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信息管理

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一、概述

信息管理是对企业经营所需的市场预测、客户反馈、生产营销数据、人财物评价标准指标及其实际指标的收集、整理与运用进行管理,从而提高决策的准确度和有效性,改善经营方式、改善企业管理。主要内容包括:信息种类管理、信息收集管理、信息传递管理、信息存储管理、信息运用管理、查阅权限管理、保密管理、信息系统维护管理、信息化管理、信息档案管理等。

二、实战方法

信息种类管理

一般企业将信息类别分为三种:宏观政策信息、内部经营信息、外部市场信息。笔者建议分为五种:宏观政策信息、行业趋势信息、竞争对手信息、外部市场信息、内部经营信息。这种划分其实就是把宏观政策信息和外部市场信息作了细分,以便信息收集和管理更有针对性和实用性。五类信息包含的主要内容如下:

1.宏观政策信息:国家经济决策、国家产业政策、国家调控政策、国际经济形势、国际金融信息、大宗商品价格走势、影响国计民生的政策**等。

2.行业趋势信息:新产品新材料新工艺的研究成果与市场推出时机、行业领军企业的新产品新动向、行业原材料市场变化、行业协会简报、行业协会研讨会发布的报告等。

3.竞争对手信息:主要竞争对手的市场策略、价格变化、客户变化、竞争对手针对本企业市场策略制订的竞争方案、竞争对手推出的新产品、竞争对手的促销活动等。

4.外部市场信息:市场变化信息、市场活动信息、渠道支持与维护信息、销售总额、货款**信息、客户增减信息、产品或服务反馈信息等。

5.内部经营信息:人才引进信息、人员变动信息、财务收支信息、物料供给信息、设备维护与运行状况信息、生产计划与进度信息、产品研发信息、工艺革新信息、安全信息、质量信息、管理改善信息等。

 

信息收集管理

信息收集管理主要是确定信息分类收集责任人,确定收集方式和联系对象。

宏观政策信息通常指定企业高管分头收集,或者是与政府机关有工作联系的特定岗位人员,如财务经理负责收集工商税务管理的宏观政策信息,人力资源经理负责收集国家劳动和社会保障方面的政策信息。

行业趋势信息通常指定专人收集或专人负责与业务人员共同收集相结合。业务出身的企业负责人也可以兼管此项收集工作。

竞争对手信息收集通常由市场总监负责、全体业务人员分区域配合。

外部市场信息收集通常由客服专员负责,全体业务人员配合。

内部经营信息收集由企业信息专员负责,各单位负责人及全体员工配合。

企业所有信息收集工作最后都由信息专员汇总。

 

信息传递管理

信息传递管理的主要工作是建立传递渠道,提供传递便利,规定传递频率,设立信息提供奖励制度。

建立信息传递渠道是指建立企业局域网、设立企业在线沟通平台,当在线传递不可实现时,提供标准表格方便传递。规定特殊或紧急信息的电话或短信传递方式。

信息传递频率是指按照企业经营需要或统计分析需要必须在固定时间传递的信息。企业外部市场信息和内部经营信息都必须定时定点传递。

信息收集具有广泛性和灵活性,企业为了鼓励员工外出时尽量收集对企业有帮助的信息,有必要设立信息提供奖励制度。可采用的方式有普奖或专项奖励,也可以二者结合使用。普奖是指凡是为企业提供信息的员工都可获得奖励,奖励标准为一条信息一元。专项奖励是指评定信息运用效果后决定,视信息运用所产生的价值决定奖励额度。

 

信息存储管理

能否让企业信息资源共享,存储管理是关键。企业信息存储管理必须做好以下工作:

1、现代企业均有必要设立信息专员负责企业信息存储管理。

2、配置信息存储设备设施,防止信息丢失、信息破坏。

3、信息专员按信息类别分类存储,重要信息提醒主管负责人撰写信息分析报告、拟订应对策略或应对方案报批。

4、信息专员进行信息汇总,定期编辑信息简报,提供有需要的员工查阅。

5、信息存储同时也是信息档案管理的一部分,要与信息档案管理相结合。

 

信息运用管理

信息是决策的依据。信息收集的目的就是为了运用,为决策提供参考,为考核提供数据,为市场调整提供数据支撑,为方案制订提供数据支撑。信息运用管理是企业信息管理的核心和重点。企业做好信息运用管理必须注意的事项如下:

