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“我来管管看”系列:如何控制采购物料实物不入库所带来的风险?

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开篇语:国家鼓励企业调结构、转型发展,中国制造的未来是先进制造。先进制造,单是机器设备等硬件先进是不行的,更需要企业打造软实力,向管理要效益。一个业务,如果“我来管管看”,那会怎样? 说说业务中的怪现象,谈谈业务中难问题,看看哪些因素受到人的影响? 延展整理在先进制造研究中的点点滴滴,从一线出发,一线视角,由点及面,通过谈具体现象,分析管理者与被管理者的言行,探讨改善建议方案,分享企业运营、业务管理的方法和经验,形成一个“我来管管看”系列文章以馈读者。 本文为“我来管管看”--先进制造研究系列专题文章之一,文中提到的类似问题,您在企业是否也遇到?您的解决方案又是什么样的呢?

博主推荐延展咨询资深顾问 何宇卓文章

制造型企业有时会出现采购的实物不做实际入库的情况,多发生在以下两种情形:

第一种情况:采购的是原材料,但原材料不经入库直接发往第三方供应商进行加工处理,然后再对加工后的半成品进行入库。有一个典型的例子是关于复合板采购,如果复合板的基板供应商与成品供应商不一致,那么就会出现基板材料实际不入库,直接发往成品复合板供应商进行二次加工,加工完成后再对成品复合板进行检查入库的情况。由于复合板的基板材料是直接发往第三方工厂进行加工生产的,本企业的质检部门就无法检验和复查基板材料的质量。虽然第三方供应商在加工复合板之前会对基板进行相应的检测,但是这些检验结果往往不被本企业质检部门所掌握,于是企业难以提前预防物料的质量问题,一旦原材料爆发质量缺陷,影响面将很广,问题严重时可能会大大延长产成品的生产周期。

第二种情况:采购的是产成品的配件或内件,这些配套件一般会直接发往客户现场安装,不做入库处理。这种情况多见于一些需要通过移动工厂进行现场组装的大型设备生产过程。大型产成品的安装、调试、加工非常复杂,设备的主要元件一般由制造企业自行生产,而一些配件或内件可能由外协加工完成或直接采购。其中不乏易损毁或不易保存的设备原件及备件,加之运输过程可能出现的诸多不可控因素,所以很多制造型企业把这类配套件单独运输,在采购之后直接发往客户现场。于是,这些配套件采购是否合理、质量是否过关,企业的质量或内控部门就难以判断。

以上两种情况,一种是原材料不入库,一种是配套件不入库,在不少企业都存在,加大了库存管理和质量管理的难度。另外,企业财务人员在处理原材料账务时,往往把入库作为材料产权交接的依据,在没有实物入库的情况下,有些企业把这一部分采购费用作为“生产费用”直接分摊到生产成本中,而不是作为“原材料成本”分摊到生产成本中,这对于管理采购行为及核算生产成本都会带来统计上的偏差。

那么,应该如何处理这种采购不入库情况下的质量管控与财务核算问题,才能减少采购风险并提升统计核算的准确性与决策参考价值呢?

在财务上,对于以上两种情况的采购物料应该采取“虚入虚出”的处理方法,即材料实物不入库,但是库房账面上需要有相应的出入库信息。

在规避可能因材料质量问题造成的生产风险方面,需要采购部门与质量部门共同协作。采购部门必须及时向供应商催要产品合格证书,同时质量部门对于供应商提供的合格证书负有监督与核查的责任。只有当质量部门认可了相应的产品合格证书之后,才可以对该物料“虚入虚出”,这样就可以减少原材料发生质量问题的几率。对于有条件的企业,还应该对较为昂贵或关键的原材料供应商派遣现场监察人员,监督物料的生产状况,保障生产周期不会因原材料质量问题被延长。

综上所述,只有企业的质量与采购部门联合协作,才能最大程度地规避采购物料实际不入库带来的风险。

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