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工作计划的最佳做法

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谈到计划,很多人心里充满了抵触,因为如果做得很细致,就感觉像一个紧箍咒限制了自己;如果不认真做,其实又是一个很没有意义的东西。

但是,在一个组织里,一定是需要各种计划的,多数人不愿意做计划的问题首先在于心态,其次在于方法,两者结合起来其实就是缺乏好的“做法”

现在的职场人在计划方面有一些误区,我们来解读一下:

首先,工作计划一定不要被繁琐的表格蒙蔽双眼,计划和表格是两码事,正如人和衣服是两个物体,但配合得好能加分不少。表格很重要,但老胡发现已经有一个不好的趋势,那就是很多人对表格的重视度远远高于了计划的内容本身。

其次,工作计划只是一个假设,任何事情只能追求更高的概率去保障完成,而非现在做的计划就能一成不变地去执行。

再次,很多人并没有对计划要做的工作有强烈的兴趣和责任,所以怎么会有兴趣来设计如何做这件事呢?

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老胡今天来谈谈工作计划的最佳做法:

第一招  凡事要趁早

谁都知道“早起的鸟儿有虫吃”,可多数人仍然在贪恋被窝。

对于一件工作的计划,一定要思考在前面,而非事情都要启动了,为了应付上级而编制一堆列表出来,自己都不愿意去看,更不会在执行的时候想着这些安排。

老胡建议,要多拿一些时间来思考未来事宜的计划,哪怕还只是一个雏形。

第二招  动态改善

如果事先做的计划一成不变,那达成的概率反而不见得高。

在执行计划的过程中,其实也是一个反复修改计划的过程。

必须要对计划进行动态的改善,这需要你经常回顾计划。

当初制定计划时所处的环境,涉及的人、方法、资源等,很可能已经发生了变化,你如果不随之调整,其实就是缺了要完成目标的决心。

老胡到一些企业去进行工作质询时,发现计划有问题,问到的实际情况和计划发生了很大偏差,很多人却坦然的说当时计划是这样,现在不一样了。

那为什么不动态改善呢?

请记得,优秀的企业和个人,都有个特点:

有计划地进行各项工作,且有计划地去进行改进!

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第三招  力求具体

在进行了初步的构思后,就要寻求各种资源、资料来将其变得具体化,变成可以行动的步骤来让自己更有动力去行动。

没有具体化的情况主要有几点:

A.  工作分解的颗粒度太大;

B.  负责人没有落实到人头,用部门代替;

C.  时间模糊;

D.  结果定义不够清楚;

E.  是否能完成,没有衡量,只是写出来;

例如某项工作设定为:完成XX新产品开发。事实上,这件工作可能涉及到很多的人、部门、资源的协调、市场调研等,如果笼统在一起,设定一个负责人,最终很可能会延误或者成果不尽如人意。应该再进行分解,直到做计划的人,能够对自己写下的任务,明确完成成果、明确时间跨度、明确责任人,且心中没有担忧,有较大的把握能够按照自己的进度完成为止。

第四招 共同参与

很多人都犯了一个错误,当一项任务的负责人,自己就定义为都是自己的事了,埋头做计划,缺乏与相关联人的沟通,计划没有别人参与,出现协调问题时就会觉得全世界都不配合。

实际上,我们很多跨部门的项目或者某件工作,的确存在就一个人做主要事情的情况,但并不是就无需其他人员的信息或者支持。一个人要把计划做好,在构思的时候,就要充分地设定好会受到什么因素的影响,哪些人会参与进来,哪些人会有阻力,在计划之初就要争取更多的人参与,只有参与了计划,他们才会觉得支持也是他们该做的事之一,否则支持力度大小就要看脸面和人情了,这也是很多企业工作滞后、部门协调出问题的重要原因之一。

试问:你的计划我都不知道,或者你把我放进去了,都没知会我,需要的时候突然来找我,难道我整天等着你没别的事吗?怪我不配合?我可不认。

各位朋友想想,是不是这个道理?

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第五招 重视里程碑

计划很重要的特点在于有序推进,而里程碑就是设定在计划中的关键环节,一个里程碑没有达到,是无法往前推进的。

有人就笑了,这个工作做不完,我可以提前做后面的工作啊?

看起来好像有道理,但事实上呢?

我们经常出现效率不高,不是因为不会做,也不是不愿意去行动,而是什么事都缠绕在脑海中,这个要做,那个也要做,将自己缠绕起来,缺乏优先级的思维。

对于设定的里程碑事件,无论如何也要在设定的时间点达到要求,否则没有紧迫感,离终点还很远,工作就会延误。

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总的来说,老胡建议:

1. 如何去构思一件事情的框架,要优先于你列出如何一步步去做;

2. 构思,是你刚面临一件事情时如何看待它,不要等待详尽的数据或其他任何会阻碍你开始构思的因素;

3. 一旦构思出框架,对事情的整体有概念,对整体时间跨度和结果定义明晰后,就要策划如何一步步实现,需要具体化,并设置里程碑,将远期压力分解到过程中,搭建出实现路径;

4. 计划的编制过程中,一定要思考人的因素,一开始就要把可能影响到你计划的各种人和资源考虑进来,尽可能让他们参与你的计划思考,提出意见。哪怕只是进行一场非正式的谈话,讲清楚你要做什么,过程中可能哪些地方需要他的支持,再听听他的建议。

老胡相信,当你去认真策划一件工作,并试图让别人支持,且一步步实现过程成果,最终按照自己的想法来实现整体计划成果,体验这样一个过程之后,你会爱上计划,因为它绝对不仅仅是做一个表格,写一些文字和数据。

作者:胡浩老师

首发公众号:胡言非语

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