进员工是够条件的。因此当工作团体受到愈大的压力去接受新成员时,他们的反抗愈强烈。

  其他例子:

  ·以学习打网球为例,在初期你逐步提高球技与信心,进步很快。但是之后你开始遭遇天赋能力的限制,只有再学习新的技巧才能够突破成长的限制,而在开始学习一些新技巧时,会很不习惯。

  ·一个新创事业迅速成长,但当它达到一定的规模时,成长渐缓,此时需要更专业的管理技巧与更完善的组织。

  ·一个新产品团体的运作十分出色,而吸引进来许多新人,反使得团体无法表现如昔,这是因为新成员和旧成员的工作态度和价值观不同所致。

  ·一个城市持续成长,最后用完了所有可以取得、用来发展的土地,导致房屋价格上升,而使得城市不再继续成长。

  ·一项社会运动持续成长,然后遭遇到反对此项运动的人愈来愈强烈的抗拒而无法成长。

  ·一种动物在它的天敌被除去以后,会迅速繁殖成长,结果数量超过草原可容纳的上限,最后此种动物因饥饿而大量减少。

 

  三、舍本逐末

 

  状况描述:

  使用一项头痛医头的治标方式来处理问题,在短期内产生看起来正面而立即的效果。但如果这种暂时消除症状的方式使用愈多,治本措施的使用也相对的愈来愈少。一段时间之后,使用“根本解”的能力可能萎缩,而导致对“症状解”更大的依赖。

  早期警讯:

  “这个解到目前为止效果一直不错!我不明白你为什么说继续下去会有问题。”

  管理方针:

  将注意力集中在根本解。但如果问题急迫,由于根本解的效果受时间滞延影响,在进行根本解的过程中,可暂时使用症状解来换取时间。

  企业实例:

  一项具有突破性的电路板新技术,可以用于发展有独特功能的新产品并降低成本,但是它也可以替代现有产品的电路板。销售人员可以选择卖给欣赏此项技术的特性,而在未来能将此一特性充分发挥,设计出新产品的专业客户(“根本解”),或卖给不在乎此一特性,只是一时用它来取代其他电路板的一般客户(“症状解”)。在管理阶层的压力之下,为了达成每季的销售目标,销售人员把产品卖给任何想要买的客户,其中通常是一般客户为数较众,而且购买的速度较快。过了一段时间之后,由于受制于产品的价格与获利压力,并未能开发出忠诚的客户群。

  其他例子:

  ·大量销售给现有的客户,而不开拓新的客户群(见第十二章ATP的例子)。

  ·以借贷支付帐款,而非强化量入为出的预算制度。

  ·借用酒精、**,或运动来消除工作压力,而不根本地学会控制工作量。

 

  “舍本逐末”特案:转嫁负担给帮助者

 

  状况描述:

  由于有“舍本逐末”的结构存在,因而当外来的“帮助者”尝试帮助解决问题的时候,一定会受到成员的欢迎和感谢。帮助者企图改善恶化的问题症状,而且做得非常成功,以致于系统里面的人一直没学会如何自己处理问题。

  管理方针:

  “教人们钓鱼,不要只是把鱼给他们。”把重点放在加强系统本身解决自己问题的能力。如果需要外面的帮助,应该严格限制只此一次;或是能够帮助人们发展他们自己的技巧、资源,与加强未来发展所需的能力。企业实例:

  一家保险公司的分公司,最初努力保持自己的独立性,认为偶尔才需要总部人员伸出援手。这个概念最初效果很好,直到这个产业经历了一场危机,面对严重损失,分公司请总公司更有经验的管理者帮助重新设计费率结构。此时分公司的管理者把注意力集中在立刻处理危机。危机被化解了,但是下一次的费率结构却成了问题。因此下次遇到类似的危机,仍然必须请总公司管理人员来协助,这样做了几年之后,分公司发现他们自己没有独自处理费率结构的能力。

  其他例子:

  ·只依赖外来的专家而不去训练自己的人员。

  ·各式各样的政府补助计划,企图解决急迫的问题,但根本问题仍存在,这样只会养成民众的依赖性,并需要更多的补助,例如住宅计划或工作训练计划把贫困者吸引到城市来,导致许多城市发展过度的并发症。

  ·对开发中国家的食物帮助,降低了死亡率,却提高了人口增长率,导致更多食物供给不足的问题。

 

  四、目标侵蚀

 

  状况描述:

  是一个类似“舍本逐末”的结构,其中短期的解决方案,会使一个长期、根本的目标逐渐降低。

  早期警讯:

  “这个问题,只要我们把绩效标准降低一点,就可以暂时应付过去,以后再严格要求,不会有什么问题的。”

  管理方针:

  坚持目标、标准或愿景。

  企业实例:

  一家高科技产品制造公司发现自己的市场占有率下降,尽管有一个很棒的产品,并且正在不断改善之中。但是该公司的生产流程从来无法控制好。一位市场调查员发现客户对于迟延的生产进度日益不满,并正在转向竞争者购买。公司拿自己的记录来辩护:“我们一贯维持90%的准时交货率。”所以该公司在其他地方寻找问题的原因。然而,该公司每一次生产进度开始落后,便将交货期的标准拉长一点点作为解决之道。因而,对客户的交货期标准愈来愈长。