1、建立信息共享通道,让需要信息的员工第一时间获得信息。

2、为创新或设计新方案的员工运用信息提供查阅方便。

3、组织信息运用成果评定,并将信息运用成果归档。

4、将需要全员知晓或引起警觉的信息公布,激励或警示众人。

5、定期召开信息运用协调会或研讨会,推动企业管理水平提升和工作效率改善。

 

查阅权限管理

查阅权限管理主要是为了防止信息泄漏,而不是限制员工查阅。凡是工作需要查阅信息的员工,企业与其工作相关的信息资源都对其开放。不设查阅权限会导致企业网络拥堵,也会给不法分子网络入侵提供方便。当然与其工作无关的信息当然不予开放。企业信息查阅权限管理必须注意的事项如下:

1、查阅权限授予岗位,凡是这一类岗位员工均有查阅权,不因人而异。

2、在人员发生异动后,企业有必要更改查阅密码,并第一时间通知拥有查阅权限的员工。

3、信息的复制、外传必须经过企业负责人或其授权人审批,信息专员登记后协助**。

4、超越权限查阅履行审批手续,信息专员不得擅自扩大信息传递范围。

 

保密管理

信息保密管理主要是风险管理,信息查阅权限管理也是信息保密管理。企业进行信息保密管理要做的工作如下:

1、进行全员信息教育,让员工掌握信息保密的原则、规定,掌握信息传递和运用方法。

2、信息运用与信息提供分工。对外信息提供实行专人负责,其他运用信息的员工无权对外发布或提供企业信息。

3、定期检查企业电脑、U盘的存储信息,对有泄密风险的电脑、U盘进行加密处理。

4、对存储过企业商业机密的报废电脑硬盘、关键芯片实行粉碎处理。

5、全员养**走电脑关机或设置休眠状态的习惯,不给不法人员可乘之机。

 

信息系统维护管理

企业信息系统维护一定要有专人管理,同时还要与专业机构签订定点服务合同,以防企业员工不能自行解决系统问题时能够得到专业机构专业人员的及时帮助。企业信息维护管理必须注意的事项如下:

1、企业信息设备设施实行专人负责,定人管理,建立信息设备管理台账,转移、交接登记。

2、非专职人员不得随意调整或更改系统硬件、修改系统软件。

3、信息设备设施不得随意丢弃或变卖,由企业专职信息管理员按公司统一规定处理。

4、企业建立信息备份系统,在聘请企业外部人员维修信息设备设施时,先将涉密资料导出,再请专业人士维护。

5、外聘人员维修维护信息设备设施时,企业必须派人全程陪同,一方面学习经验,另一方面防范信息泄漏。

 

信息化管理

信息化管理是企业管理方式或管理手段的全面升级,这是一个包含信息管理在内的概念,是企业发展到一定阶段的主动选择。也是现代企业全面公司化运作转型成功的标志。信息化管理已摆脱了传统的手工操作、手工传递信息阶段,而代之以信息化的手段实施企业管理。它将彻底摆脱企业对个人的依赖,而是走上靠系统管理企业的良性发展轨道。企业信息化管理成功的标志有以下几点:

1、企业实现了制度化、流程化、标准化、信息化管理,遵循规则做事被视为理所当然。

2、企业实现了无纸化办公,计划、任务、工作结果均可在线发布、在线跟踪。

3、企业实现了系统管理,任何个人对制度、规则的破坏都会被**。

4、企业管理者大大减少,每一个员工都能够对自己的工作负责。

5、企业管理行为、经营过程均可追溯,公正、公平、客观评价员工贡献变成现实,让企业自我总结、自我完善变得更加容易。

6、企业对员工个人失职的追究变得简单易行,逃避责任在信息化时代将被视为最愚蠢的行为。

 

信息档案管理

信息档案管理除了对信息本身的存储归类进行管理之外,还有一个很重要的内容就是企业其它档案的信息化处理。也就是说现代企业的档案将有两种形态存在,一种是传统的纸质档案或实物档案,另一种就是信息档案,也称为电子档案。传统档案由各系统负责人或企业指定专人保管,信息档案则由企业信息专员统一保管。所有纸质档案或实物档案都必须将其关键信息录入企业数据库,即建立企业电子档案。电子档案必须进行备份处理,同时打印纸质目录存档。电子档案的分类原则与管理方法与传统档案管理基本相同,但是其技术含量更高,因此企业负责信息管理的员工必须专业人才担任。

 

三、参考案例

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