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“我来管管看”系列:采购数量与实际到货数量的差异问题

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博主推荐延展咨询资深顾问 沈靓文章

某大型压力容器制造企业的采购环节存在着这种现象:采购合同所约定的采购数量与实际到货数量常常不一致,并且这种情况还往往发生在主体材料采购上,不仅如此,这种差异多数情况下都能被采购部门认可。
 

细说此类现象,主要有以下三种状况:
 

第一种,采购合同明确约定了采购单价,但对于采购数量并未明确,只是填写了预计需要的数量。这样一来,供应商根据自身情况进行供货,实际到货数量与合同签订数量很可能不一致,而相关采购**只能依据实际到货数量开具,这就导致采购合同的约束效力极为有限。
 

发生这种情况,一方面是由于供应商强势,采购部门只能约定大致数量,无法控制实际到货数量;另一方面则是由于没有及时把开始的开口合同变为最后的闭口合同,造成了采购数量与到货数量的巨大差异。
 

第二种,签订采购合同的时候使用的是“理论重量”,即长、宽、高与材料密度的乘积计算而得,实际进行结算的时候使用的是“过磅重量”,即实物的实际重量。因为原材料的生产、加工、测量等过程肯定存在波动和误差,使得原材料的实际重量与理论重量难免存在差异,而入库数量只会依照实际重量进行记录,因此又会产生采购数量与入库数量不一致的问题。
 

第三种,因人为人工操作失误造成的采购数量与实际到货数量不一致。分为两种情况:一种是采购人员将“采购数量”填写错误;另一种是库管人员将“入库数量”填写错误。第一种情况往往是因为送货数量远大于采购数量,而采购人员又没有及时增补采购订单造成的;第二种情况是库管员填写入库数量的时候操作失误,这家企业库管员每天处理的入库单据数量甚至会达到上百张,这种操作失误在所难免。
 

根据我们的咨询和实施经验,解决以上三种问题一般采用如下方法:
 

第一种,规范合同归档。把开口合同最终变为闭口合同存档,按照实际到货数量重新签订相应的采购合同。
 

第二种,对物料进行容差设定。对一个周期内物料的偏差情况进行统计,并对常用的物料进行容差设定,当大于这一容差值的物料需要入库时,必须经过相应的审批确认程序,即通过加强监管的方法逐步减少采购数量与入库数量的差异。
 

第三种,增加物料审核环节。由财务部门或库房将实际到货数量与记录的入库数量进行核对,及时发现操作失误;库房则要督促采购人员及时增补订单,对没有增补订单的相关物料不予入库。

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