  其他例子:

  ·原本有成就的人,降低了自我期许,所能成就的便渐渐减少。

  ·以削减预算或暗地里降低品质水准来解决问题,而非投资在开发新的产品。

  ·政府在充分就业或平衡政府赤字的标准降低。

  ·控制有危险的污染源,或保护受危害动物的目标下滑。

 

  五、恶性竞争

 

  状况描述:

  不论组织或个人,往往都认为要保有自己的福祉,必须建立在胜过对手的基础上。但这样会产生一个对立情势升高的恶性竞争;只要有一方领先,另一方就会感受到更大的威胁,导致它更加积极行动,重建自己的优势,一段时间之后,这又对另一方产生威胁,升高它行动的积极程度……。通常每一方都视自己积极的行为是为了防卫他方侵略的措施;但是每一方的防卫行动,造成逐渐提升到远超过任何一方都不想要的程度。

  早期警讯:

  “要是我们的对手慢下来,那么我们就能停止打这场仗,去做其他事情。”

  管理方针:

  寻求一个双赢政策,将对方的目标也纳入自己的决策考量。在许多例证中,一方积极采取和平行动,会使对方感觉威胁降低,能够倒转对立局势升高的情势。

  企业实例:

  一家公司开发出一款设计巧妙的婴儿车,轻便而易于携带,能够同时载三个婴儿。产品推出后,大受有稚龄孩童的家庭欢迎,此时另一家公司也推出类似的产品。几年之后,第一家公司因想击败对方的市场占有率而降价20%。过了一段时间,第二家公司发现销售下降,也降低价格。第一家公司接着跟进,更进一步降低价格。第二家公司的利润即使已经开始受到不利的影响,但一段时间之后,终于又采取相同的降价行动。几年过后,两家公司都只是勉强维持损益平衡,这种设计颇佳的婴儿车,也极可能因恶性竞争而从市场消失。

  其他例子:

  ·广告战。

  ·愈来愈依赖律师来诉讼。

  ·帮派火拼。

  ·婚姻破裂。

  ·预算膨胀。此因有些单位夸大预算评估,其他单位发现了,为了得到自己那一份“饼”,大家有样学样,造成所有的人都在大肆灌水预算。

  ·美苏军备竞赛。

 

  六、富者愈富

 

  状况描述:

  两个活动同时进行,表现成绩相近,但为有限的资源而竞争。开始时,其中一方因得到稍多的资源而表现好些,便占有较多的优势去争取更多的资源,无意中产生了一个“增强环路”,于是表现愈来愈好;而使另一方陷入资源愈来愈少,表现也愈来愈差的反方向的“增强环路”。

  早期警讯:

  两个使用同一资源的活动同时展开,其中一个活动、群体或个人开始做得很好,甚至蒸蒸日上,而另一个则陷于挣扎求生的状态。

  管理方针:

  在决定两者之间的资源分配时,除了成绩表现这项标准外,更应重视整体均衡发展的更上层目标。在某些状况下,可以消除或减弱两者使用同一有限资源的竞争关系,尤其是一些无意中造成的不良竞争关系。有些状况可以将“同一”资源予以“区分”规划,以减少不必要的竞争。

  企业实例:

  某位管理者有两位不错的部属,他都希望加以提携。然而,有一次其中一位因病请假一个星期,此主管因此给另一位较多的机会。当第二位部属回来上班以后,这位管理者觉得有罪恶感而逃避他。相反的,第一位部属觉得受到肯定而充满干劲,因此得到更多的机会。第二位部属,觉得没有安全感,工作效率下降,所得到的机会更少。虽然两个人起初能力不分上下。最后,第二位部属离开了这家公司。

  其他例子:

  ·家庭生活与工作之间的冲突。家庭问题的起因常因工作很忙,需常常加班,因而家庭关系恶化,使回家愈来愈成为一件痛苦的事情,而更疏于关切家庭生活。

  ·一家公司内部的两项产品,为有限的财务和管理资源而竞争。其中一个产品在市场上收到立竿见影的效果,因而获得更多的投资,而使另一项产品可用的资源愈来愈少;此时“增强环路”开始作用,而使得第一项产品愈来愈成功,而第二项产品则陷于困境。

  ·一个害羞的学生在学校一开始成绩就不好(可能是因为情绪问题或一个未被发现的学习障碍),而被贴上“学习缓慢”的标签,与外向的同学比较起来,他得到的鼓励与注意愈来愈少,成绩也就愈来愈差。如果父母也只是注重孩子的“表现”,但却缺乏耐心或忽略子女之间均衡发展,也常陷入类似的困境。

 

  七、系统基模之:共同悲剧

 

  状况描述:

  许多个体基于个别需求,共同使用一项很充裕、但有极限的资源。起初他们使用这项资源逐渐扩展,并产生“增强环路”而使成长愈来愈快,但后来他们的收益开始递减,且愈努力,成长愈慢。最后资源显著减少或告罄。

