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《作业指导书》的发布管理问题与解决办法

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博主推荐延展咨询资深顾问 梁云文章

某企业产品生产过程主要有4道工序,每道工序都有各自的工艺要求,不同产品的工艺要求又不相同,并且即使是相同的产品,如果放到了不同的车间生产,其工艺要求也不一样。这种情况下,这家企业是如何使用这些工艺要求来指导生产的呢?

案例再现
两年前,这家企业还没有使用ERP系统的时候,如果车间要生产一款产品,那么车间计划员在打印纸质的生产工单时,会将该产品的主要工艺要求从技术部提供的word版作业指导书上摘抄下来,然后随工单一起打印出来交给生产线主管,生产线上的工人就按照工单上的信息来进行生产。即把生产工单和工艺要求融合在一起。

前年,该企业引入了一款ERP产品。我们知道,一般的ERP软件中是不会对作业指导书进行管理的,所以车间计划员在打印生产工单时,不能再像以前那样随意地加上工艺要求,将两者合并。于是,他们向ERP实施方提出了一个要求,希望能在ERP系统中维护一个简单的作业指导书,将产品的主要工艺要求放进去,以便车间计划员在打印工单时,可以将工艺要求连带打印出来。即用信息系统模拟以前的做法。

根据企业的要求,实施方将相关的需求开发了出来,并在ERP系统中投入了应用,至此尚未发现问题。但在车间使用这种“工单+简单作业指导书”的单据时,却出现了问题:有时“工艺要求”部分是空白的;有时附上的工艺要求是错误的,待发现时已经造成了废品和次品。

原因在于:作业指导书是依靠在ERP系统中进行二次录入来维护的,一旦录入不及时,那么打印出来的单据上,涉及到工艺要求的地方就是空白的,无从指导生产;而更难以避免的是,数据的重复手工录入必然导致一些数据会出现差错,而这些差错又是不太容易被发现的,当车间工人按照这种错误的工艺要求来生产时,必然会导致废品和次品的出现,对企业造成极大损失。

案例分析
针对这个案例,延展认为,作业指导书作为一种技术文件,必须保持准确性和权威性。首先,它需要通过严格的审核才能公布出来,确保正确无误;其次,要对作业指导书进行受控管理,所有变动必须经过审核,并且记录在案,如果涉及到新旧的替换,那么旧的文件一定要进行销毁或者隔离保存,不能混在一起;其三,使用作业指导书时不能像上述企业一样随工单随意打印,而应单独地进行收发管理,当车间需要生产某款产品时候,将作业指导书原文件发出去,等生产完成后再予以收回,这样才能保证技术的严谨,避免因为二次录入的错误而造成企业的损失。

管理创新与信息化融合的幸福曲线

可以说,上述案例的弊病在于:企业生产现场作业指导书的管理和发布,还处于比较粗放的阶段,整个过程不够细致、严密,而一旦现有管理模式直接复制到信息化平台中,同样会出现严重的问题,并给企业造成损失。引进了信息系统不等于引进了管理,企业信息化管理真正上一个台阶,需要更认真的态度、更顺畅的流程、更严格的监管。

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