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赵磊:究竟什么是结构化研讨?

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最近总是听朋友们谈论结构化研讨、结构化讨论的名词,一时心血来潮就问了几个问题,可能我这些问题太简单了,大家用奇怪的目光看着我,却没有一个人回答。

我的问题是:“究竟什么是结构化研讨?什么是结构化?适用哪些范畴?好处有哪些?包括哪些方面的内容?……

想了想,可能大家对这种浅层面的内容不太感冒,就像我上次想请个老师给我讲《道德经》一样,被人家奚落说《道德经》还用请老师教是一样的。

开始在书柜里找答案,还真发现了一本书,书名是《结构化研讨:参与式决策操作手册》,不过有些失望,通篇都是讲怎么操作,却也没有定义。

于是,请度娘来帮忙。终于搞明白了什么是结构化:“结构化方法(SD方法)是一种传统的软件开发方法,它是由结构化分析结构化设计结构化程序设计三部分有机组合而成的。它的基本思想:把一个复杂问题的求解过程分阶段进行,而且这种分解是自顶向下,逐层分解,使得每个阶段处理的问题都控制在人们容易理解和处理的范围内。我以为标示为红色字体的词句应该是这段话的精髓。

为什么是个过程?

那什么是结构化研讨呢,这个才是今天的重点。那我来做个定义吧。我以为结构化研讨,即团队分阶段、分层次地针对某一问题展开深入对话,并就成果达成共识的过程

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在结构化研讨的模型中,有这样几个关键要素:

1.逻辑结构:括三个部分,第一,清晰的焦点问题,即我们今天要讨论的是什么话题,要解决哪几个问题;第二,明确的会议目标,即我们是务虚会,还是问题解决?预计会议结束的时候,我们要达成什么样的目标?第三,会议的成果是什么?这里面达成的成果,一定是可量化的、可准确描述的、可用于指导会议后落地践行的。第四,会议的决策策略是什么?采取什么样的方法进行决策?一人决策、举手表决、少数服从多数还是其它决策方式?

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2.流程结构:基于整体逻辑结构,为了达成会议的目标与成果,我们准备采用什么样的流程设计?先讨论哪个部分?再讨论哪个部分?是从易到难还是从难到易?先分析现状还是直接讨论原因?各流程环节之间的关系如何?该流程能否最大限度的保证团队向着预期的目标前进?

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3.内容结构:每个流程环节中要讨论的子问题是什么?每个子问题讨论的预期成果是什么?这些讨论成果与总目标的关系如何?

4.对话形式:在对话中应用什么样的方法、工具?采取一对一、一对多还小组对话为主?采用头脑风暴、团队共创、小组讨论还是其它的什么样的工具?如何创建安全的对话氛围等等都是这个部分要考虑的问题。

我经常看到很多伙伴谈到结构化研讨的时候,会片面也理解结构化研讨就是讨论的结构化形式,比如常见模式为:“个人思考-小组讨论-小组代表发言”。其实,这种模式仅仅是结构化研讨中的一个方面,真正的结构化的研讨,应该从会议逻辑与流程出发,最后才会考虑到现场的讨论形式。毕竟现场的讨论形式是要为成果服务的。

5.参与角色:会议将邀请什么人来参与?参与者依据什么进行分组?分组的目的与总目标之间的关联度如何?各组中都将设置什么角色,分别的职责是什么?主持人在整体研讨过程中的责任是什么?如果出现意见冲突等突发情况,谁负责提供专业性的意见?


结构化研讨的好处

 以上的描述,大家可以看到结构化研讨的好处有以下几点:

1. 过程可控:由结构化研讨是按照一定层次对问题进行分解后展开的,相对一般讨论来说,不会出现大范围跑题的情况,过程是可控的;

2. 时间可控:结构化研讨很大的一个特点,就是每个环节的讨论时间预先进行了设计,针对不同的问题会匹配相对应的时间,保障了整体研讨活动的时间安排;

3. 成果可控:由于结构化研讨,在开始之前就有了比较清晰的成果预期,所以只要不出现大的偏差,会议结束时成果是可以达成预期要求的。

4. 平等对话:结构化研讨让每个参与者都有机会发言,这一点异于其它的讨论活动。现在很多会议还是一言堂或者“嗓门大”的会占据大部分的时间,大多数人没有机会表达自己的观点。结构化研讨却给了所有参与者平等发言的权利。

实际上,在我经历过的众多会议中,凡是结构化的会议一般来讲都会取得不错的成果。那些具有议而无果、议而不决、决而不行、跑题严重、时间拖沓特点的会议,往往是结构化方面有很大的提升空间。


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