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赵磊:别再围着日常事务跑圈了

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 “您说那个创新计划?实在抱歉啊领导。我这两天特别忙,还没时间想呢……您看我手上还有一份210页的年报要审校、一会儿还有两个会议要开、晚上还约了经销商吃饭、客户服务部那边还有两个棘手的投诉要处理……,这都两点了,我中午饭还没吃呢……”

      我看着桌子对面正在电话里给领导认错的张总。天气不算热,刚刚进入春夏交季,张总硕大的脑袋上已经有汗水浮现了。张总放下电话,略表歉意地看着我说:“赵老师,就这么个情况,您看我这一天天忙的脚不沾地的,老板安排的新业务也顾不上弄,一会儿一个事,一会儿一个事,不管吧又都是正事,而且还都很急,可您说“咋就不出活儿呢!……”

      你是不是每天也像张总这么忙碌?

     很多伙伴都学习过《高效能人士的7个习惯》,其中有第三个习惯是“要事第一”,讲的是如何基于愿景、价值观进行良好的时间管理,尽量多做重要而不紧急的事,养成抓住最重要目标进行突破的习惯。在实际工作中,会发现这个真的好难,因为总是会发生一堆突如其来的事情,占据掉我们本来计划要思考、反思、创新的时间。这些突如其来的事情把我们搞的精疲力竭,可又推不掉,因为它们都是正事,都是组织当下亟待解决的事情。

     于是,很多伙伴明明心里知道应该做那些重要而不紧急的事,但却迫于压力不得不在日常事务中转圈,慢慢地就越来越少有激情去做那些该做的事了。

     别担心,这种情况不只在你一个人身上出现,其实它是一种普遍现象。当我们准备做一些重要事情的时候,往往被日常事务所羁绊,这也是为什么很多公司重要目标不能够很好落地执行的关键因素之一。

     这些被我们称之为日常事务的工作,周而复始地占据了我们大量的时间与精力,而且他们还具有一个显著特点-“紧急”,组织规模越大,这种情况越普遍。你会发现这些日常事务把你变成了整体链条上的螺丝钉,你如果不处理好,还会影响到更多人的工作流程。

     如果不做这些事情行不行呢,还真不行。因为,这些日常事务其实就是保持你的组织正常运作的事情。我们为了保证组织的正常运转,必然会将大量时间和精力投入到这些流程之中。不过这带来的后果,却很可能会是最重要目标的延宕。这也是为什么很多组织执行差的重要因素。

     我们来看下图:

blog_20170606103501.jpg

      我们会发现,日常事务有两个特点:一个是紧急,它逼着你去做,另外一个是时间长,占据你和团队大部分的时间。重要目标也有两个特点:重要,你需要去做,但却只有20%的精力去完成。这就是为什么很多组织新的举措执行不下去的重要原因。我们明明知道需要去做,但却被大量的日常事务消耗了时间与精力。

     怎么办呢?我们可以从以下角度进行考量:

  1.   坚持聚焦最重要的目标;

      每个团队的精力与资源都是有限的,我们要时刻问自己这样一个问题:“在周而复始的日常事务之外,值得我集中所有精力去完成的事情是什么?”这件事情将成为改变你、你的组织最重要的目标;

2.   保证留出不少于20%的时间做最重要的事情;

      最重要的目标是能够为你、你的组织带来最大价值的目标,你需要为它在80%的日常事务时间之外,保留超过20%以上的时间。我们并不是要压缩日常事务的规模和复杂程度,而是要在日常事务中找出与最重要事务相关的那部分内容,它们当前可能是杂乱无章的,但经过梳理之后,会对最关键目标有更正向的支持;

3.   改变你(团队)的工作习惯从聚焦目标开始

      新事务的成功往往依赖于新的行为习惯的建立。过往的目标复杂且多样,现在当我们把部门目标锁定在一两个最重要目标上的时候,专注的成果会激发团队成员的动能。利用每周定时召开的30分钟专项会议,可以帮助团队成员更加聚焦于目标,以促进工作习惯的改变。这些局部的变化,将直接促动整个组织向着一个方向推进;

4.   锻炼专注于一件事情的能力

        过往,我们经常说要“一专多能、一心二用”,养成同时处理多个事情的能力。其实,这并不是一件可喜的技能,因为这意味着可能牺牲了在主要事务上的专注力,同时处理多件事情会让我们分心和超负荷运行。长此以往,会陷入疲于奔命的窘境。相比来讲,当我们的注意力集中在少量关键目标的时候,团队更容易兴奋,也更容易提升思考与推理的能力。对于那些与最重要目标关联不大的事情,只要保持适当的关心就好。

 

        团队在开创新业务时,最难的一件事,是团队成员行为习惯的改变。因为单纯的发号施令已经不足让团队成员做出行动承诺。只有管理者与团队成员一起思考这句话:在周而复始的日常事务之外,值得我们集中所有精力去完成的事情是什么?”,并达成共识,并专注于斯,才能成为组织发展的关键助力。

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千山木雪

放权,不放权都是空谈

2017-06-07 11:15:14
 
 

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