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建筑施工企业管理信息化之路--浅谈信息化项目立项、选型、实施和总结

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随着国民经济的蓬勃发展,国家对基础设施建设领域的投入加大,房地产市场高位运行,再加上庞大的国际市场,我国建筑施工企业面临着发展良机。与此同时,国际承包商直接或间接地介入中国建筑市场、国内建筑企业全国性扩张与区域竞争的加剧,也给建筑施工企业带来前所未有的挑战。

一、施工企业管理信息化实施背景

住房与城乡建设部以战略和发展的眼光,通过推出新的资质标准的方式,引导企业成为技术含量高、融资能力强、管理水平高的龙头企业,促进施工企业向工程总承包方向发展,引导企业规避盲目规模扩展的风险,向技术、管理、规模全面和良性发展的方向前进。而企业管理信息化建设作为一项改善和提高企业管理水平的工作,被作为企业科技进步水平的体现,在资质标准中得以体现。

事实上,很多企业已经意识到企业管理信息化对企业发展的作用以及迫切性。企业在产业结构调整、资源优化配置、项目激励机制更新建设、企业技术发展规划等方面做了很多尝试与努力,取得了不小成绩。但是,好的制度和管理,在被成功复制和执行时,却没有一个载体来规范、复制以及有效地执行。企业现阶段广泛应用的工程投标造价、财务核算、工资核算、设计软件等“工具类”软件所发挥的作用越来越被认同,但不能从根本上解决企业异地经营、多产业经营与企业法人管项目的矛盾,所以,综合项目管理、过程控制、知识管理与综合分析预警等方面的“管理类”软件的立项与实施越来越受到企业的重视。

二、建筑施工企业管理的信息化之路

1. 项目立项

企业管理信息化建设这项工作,不是说国家有引导、企业有需求才考虑进行,而是需要结合企业的管理实际,在目标、时机、范围等方面进行明确与定义。

(1)明确目标

企业管理信息化的目标要与企业战略目标相一致,与企业现有管理以及今后管理变革方向相一致,与企业发展需要克服的各类管理短板相一致。比如,以加强集团力量、树企业品牌为战略的企业和以明确项目激励,树品牌项目部为战略的企业,他们的管理信息化目标就会存在差异。另外,企业本身的特点、存在的问题与需求的不同,也决定了信息化目标有所不同。

那么,如何准确定义管理信息化目标?因企业而异!举个例子,一个以加强集团力量、树企业品牌为战略的企业的管理信息化目标是:结合企业实际打造灵动的施工企业集团战略,明确管理信息化目标是辅助企业建立决策中心、资源调控中心和知识推广中心。

决策中心:通过管理信息化手段,缩小集团与分公司、项目部的空间与时间,加强数据分析,利用总部优势决策资源,参与分公司、项目部的重要决策;

资源调控中心:通过管理信息化手段,将整个企业的资金、设备、人才进行统一调控,实现资源最大化利用;

知识推广中心:通过管理信息化手段,将安全生产、技术质量、企业管理等方面的知识进行积累,并加以推广,促进知识价值的扩大化。

(2)把握时机

企业管理信息化的实现,需要一个好的时机,应该考虑如下因素:


图1:管理信息化上线时机的考虑因素

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(3)确定组织

若企业认为推行信息化是管理必需,时机可行,接下来可成立管理信息化领导小组和执行小组两个组织来推进信息化项目,并明确决定权、管理建议权。

  • 执行小组结合企业现状,可将目标进行分解,酌情进行三年或五年规划,并且对近期目标进行细化,最终形成《企业管理信息化建议书》;领导小组听取执行小组的建议,进行分析调整并且最终决策;
  • 执行小组对现有管理信息化供应商进行沟通、调查,形成参选单位建议,决策小组确定参选单位;
  • 执行小组明确各阶段需要实现的管理范围,形成招标或邀标文件,并且执行相应程序,形成比选结果建议性文件,领导小组最终确定合作伙伴;
  • 成立双方共同组成的管理信息化执行小组,明确项目实施章程,进行项目授权与项目动员。

