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保证讨论有效的几项原则

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博主推荐延展咨询资深顾问 王晓东文章

 

场景一:低头在笔记本上唰唰地记着笔记,仅有几个人在讨论问题,其余人沉默地听,会议气氛压抑,索然无味。
 

场景二:不同部门在激烈地争论,核心问题是“这是谁的责任?是谁的错?”**味十足,却与讨论主题背道而驰。
 

企业生产或其他内部管理过程中,往往需要针对某一问题、某项工作,邀请相关人员一起进行讨论,征求意见和建议,以便更好地做好工作。但结果常常让组织者尴尬,讨论过程中要么主题无限期无边界地扩散,漫谈且没有结论;要么死气沉沉,无人发言,讨论结束后却议论纷纷;更有甚者,讨论变成与会者之间责任与利益的拉锯战,完全背离主题。
 

  
 

延展咨询在为企业提供咨询实施一体化的服务过程中,经常参与或组织大大小小的讨论会议,我们认同并一直践行以下理念:成功的讨论是需要会前进行周密设计的,所设计的会议内容越精细,讨论的效率和成果也就越显著。
 

到底如何才能保证讨论有效呢?先一起来看看会议的几个要素:5W+H(5W——会议设计部分,H——会议操作部分):

(一)Why——为什么要开会?

(二)Who——应该包括哪些人?

(三)What——应该讨论哪些内容?

(四)When——什么时候开会?

(五)Where——在哪里开会?

(六)How——如何有效地开会?
 

笔者就其中的What和How,说说个人看法。
 

What——讨论的主题是什么?要解决的问题是什么?

讨论是由问题引起的,但不是所有的问题都可以引起讨论,这就需要抓主题,建议遵循以下几个要点:
 

1、抓住核心:一次讨论会最好围绕一个主题进行,避免造成过多问题跑题或互相干扰的情况。
 

2、拆分细化:一个主题下,用于讨论的话题尽可能的细化和具体,过于宽广或定性容易造成讨论内容不集中,结论难以形成。
 

3、挑出矛盾:在问题中矛盾越突出,越容易引起对问题的讨论和热情,也可能是讨论会待解决问题的核心内容。
 

How——如何有效地开会?

想要讨论达到更好的效果,还须注意以下几项原则。
 

1、会前要有准备,用脑思考
 

70%-80%的讨论会,在一开始往往都变成信息交流会,至少浪费整个会议时间的20%-30%。策划者应在会前准备好会议资料,下发至与会人员,必要的情况下,让与会人员在会前提交相关看法、意见和建议,在会前解决信息不对称的问题。
 

2、会中要控制,内容要记录
 

很多讨论会都习惯在会后,甚至是会后一天之后才去整理会议纪要,结果造成了会议中部分交流内容甚至是会议结论流失。所以应在会议过程中完成会议纪要,尽可能的对讨论过程、会议内容进行还原。
 

同时讨论中为了把握会议的节奏及目标,需要主持人在会议过程中,通过各种方式不断地调动所有与会人员的积极性及结论形成。
 

3、有议必有果,有果必有行
 

讨论会目的就是理清问题,得出解决办法。这种对问题分析和接下来的执行方案就是讨论会的价值,讨论后保持对价值的体现,对讨论会的结论的执行,才能从前往后贯穿,解决问题,回到一开始的原点——我们为什么开会?
 

看一家企业的管理水平,就看其讨论会议的前后过程,讨论要么一开始精心设计、准备,要么就无须开始。

 

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