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采购自动化带来的更快、更多、更便宜

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APCQ是一个美国机构,专注企业标杆研究、最佳实践和流程、绩效改进,以及知识管理[1]。这个机构做过一系列采购自动化的标杆研究,对比优异企业与滞后企业的表现,现总结如下,供企业在推动电子商务、采购自动化方面参考。

就订单下达周期而言(从需求确定到订单做好给供应商),优异的企业组平均只需要5个小时,意味着大多情况下,一个工作日即可;滞后的企业组平均需要15个小时,意味着两个工作日。自动化在这里扮演关键角色,让员工把宝贵的时间节省下来,投入高附加值的活动。

图1:下达一张订单的平均周期

资料来源:Cycle Time in Hours to Placea Purchase Order: Faster, Faster, Faster,www.mypurchasingcenter.com

就处理订单的数量而言,在优异的企业组,一个全职员工(每年)可处理2160张订单;在滞后的企业组,这一数据是362张,只及前者的六分之一。采购职能的标准化、电子采购系统都是效率提升的驱动因素,这也是为什么要自动化订单处理了。

图2:每个全职员工每年平均处理的订单数

资料来源:Purchase Orders Processed perProcurement Employee: Put Your POs on Auto,www.mypurchasingcenter.com

我们再看看采购成本。这里的采购成本是对于每1000美元的开支,从确定需求到款项支付,要花在整个采购周期的费用,比如人工成本、信息系统成本等。用通俗但有点拗口的话讲,就是要花多少钱来花钱。在优异的企业组,这一数字平均是5.31美元,也就是说采购职能的成本占0.53%;而在滞后的企业组,这一数据高达28.09(2.8%),是前者的5倍还不止。

图3:每千元的平均采购成本

资料来源:Procurement Benchmarks ShowWide Variation between Top and Bottom Performers,http://www.scdigest.com

自动化对成本的影响显著。对实现了采购自动化的企业,平均每34.5人就可以应对10亿美金的开支;而在没有自动化的企业,这一数字是74.6人,单人采购额不到前者的一半。折**人民币,就是在采购自动化的企业,平均每人能管理近2亿元的开支;而在没有自动化的企业,平均每人只能管理1亿不到的开支。当然,这些统计主要是针对北美企业的,对于本土企业,还没看到类似的统计。

那么,采购自动化究竟是什么东西?APQC也调查了众多的企业,针对直接和间接采购总结如下,供大家参考。看得出,在某些需求上,比如库存的可视性,直接采购与间接采购有显著的差异;但在绝大多数需求上,电子采购系统要求跟采购对象没有显著关系。

表:采购自动化的功能

资料来源:Procurement Benchmarks ShowWide Variation between Top and Bottom Performers,http://www.scdigest.com




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