此外,还需要注意以下几个问题,否则轻则在比选阶段报价不具备可比性,重则在实施阶段发生不必要的纠纷,影响项目实施。

  • 明确范围:包括功能范围、参与机构或组织的范围、负责实施项目范围、提供的服务范围等;
  • 明确授权:软件厂商往往会限制同时上线使用的用户数,即授权用户数,企业需要进行必要的估计后给予明确;
  • 明确实施环境:管理信息化实施需要一定的时间,该时期的办公场地、办公用品、食宿等问题需要明确,避免项目开展过程中的分歧与矛盾。

2. 合作伙伴选择

管理信息化项目是项目,更是一份事业,而且这份事业有始无终,所以合作伙伴的选择非常重要,施工企业在选择合作伙伴时要非常谨慎。在选择合作伙伴时,企业需要考察合作伙伴的五心:即诚心、信心、责任心、恒心和耐心。

诚心:诚心合作是项目成功的前提。若对于项目的目标、范围,公司的管理特点、项目难点等缺乏了解,没有积极响应;对于公司前期考虑欠周到的地方,没有积极指出;对行业的一些规则,如并发用户数限制等,故意隐瞒,都是信息化厂商缺乏合作诚心的表现。

信心:施工企业选择合作伙伴时,可以从厂商有无类似项目的成功案例、有无成熟完善的解决方案、项目实施团队的整体质量、实施体系的规范性等方面考察其对于项目成功的信心指数。特别指出,成熟完善的解决方案不仅就功能实现进行描述,而且需要明确在具体应用上的方案:如信息化应用中往往会碰到的信息数据没有录入,录入数据不准确,不能坚持录入等做相应解决方案,真正让客户应用起来,真正体现应用价值。

责任心:管理信息化项目的成功,需要合作双方积极主动、勇于承担相应责任。责任心表现在两个方面,一是企业的责任心,二是实施人员责任心,这就需要考量合作伙伴是否站在建筑施工行业管理提升以及信息化发展的位置来看待项目、开展工作,并且重视企业管理信息化投入与产出,同时也要考察实施人员是否积极主动地承担相应的工作。

恒心:管理信息化项目有始无终!实施信息化项目必须要有恒心。施工企业一方面要考量信息化提供厂商是否会根据企业的发展战略进行持续投入;另一方面要考察具体实施组织及人员在工作中是否持之以恒,持续改进。

耐心:管理信息化建设过程中,存在不同的使用对象,他们的知识结构,管理信息化体会等可能不同,在具体的规划、实施过程中,需要耐心指导、精心培训。

3. 项目实施

(1)实现思路

信息化解决方案的实现思路一般有三种:纯商品化软件产品、纯定向开发产品和基于产品与平台的配置与开发方案,施工企业可以根据自身的情况进行选择。三者实现思路的比较如下表1,其中第三种方式应用较为广泛。


表1:信息化解决方案三种实现思路比较

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(2)规划原则

管理信息化的成功的标志应该是对企业经营和发展是否真正体现了效益。具体实施信息化规划时,企业需要考虑今后发展的需要、人员接受过程的需要、企业有限资源条件的限制,考虑有利于管理信息化应用等诸多方面,进行“整体规划、分步实施、突出重点、尽快见效”:


图2:管理信息化规划原则

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(3)风险及规避

项目实施过程中会存在诸多风险,影响项目成效。但是若提前对风险因素加以重视,采取恰当措施进行规避,风险的负面作用将会降低。表2列举了信息化项目中几种常见的风险及对应的规避方式:


表2:管理信息化项目的常见风险及规避办法

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4. 项目小结与验收

实施信息化项目需要重视项目过程中的问题与需求,也要重视项目成果小结。项目小结对建立与维持项目组成员的信心,并最终达成目标也十分有利。

小结是对达成阶段需求的肯定,继而为下阶段工作的开展奠定基础,但是小结不是说项目所有的问题或需求必须全部解决,也可以是有条件验收,这也体现该类项目的有始无终,项目需求与目标的循环前行。

小结需要重视应用价值的总结。图3为企业资源整合、高效、规范、执行上的价值总结:


图3:信息化项目应用价值小结

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本文转自上海攀成德企业管理顾问有限公司网站,如媒体转载,请联系蔡小姐,擅自转载盗用文章将追究法律责任。

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