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企业信息化建设的三大误区

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最近有一个哥们很郁闷,找我诉苦:“我们现在软件做得差不多了,但是实施起来难度很大,员工不愿意用,老板的意思是既然要做软件,那么软件就能要求员工必须用。软件如何去迫使员工必须用呢? ”他夹在中间感觉非常为难,不知道该如何回复老板。这种情形,我一听就感同身受,完全能够理解他的处境,为什么?因为这现象在软件行业,尤其是企业信息化的过程中,相当常见。
 
过程一般是这样:
1. 公司高层上套新系统,员工却不愿意用;
2. 于是高层推出行政命令强迫员工必须用;
3. 员工依然不配合,当被追究时,说软件不好用;
4. 公司领导找到倒霉的开发团队,说你的软件必须要解决员工不愿意用的问题,这是你软件的问题;
大家来评评理,到底是哪里有问题?
 
之所以会出现这样的事情,究其原因有很多,然而主要的问题还在于大家对“企业信息化”的认识不够到位,缺乏正确的方式方法。为了帮助大家少走些弯路,我这里总结了下企业信息化过程中常见的三大误区:
 
误区一:所有的问题都是软件的问题;
这里我必须替勤劳实在的技术人员说句话,企业信息化的问题,还真不是仅用软件就能解决的,这里面还有很多其它的问题,譬如企业文化的问题、变革的问题。为什么这样说?因为软件是为企业业务服务的,上新系统时,常常会对企业现有的业务流程、工作方式等带来改变(通常都是企业管理层想对它们进行一些升级或优化),而这些改变常常会对一线人员带来一些负担(有时候仅仅是让他做出改变就已经是负担了)。如何让基层员工主动来配合或适应这些变化,如何消除或降低基层对变革的抵触,是软件的问题么?
 
误区二:基层用户只需要拿到软件去用即可;
这里我是替企业基层说句话,请不要忽略他们的需求,他们在工作中也会遇到很多问题,也需要有人能帮他们解决问题,而不是简单地由外面来强加一套程序要求他用(通常这会增加他的工作内容)。很多时候,实际的工作情况并不是远离一线的企业高层所想象的那样,更不是另一家公司的程序员所能理解的。如果他们对一线工作不理解,同时又没有让一线人员参与到整个程序的开发过程中,做出来的东西适用么?
 
误区三:可以靠行政手段实现信息化;
这是长期处于权力中心的人,最愿意相信的假象。在企业里,公司高层倾向于认为通过行政命令,以及规章制度的要求,可以迫使大家接受信息化带来的改变。然而不要忘了中国的老话“上有政策,下有对策”,在聪明的中国人面前,要让他接受自己所不认可的东西,那是非常困难的。要么是做做表面功夫应付下,要么就是暂时被动接受了,以后你没盯这么紧了再反弹。无论是哪种情况,都让企业无法充分利用信息化带来的优势,甚至是根本达不到上软件系统的初衷。
 
那么问题来了,既然这样行不通,我们应该如何做才好?出路在何方?
其实,引入软件系统跟引入一套新的管理流程一样,涉及到企业变革管理的问题。企业领导层最好平时就打造一种精益求精、拥抱变化的企业文化。并且在上系统前,内部充分沟通,让大家了解到上这套系统对公司和他个人的意义,从意识上先让员工接受这个变化并为之做好准备。同时,还要在系统开发的过程中,尽量让员工代表多参与,使软件能够体现他们的需要,解决他们的问题(而不仅仅是企业领导层的),甚至是派员工代表跟软件团队一起工作。这样在系统上线后,要求大家使用时,阻力应该会小些。如果依然遇到员工抵触,不要简单归结为是这个员工的问题(行政处罚)或者是软件的问题。要深入沟通了解下他为什么不愿意用,到底是什么阻碍了他?是个人的问题就提供帮助(如进行培训),是软件的问题就要求改正。另外,软件系统也可以分为几期逐步完善,小步快跑,不要试图一步到位,这不但能降低实施的压力,而且也符合“需求渐进明细”的规律。
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