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减少繁文缛节,帮助供应商降低间接成本

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对供应商的价格进行分析,你会发现直接成本(直接人工和材料)只是总价格的一部分,有时候甚至是很小的一部分。真正占大头的往往是间接成本,而很多间接成本往往与采购方的要求有关。理解供应商间接成本的来源,有助于理解供应商产品价格高居不下的原因,也有助于帮助采购方采用适当的手段降低采购成本。

案例背景

迫于市场压力,某家国防领域测试设备生产厂商正在努力降低采购成本。该公司的一位采购经理雄心壮志,希望采用科学的成本分析法,从源头抓起,即通过分析供应商的成本组成,与其所报的价格进行比较,找到降低采购价格的机会。然而通过分析,他发现供应商的直接人工和材料等直接成本只占总价格很小的一部分,但就目前的报价,供应商的利润并不是很高,已经处于合理范围的底线。还有很大一块成本到哪里去了?为什么会有这一部分成本的产生?作为采购方,是否可以帮助供应商降低这一块成本呢?

其实,在很多情况下,直接成本(直接人工和材料)只占到供应商报价的很小一部分,大部分价格来自间接成本。而有些间接成本很大程度上跟采购方的要求有关,比如采购方的各种繁文缛节式的规章制度。

以美国国防工业为例。该行业的大多订单来自美国政府,比如**。**的繁文缛节非常多,从图纸到规范到制作过程都有严格的规定,例如图纸、图名、图号、字体、说明、比例、变更等都必须严格按照规定进行。再比如规范,众多的研究所负责制定各种各样的规范,从格式到内容到测试,动辄几十页。生产流程控制也是如此。这些繁文缛节很大程度上是因为政府对供应商缺乏有效的监控手段,也从根子里反映了政府对供应商的不信任。适当的规定有助于标准化,有助于保持质量稳定;但过于详细又成为了制约供应商的条条框框,造成间接成本飙升。

为什么呢?因为供应商得花很多的人力、物力来维护这些文档。而采购方的人员又往往照本宣科,定期或不定期对供应商进行检查,大都以检查文档是否符合要求。这一思路并没有什么错,但是过分重视文档,可能反而把人员、设备和生产流程等真正的“硬件”给忽视了。供应商也为了应付检查,上有政策,下有对策,忙于做纸面工作,甚至设立专门的人员和部门来应付检查,纸面与实际脱节,也是质量问题不断的原因之一。质量问题到了极点,双方严重对立,采购方的第一个问题便是供应商是否遵守采购方的规定(图纸、规范、批准的生产操作流程等);而供应商的答复是逐字逐句按照采购方的要求做了,明知有些规定不合理也照办。这样,供应商的责任则从保证最终质量到保证按规定加工,一出质量问题就是互相扯皮。但现实是,采购方不管想得多周到,总不可能把所有可能出现的情况都总结出来,让供应商照章办事。从另一方面讲,供应商之所以存在,是因为他们术业有专攻,是这一方面的专家。采购方懂得再多,八成也是外行管理内行,流于形式而已。结果是,质量没提高,成本倒增加不少。羊毛出在羊身上,这成本最后还不是由采购方买单。

有趣的是,因为美国政府是美国最大的买主,它的主要部门例如**的做法对工业界影响很大,很多行业都采用类似美国**的做法,例如飞机制造业、半导设备制造业等。从技术角度讲,美国**的技术规范对形成行业的统一规范有积极意义,甚至有些行业直接就采用军事规范。但从文档控制和流程管理等方面,其繁文缛节又成了套在供应商头上的条条框框,甚至是紧箍咒,成为间接成本的重要来源之一。

上面这些一旦成为行业标准和公司制度,就很难改变,因为有风险,有时候度的问题很难把握。公司管理人员也不一定愿意去承担这个风险,尤其是大公司。但在这些之外,采购经理在制定采购细节和提出具体要求之前,可以想想这些规定和要求是否确实需要,有没有更好的“少花钱、多办事”的方法,这往往对供应商的成本控制有非常大的好处。比如一些公司对于采购器件进行明确分类,分为关键和非关键器件:关键部件要求供应商按公司要求做品质控制过程的记录、QA检测记录等,有些资料和文档要随产品一起送到公司;但对于非关键器件则尽可能地简化流程。

值得注意的是,职业采购人中,很多人属于办公室类型的,讲究流程控制管理,善于给供应商制定规章制度。但由于欠缺实际生产经验,很多制度在管理层面上看很好,在操作层面则很复杂,难以实施,不一定解决问题,却增加不必要的成本。这样的规章制度,定不如不定。其实从管理角度讲,决定哪些要管容易,决定哪些不要管难。不管是选择作为还是不作为,一定要慎始如终,不要轻率地制定条条框框。条条框框制定容易,解除却难。它们不但会制约供应商,增加成本,也会成为制约采购方自己的枷锁。因为执行得时间长了,就成了制度;成了制度,公司上下就必须得遵守。作为采购方,要认识到自己可以影响供应商成本,要认识到在很多情况下,不是供应商,而是采购方在增加成本。

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