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“我来管管看”系列:生产部门未能及时使用已经入库的物料

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博主推荐延展咨询资深顾问 王晓东文章

某大型压力容器制造企业,由于产品均属于按单制造性质,所用原料材质特殊,所以一直存在生产物料采购周期较长的问题,而且往往长及影响正常生产进度的地步;但与此同时,又存在着生产急需的物料已经入库却不为生产部门所知,没能及时加入生产的情况。
 

造成上述矛盾的原因有两个方面,既有生产部门与采购部门之间的沟通问题,也有第三方监管服务部门的问题:
 

原因一:生产部门、采购部门、库房的信息不对称。

目前物料到厂信息只有库房能明确掌握,而物料实际入库之后,库房不会主动向生产部门提供物料到货信息,往往是由生产部门每天派专人去每个库房核实实际到货信息。这样做不仅获取信息的效率低下,生产部门在知道物料到厂之后才安排生产,生产效率也变得低下了。另一方面采购部门对物料到厂信息的跟踪也不到位,不能及时提供给生产部门物料预计到厂时间,那么生产部门就不能依据物料预计到厂时间预先排定相应的生产计划,于是往往发生物料到厂之后却没有空闲设备进行加工的情况,从而影响后续生产进度。
 

原因二:质证不齐全影响物料投产使用。

由于压力容器的产品功能特殊,对于主体材料的质量技术指标要求很高。到厂的物料,特别是主体材料,需要有供应商提供的纸质“合格证”与质检部门的“检验合格报告”才能正常使用。首先,供应商应该提供的纸质合格证往往不能随物料一起到厂,需要采购部门与供应商积极联系,才可能尽快拿到。其二,主体材料的检验周期较长,如果等材料检验完成往往会影响生产进度,所以生产部门对于这类物料常打“先行报告”,即在没有质检报告的情况下要求先行投入生产使用。由于主体材料价值巨大,一旦存在问题将会造成较大损失,所以在生产任务不是很紧急的情况下,这种先行使用的情况也会受到控制。
 

那么,“如何提供即将到厂物料和已入库物料的及时信息,保证生产效率”就是我们需要解决的问题。
 

方法一:建立信息沟通机制。采购部门积极跟踪物料到厂情况并主动向生产部门提供采购进度信息。生产部门也可以将急需物料的信息反馈给采购部门,由采购部门组织采购并跟进这些物料的采购进度,同时反馈给生产部门,使生产部门得以在知悉物料预计到厂时间的情况下从容安排或调整生产计划。
 

方法二:使用信息系统打破部门信息孤岛。即让采购部门和库房成为数据的提供者,而生产部门成为数据的使用者。采购部门通过信息系统进行采购订单的录入和审批,生产部门能够通过系统查看采购进度;库房将入库信息与出库信息实时录入系统,生产部门则能通过查询了解不同物料的当前库存情况和到厂情况;如果再将到厂物料与产品工号挂钩,还能及时反映出相应产品的物料齐备情况,为生产部门提供更明确的数据信息。

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