  早期警讯:

  “过去充裕的情况如今已转趋困难。我必须更加努力以获取利益。”

  管理方针:

  透过教育、自我管制以及同济的压力,或透过一个最好是由参与者共同设计的正式调节机制,以管理共同的资源。

  企业实例:

  一家公司负责不同辖区的几个部门,同意共用销售人员。如此统合运用,成效不错。每一个部门都由于有更大的销售力在必要时大力支援促销,业务蒸蒸日上,对于销售人员的需求也日渐增加。这造成共同销售人员的工作负担过高、绩效下降,以及流动率上升。没多久,销售人员因不满此情况而大量离职,而使每个部门都陷入销售力大减的困境。

  其他例子:

  ·在客户必须听来自同一家企业、六个不同部门的销售人员,为互相竞争的产品促销之后,对该企业的形象大打折扣。(“共有的资源”是该企业良好的形象。)

  ·许多制造商争相和零售连锁商店签订合作的促销计划,起初成效不错,但是后来零售连锁商店被愈来愈多的合约问题与促销工作忙得喘不过气来,最后不是放弃跟某些制造商联合促销,便是在订定联营事业的条件中,只留给制造商很小的利润。

  ·某些天然资源在各公司竞相开采的情形下急速耗竭,譬如许多矿产和鱼产。

  ·各类的污染问题,从酸雨到臭氧耗损与温室效应。

 

  八、饮鸠止渴

 

  状况描述:

  一个对策在短期内有效,长期而言,会产生愈来愈严重的后遗症,使问题更加恶化,可能会益发依赖此短期对策,难以自拔。

  早期警讯:

  “这在以前似乎总是有效;为什么它现在不灵了?”

  管理方针:

  眼光凝聚在长期焦点。如果可能的话,完全屏除那种短期对策。除非短期对策只是用来换取时间,以寻求更妥善的长期解决方案。

  企业实例:

  一家公司推出一组新的高性能零件,一开始非常成功。然而,总裁在想要使投资报酬率最大化的动机驱使下,他将订购昂贵新型生产机器的时间延后,投资报酬率立刻提高。但是制造的品质日渐滑落,造成低品质的不良声誉。后来连续几年,客户对此项产品的需求大幅下滑,报酬率缩水,使总裁更不愿投资在新的生产设备上,而陷入恶性循环。

  其他例子:

  ·以借钱的方式支付借款利息,在日后必须付出更多的利息。

  ·减低维修预算以降低成本,终而导致更多的故障与较高成本,造成更高的降低成本压力。

  ·任何逐渐上瘾且有严重后遗症的“解”。

 

  九、成长与投资不足

 

  状况描述:

  如果公司或个人的成长接近上限时,可以投资在“产能”的扩充上,以突破成长的上限,再创未来。但是这种投资必须积极,且必须在成长降低之前,不然将永远无法做到。然而大部分的做法是将目标或绩效标准降低,来使投资不足“合理化”。如此一来,“慢郎中”的产能扩充进度势将难以应付“急惊风”的需求快速成长,而使绩效愈来愈差,最后可能使成长逆转而使需求大幅下滑。(在第七章中我们将举神奇科技公司的结构来说明)。

  早期警讯:

  “我们过去一直都是最好的,我们将来还会更好,但是我们现在必须储备资源,不要过度投资。”

  管理方针:

  如果确实有成长的潜能,应在需求之前尽速扩充产能,作为创造未来需要的一个策略。坚持远景,特别是关键绩效标准的衡量,和仔细评估产能是否足够支持未来潜在的需求。如果成长已经开始减缓,此时切忌再努力推动成长环,应致力于扩充产能并减缓成长的速度。

  企业实例:

  如将在第八章中介绍的人民航空公司案例,该公司发现自己不能建立赶上急速增加需求的服务能量,然而并没有及早投入更多的资源在训练上或减缓成长的速度。结果是服务品质恶化、外来的竞争升高而士气低落。为了要不被持续的压力打垮,公司愈来愈依赖暂时的解决方案,最后连人民航空原本忠实的旅客,也不再乐意搭乘了。

  其他例子:

  ·有些公司成长到了上限,服务或产品品质正日渐低落,却只指责同业的竞争,或自己的销售管理阶层维持销售业绩的努力不够,而不知应努力投资于产能之扩充。

  ·仅有壮观的愿景,却从不实际地评量达成愿景所需要的时间与努力。

  ·当经济快速成长时,如果不及早投资扩充运输、水利、电力、通讯等设施、储备充裕人力、修订法令制度等等需时颇长的“产能”,反而努力推动成长,往往使成长愈来愈困难,甚或逆转而快速下滑。

  ·个人事业快速成长,然而身体健康或家庭和乐却长期投资不足,以致到后来无法继续支持甚至妨害事业的发展。

  (管理资源网www.earm.cn/田成杰2009-9-16整理)

____________________________

  摘自《第五项修炼》,彼得·圣吉/著,郭进隆/译,杨硕英/审校;上海三联书店1994年10月第一版。


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