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为什么制度关不掉一盏灯?

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为什么制度关不掉一盏灯?

合众资源·3A顾问董事长,刘承元博士

首先分享一个故事:某企业有一个开放式的大办公室,有200人在一起办公。由于管理不到位,经常发生办公室的灯、空调彻夜未关的现象。最近,公司高层也知道了此事,指示行政部必须强化管理,尽快解决问题。

为此,行政部想了许多办法。他们起初想到贴上一张“人走灯灭”的温馨提示,并在早会上强调了此事,效果不佳;后来,行政部发出了言辞恳切的通知,要求大家务必注意,效果也不好;再后来,干脆出台相关处罚措施,抓到“犯人”罚款100元等......总之,他们期望通过制度进行管理,而所有这些制度实施之后开始还能起到一定作用,但时间一长,由于惰性使然往往不了了之,老问题还会继续发生。看得出来,因为每每采取措施之后效果总是不如人意,管理者往往会在制度建设上不断加大力度......结果是,制度加码,管理复杂,效果不好,员工抵触。

类似的问题也发生在酒店。酒店老板每当看到客人离开客房之后,电视和电灯都开着,很是心痛。他也曾想过用制度解决问题,但是他明白,客人不仅不会理会他的制度,甚至还可能因为这些制度坏了心情,酒店有可能因小失大。后来某酒店员工开动脑筋,想出了一个两全其美的办法来:房间钥匙(IC卡)既可以开门,还可以插卡取电。客人离开的时候取走钥匙,电源立即被切断。酒店的这个联动方法,属于机制的范畴,是防呆机制的一种(傻瓜都能做对)。它源于智慧,优于制度,管理简单,效果良好。

针对同一个问题,有一家公司的员工想出了另一个办法:他们在办公室大门的门楣上方悬挂了一个卡通画,只要一锁门,卡通画会掉下来,上书“你关灯了吗?”。这个联动方法,也属于机制的范畴,是纠错机制的一种(提醒关门人纠正可能的错误)。

从故事中,我们懂得一个浅显而伟大的道理,制度固然重要,但机制比制度更重要,更可靠。所以管理者务必充分认知机制的力量,活用各种机制,把管理做简单,改善管理效果。大到国家或社会管理,小到企业或家庭管理,都要善用机制的力量。

那什么是机制呢?所谓机制,就是一种牵一发动全身的结构化方法,它会对管理对象产生远大于制度的约束力。根据约束力大小,可分为硬机制、强机制、弱机制三种。顾名思义,硬机制产生硬约束,强机制产生强约束,弱机制产生弱约束。在具体管理实践中,各种机制并不是完全等同于三者之一,而更多地介于这三者之间。下面用几个例子进行说明。

在一家企业,为了防止员工在装配机器过程中漏装螺丝(最容易犯的错误),人们提出了这样几种机制。第一种是,在复数个螺丝盒上安装感应器和蜂鸣器,只要作业者未按规定顺序从螺丝盒中拿取螺丝,蜂鸣器就会报警。第二种是,设计了一只有复数个手指的机械手,手指末端装有只能吸起一颗螺丝的磁铁。每个装配节拍开始的时候,机械手会自动吸起规定数目的螺丝,操作者只要把机械手上的螺丝装完就行。第三种是,事先把每台机器所用螺丝分别配送在不同工位上,各个工位作业者只要把配好的螺丝装完即可。虽然以上三种机制的约束力不同,但是都能不同程度减少员工犯错的机会。试想,如果有人试图以诸如“每漏装一颗螺丝罚款100元”这样的制度来解决问题,是十分可笑的。

在一家生产复印机的工厂里,复印机侧面需要安装一个散热排风扇,这个风扇一旦装反了,就会导致机器过热损坏。但由于是流水线作业,作业者长时间重复劳动,一不留神就可能出错。后来主管要求作业者增加检查环节,即装完后用手试一下风向。即便如此,也还有装反的可能。为了解决这个难题,最彻底的办法是,修改排风扇正反两面的结构(更改模具即可办到),使得排风扇反向无法安装。但是由于更改模具需要投入一笔不小的资金,一时还下不了决心。后来,作业者开动脑筋想出一个办法解决了问题,即在排风扇旁边装一个风筒,风筒的另一端装上一纸质小风车,如果装配正确排风扇就会正常排风,风车就会不停旋转。如果发现风车不转,就要及时进行检查,要么排风扇装反了,要么风车坏了。

总结以上事例,我们发现,借助于制度的管理通常都是事后实现的,这样的管理不仅效果不佳,而且失败成本和管理成本高。而善用机制的管理通常都是事前实现的,防患于未然,不仅管理效果好,而且管理简单、高效和人性化。

在诸如反腐败、减上访、防犯罪等社会管理实践中,机制同样十分重要。只要我们能够转变观念,走出制度迷信和制度依赖的误区,善用机制的力量,就可以极大地提高社会管理效率,有利于建设和谐、平安社会。

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奋斗吧青年!

改善机制比制度更重要!

2016-01-06 08:21:03
请不吝指教

2015-12-30 15:06:48
君林

这是一篇很好的文章,他告诉我们做管理并不是靠制度。从另一个则面告诉我们解决问题的思维不能扁平化,要学会用逆向思维去分析解决。

2015-10-22 15:56:23
晨华社区治理解决方案

制度是堵,机制是疏

2015-10-19 08:29:47
斜雨听风

我认为这篇文章写的非常有道理的,人在工作的时候,没有谁想不好好做的,对于容易出问题的事情,管理者首先要做的必然是机制和流程设计存在不足,需要进行排除和完善。

2015-10-19 08:24:18
楚男

管理就是要灵活的根据实际情况选择不同办法 其目的都是解决问题,但是解决最有效的不一定是制度 我觉得,这跟XY理论有关 针对不同的人要用不同的办法

2015-10-16 11:16:24
大豆豆泡

既有实践的案例,又有对案例背后机制的引导,一片绝好的文章。 更多的,需要管理者去考虑如何对一线问题从预防和规避入手建立合理的机制,来避免事后的处置。 很多管理者,尤其是一线管理者,盲从于绩效管理和激励措施的效果,过于注重实际操作中对错误和失误的奖罚方式,忽略了其实管理者的责任是管理好整个团队避免问题,实现高效的更深层次的管理目标。

2015-10-14 08:31:56
工厂管理

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2015-10-11 22:50:59
栀-zi & to-豆

凡事预则立,好机制防患于未然,感谢刘博士精彩分享!

2015-10-11 19:22:58
 
 
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