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“我来管管看”系列:采购误差缘何而来?

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博主推荐延展咨询资深顾问 王晓东文章

在生产型企业,采购误差时有发生,可谓生产成本中最冤枉的一部分,占比时大时小,但又屡禁不止。
 

比如我曾经工作过的一家大型船厂,有一次接到一艘船的维修订单。船上工作人员提出缺少船用航行灯和救生圈的拉线,通知我们公司的生产部门代为采购,生产部受理后将需求转给了采购部,采购部接到消息后开始询价并决定供应商。耗时3天,采购物料到达船厂,居然是50W的白炽灯与Φ12的尼龙绳!这些民用物品怎么会是船用物资,让生产部和船员们全都哭笑不得!但这又该怪谁呢?生产部门这才想起来应该派专人找船员了解具体所需的物料规格、尺寸以及生产该产品的常见企业与品牌,然后转告采购部:需要的是船用加保护罩100W的航行灯和橘黄色Φ8救生圈专用拉线,一般为10米/根。待采购部采购完成加上物品到货,又耗时5天,这时离船的出发日期只剩1天,工人只有通宵安装船用航行灯以确保船能够准时出航。一个原本可以提前几天完成的任务,由于代理采购缺乏经验,加之公司内外部交流、反馈信息不及时、不准确,白白造成了工期拖延和资源浪费。这里所指的资源浪费还不只是物料的浪费,每拖延一天工期,船就得在码头多停靠一天,也就多占用一个位置,而船坞的位置正是船厂的生命线。
 

后来为装备制造业中的石油矿产开发及成套设备生产型企业提供管理咨询与信息化实施服务,在现场看到了更多采购误差。主要原因这类大型装备制造企业执行的多是按单制造(MTO II)生产模式,产品定制化不重样,技术工艺不稳定,生产过程中的工艺变更和返工维修时有发生,而采购部门却应变滞后,于是常常造成以下三种情况:(1)原有采购物料不足,需要临时增补采购,但采购需求提出过于紧急且物料信息不够完善,导致误采;(2)生产部门已经提前获知了工艺图纸变更导致的物料使用变更,但与采购部门沟通不及时,不需要的物料已经入库,急需的物料还未采购;(3)定制物料不具备通用性,且采购周期较长,一旦采购难以退货,造成永久库存。
 

无论是因为代理采购造成的采购差异,还是信息错乱造成的采购误差,归根到底都是沟通不善造成的差错,试想如果甲方与代理采购商事先交代确认清楚,如果生产部、技术部与采购部之间沟通调整及时,很多损失都能事先避免。
 

但这些口头的办法都是说起来容易做起来难的事。一度我们就百思不得其解:有这么容易出错吗?事先多确认一下不就没事了吗?但似乎因为生产部门是效益部门,采购部门是花钱的部门,之间就难免存在“部门墙”问题,打破“部门墙”恐怕是减少这类情况的首要方法。于是,我们每推信息化都必定先从采购部门和生产部门的信息联动开始,首先打破信息孤岛与信息不对称,然后再推行操作规范与效率约束等内容。这也是对企业方来讲见效益最快、下决心最容易、对后续项目持续推进最具有激励作用的信息化内容。

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