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“我来管管看”系列:如何堵住车间物料领用与回收管理的漏洞?

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博主推荐延展咨询资深顾问 沈靓文章

在按单制造型企业,由于产品定制化、多样化、小批量等特点,生产组织过程尤其复杂,充斥各种突发状况,于是一些小而细的问题,如车间领料情况等就格外难以控制。如果细细算来,由于领料管理不善导致的生产成本攀升,有时甚至能高到完全挤占合同报价利润空间的地步,最终造成企业白忙一场的局面。
 

笔者在装备制造行业沉浸多年,深入过船舶、军工、石油、矿产等多家国有大中型企业从事管理咨询与信息化提升服务,梳理和整顿过无数关于车间领料差错的案例,为企业节约和避免经济损失过千万,但从没感觉我们所提供的解决方案有多么复杂和神秘,甚至一直认为这些问题都是企业依靠自身就能认清并避免的。
 

下面依据历史经验将领料问题分为三类,大家一起来看看,这些问题是否依靠管理提升和制度改良就可以得到控制和扭转:
 

1、只管发料,不管去向,单件产品物料成本无法追溯

一般企业的领料步骤是这样:车间班组有用料需求,于是向车间主任打报告,或者先行填写《领料单》然后找车间主任签字;车间主任以不影响正常生产作业为第一原则,一般见申请就签字;然后库房也以不影响正常生产作业为第一原则,见签字就认可发料。
 

上述程序对于主材、特殊材料、定制化材料的领用与发放管理是有效的,因为《领料单》上都会注明所领材料的用途和去向,并且这类材料的数量有限,使用范围有限,易于管理和监控。但对于另外一些通用材料,比如焊材,则经常发生领用时使用一个产品名义,实际生产时用于多个产品的情况。车间主任和库房都这样只管发料不管去向,最终造成焊材成本统计的时候发现一些产品焊材成本很高,另一些产品焊材成本为0,这显然不合常理,也不符合会计原则,会给生产经营统计分析等造成诸多麻烦。
 

这种通用材料收发管控的一般办法是实行“材料定额”,但按单制造型企业一直有先行采购、先行生产的惯例,所以定额制定完成时常在实际领料动作发生之后,很难起到切实管控作用。并且,即使存在定额约束,在以生产为主的基调下,只要车间负责人认可签字,库房基本还是给予发料。
 

2、只管领料,不管对错,一错再错将错就错

所领物料是否一定就是所需物料?库房是否对物料发放准确性负责?领料人是否应该对所领物料是否与申请物料一致进行核对?
 

三个看似都该给予肯定答复的问题,在现实中却不一定。遇到过一个案例,车间有用料需求,一根制作灯架所需的直径为Φ22的镀锌管,于是向车间主任打了报告并获得了签字,库房认可后准备发料。实际领料时,车间领到的是直径Φ24的镀锌管,但谁都没有提出异议,车间照常生产。待灯架制作安装完成之后,由于使用的镀锌管直径过大,配套的灯架支座无法准确安装,于是又修改支座的尺寸,最后安装到位。这样一错再错将错就错,不仅增加了生产周期,而且可能由于工艺变更引发后期不可预计的一系列问题,比如电路排线变更、灯管间距变更等等,特别当遇到一些有严格安装位置规定或安装间距规定的灯管,就会发生彻底返工等不必要的过程。而一切的问题,根源就出在领用材料时没有领到正确的材料。责任又在谁呢?
 

3、只管发放,不管回收,错领多领任自处理

在一些物料管理严格的企业,安装需要4个螺丝,就绝对不会发放5个,一旦不足再重新申请。而另一些企业,如装备制造类企业,会因为工艺复杂、变动可能性大等原因,事先计算一定余量,比如需要80个螺丝,可能会发放100个,其中20个作为备用件。
 

在安装顺利的情况下,多余的材料如何处理就成了问题。对于企业自身的员工来说,大多会收起质量较好的零件,储存在班组或自己的工作箱中,作为下次或者自己制作一些小部件的材料。而对于外包性质的工作人员,大多会遗弃多余材料在生产现场或者废物箱中,会这样做的原因有两个:第一,多余的材料带不出去,归还整理又没有利益;第二,归还多余用料反而容易产生各种误解,得不偿失。
 

笔者曾在某船企发现,某安装液压管的工人对于多出的15片法兰做了丢弃处理,该法兰的采购成本为每片300多元,如果合理的回收利用就可以节约将近5000元,而安装液压管的实际利润去除人工成本不会超过3万元,可见材料回收管理的重要性。
 

关于物料管理,不过就是四个阶段,三个责任主体。四个阶段分别是物料申请、物料发放、物料使用和物料回收。三个责任主体即车间主任、领料申请及使用人、库房。一切问题都出在权责不清和流程混沌。车间主任应该负什么责,领料申请与使用人应该负什么责,库房又该负什么责?申请与审批之间的核对、发料与领料之间的核对、退料与回收之间按的核对、物料使用过程中的自我管理和第三方监管如何完成?回答和解决了上述问题,物料管理的问题也就全然解决了。

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