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企业流程管理实践的创新方法——沙盘演练

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沙盘演练又叫沙盘模拟、沙盘推演,源自西方军事上的战争沙盘模拟推演。流程沙盘演练是指针对新设计、新优化的流程,召集流程所涉及的部门与岗位成员,对流程中牵涉的表单进行模拟操作与流转,对流程各节点的操作时长进行讨论明确,最后做到新流程简洁、优化、真实、可操作。推演中很容易发现跨部门的协作问题,并能通过现场集中讨论得到迅速解决,所以沙盘推演是目前较为常用的咨询方法。延展咨询成功将“沙盘演练”应用到胜利油田流程梳理项目中,本文以“勘探开发工程监督管理流程”沙盘推演为实例,简单介绍流程沙盘演练的过程。

    为验证流程是否能够实现“体现一体化监督管理思路,发挥监督中心监督职能,对勘探开发工程的质量、进度等进行有效控制,确保施工过程符合设计标准、施工效果满足合同要求,提高工程施工质量”的设计目标,项目组将对勘探开发工程监督管理流程24个节点中可模拟运行的11个业务管理环节实施流程沙盘推演。
 

勘探开发工程监督管理流程


    项目组从项目挑选要求、表单及单据、项目资料、人员四个方面明确了事先进行准备的事宜,特别注意被挑选作为沙盘演练对象的项目需覆盖流程涉及业务的全过程。如区分勘探、开发井,覆盖探井、钻井、测井、录井、试油工程施工作业的全过程监督,已完井且资料齐全。

    演练开始时,主持人先按照流程宣贯的标准方式,对所设计的流程总图进行介绍,现场告知参与沙盘推演的相关部门演练的检验要点及标准:

    1、流程节点衔接顺畅,衔接能到具体岗位;

    2、工作依据可获得,来源清晰明确;

    3、业务单据完整,信息项可准确填写。

    后续进入业务现场串接演练环节,主持人按照事先设计的业务情景按照流程节点依次进行说明。之后,该流程节点的主责部门针对业务细节进行补充说明,各参与部门针对每个流程节点现场进行讨论,记录员负责做现场问题记录。最后,由评判人员(各部门领导及经营管理部领导)进行总结。演练结果如下:

    1、明确、规范流程各环节表单模板:
如:“下达监督委托书环节中,无论勘探井还是开发井,建设管理方都需下达勘探开发单项工程监督委托书给监督中心;监督实施环节中,监督中心需制定驻地监督日志和巡回监督报告模板,监督信息纳入油田数据中心并实现与建设管理方、建设实施方实时共享;组织监督考核评价环节中,建设管理方需设计并出具勘探开发工程监督考核评价报告”等。

    需要完善模板的已由相关部门在沙盘演练后一周内设计、完善,并由相关部门会签认可意见。

    2、明确流程时间节点要求:
    如:“建设实施方至少需要在开工前48小时下达监督委托书;监督中心在接到监督委托书后24小时内确定单项工程监督方案,施工方同时进行工程开工准备”等。

    3、现场讨论明确解决8个细节问题,各相关部门对流程设计达成一致意见,经评判人员认定后,模拟运行验证通过。

    流程沙盘演练根据所设计的业务流程为主线,设想并模拟出各种情况下的业务场景,并以跨部门现场讨论的方式发现问题、解决问题从而优化流程,保证流程可执行。

    通过沙盘演练现场的交流、讨论甚至争论,以及对实际业务过程中的真实表单、数据的共同研读、分析,预先考虑了在业务过程中各种可能存在的特殊情况,及时处理异议。

    沙盘演练过程模拟到某部门的具体岗位,其中涉及的表单均有明确来源、传递方式、时间要求,这为流程E化落地提供便利,它保证了系统设计的合理性,避免方案设计无法考虑周全的情况。

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