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企业信息化本质溯源

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【原创文章,请尊重作者的辛勤劳动!】

企业的管理要素包括人、财、物,企业管理就是对人、财、物的资源的充分利用,以实现企业的目标。

传统管理软件如MRPERP系统,主要是侧重对于“财和物”的资源利用,主要是通过“流程+信息记录”的方式,来对企业进行信息化管理。随着知识型经济浪潮的兴起,越来越多的企业开始向“以人为本”转变。而从管理心理学和组织行为学的角度来看,“人”是不同于企业“财、物”的资源。由于人的需求的多样性,以及人的社会属性,使对人的管理复杂程度远远超过其它资源的管理。人的知识技能、创新活动、沟通等,是知识型企业最宝贵的资源。对这些资源的有效管理及信息化建设,因其复杂性被过去IT建设所忽视。

通过对企业信息化管理及组织行为学的深入分析,探索以人为本的信息化建设。

1.1.1 信息化,以人为本

过去单纯的以流程+信息为中心的企业信息化建设存在如下问题:

首先,基于业务流程优化的企业信息系统,特别是以紧耦合模式开发的应用软件,流程之间难以做到信息上的互联互通,从而在企业内部形成多个信息孤岛,大量的数据无法被有效共享,也就不可能进行基于数据挖掘的深度应用。

其次,企业面向业务的应用(如ERP)涉及的数据具有结构化、可预测的特征;而企业面向个人的应用则注重提高员工效率和团队效率。在企业数据总量中,报表、账单、影像、办公文档、扫描文件、WEB页面、电子邮件及多媒体音频和视频信息等非结构化数据占了80%;而ERP等所管理的结构化数据仅占20%。当今世界结构化数据增长率大概是32%,而非结构化数据增长则是63%。非结构化数据中50-70%都来源于人与人的互动;而这些数据都是以人为中心产生的。绝大部分的有巨大价值的非结构化数据散落在流程以外,基于流程的应用对于这些非结构化的数据无能为力。而忽视非结构化数据,实际上忽视了人在企业运营中所起的重要作用。

最后,基于特定流程的信息化应用,无法对业务的调整和变化导致的对流程的迅速修改进行响应,而新的流程管理应用从开发到实施又需要耗费大量的人力和时间,无法支撑企业完成迫切的转型和变革。

信息化发展的重点将转向以人为本!

以人为本的信息化构建快捷、安全、成本更低的沟通方式,这种基于前后台一体、结构化和非结构化数据整合的协同机制,使得企业员工之间、企业与客户、企业与供应商,在任何时候都可以选择最合适的设备,以最佳的沟通方式(包括电子邮件、电话、视频会议和即时消息、社交网络等)进行沟通。只有实现从以流程为本以人为本的转变,IT才能够帮助企业有效应对众多复杂多变中的不确定性因素,以及内外部环境带来的新挑战和新需求。

以人为本的信息化建设,是网络时代企业向2.0升级转型的迫切要求[1]。在互联网从Web 1.0Web 2.0的转型中,信息流通实现了从一点到多点多点对多点的传播方式的转变,打破了传统的传播瓶颈。企业1.0管理模式依赖于传统的资源分配型软件,以记录信息的模式辅助企业的管理者。而企业2.0则让管理软件逐渐互联网化和碎片化,以企业里人与人之间的关系为主线,充分发挥的主观能动性,重视其在业务操作和价值实现过程中的关键作用,关注企业里的不同部门和不同组织的协同需求,增加信息分享的速度,提高企业的综合生产力。基于Web 2.0技术的网络软件(如社交网络)在组织和商业中的使用,便被成为企业2.0”

 

1.1.2 关于企业的组织行为分析

为了深入分析组织内的社交行为,我们不妨从组织行为学角度,来对公司的组织和个体特征及信息化需求展开分析。

1)企业内的组织行为

组织行为学认为,组织具有个体特性和组织特性。从个体来看,存在个体差异、是完整的人、行为有因、人的价值等方面;从组织特性来看,是社会系统与共同利益驱动,从而形成整理的组织行为学。企业组织里,同样包括正式组织和非正式组织,前者公司的组织结构和部门架构、公司正式的项目组织(部门内或跨部门);后者包括松散的员工兴趣爱好小组、个人好友圈等等。

如下表:

 

 

特征

管理需求

组织/部门

正式的组织;部门职责清晰;标准的业务流程;

指令的直线传递;业务的管理与监控;公司级/部门级知识与文档的管理;部门内/跨部门的正式沟通协作;

项目组

包括核心成员和外围成员(可能跨越公司内部外部);有明确的目标(阶段性)、任务计划;

项目成员管理(核心成员和外围成员)及信息的隔离管理;项目计划跟踪及阶段评审;项目信息及文档的管理;项目成员之间的沟通、考评等。

兴趣小组

非正式团队。常见于公司内各种兴趣活动小组,如各种运动协会、读书会、外语协会之类。

活动自由、

自由成立无需审批;信息公开,几乎不涉及保密;进出自由;活动安排和通知;一般不涉及到公司的大事;

部分兴趣小组甚至不限于公司内部。

个人

构成公司正式组织和非正式组织;个人在组织中的地位和职责不一样,交往圈子不一;

除组织内部角色外,还兼任组织外部其他多种角色和关系,如同学关系、亲缘关系。

个人社交关系管理;工作任务及计划管理;个人项目及兴趣小组管理;个人知识管理;个人事务处理与跟踪。

离开公司后,在公司社交网络上的部分个人信息和资源能得到继续利用。

 

 

组织体现的是一种协同行为关系;由于组织内这些不同群体/个体的存在及特征差异,用户的社交关系是多层次的立体的,在构建企业社交网络时,必须充分考虑到组织群体/个体的这些行为特征和管理需求。

 

2)企业与外部相关组织的社交管理

企业存在于社会生态系统中,企业与外部的交流涉及到客户、供应商、运输商、银行、海关、税务部门等等。不同行业和规模的企业,对外部沟通的对象和重点也有所不同。

Salesforce.com公司的Chatter侧重对客户的社交管理,并通过与公司的CRM系统整合,实现更好的销售;腾讯的微空间、新浪企业微博,都是侧重于与客户交流的社交网络平台。在今后的发展趋势中,企业社交网络,应通过适当的方式,实现与外部相关部门实现很好的社交关系管理。

3)企业之间的差异性

不同企业之间常常存在巨大的差异;同时,在崇尚个性化的今天,企业社交网络应该具有相当的弹性,使不同公司甚至公司内的不同个体,可以根据自己需要,对社交网络的界面进行组合。

1.2  企业信息化趋势

云计算、移动信息化和社交网络技术的发展,正推动企业信息化进入一个全新的阶段。社交网络和企业ERP等系统的结合,实现企业对非结构化和结构化数据的整合管理;而这样的系统将通过云服务的方式进行部署,并充分借助于现在的移动技术,利用智能终端实现移动信息化,使管理触手可及。

1.2.1 企业社交网络变革趋势

从上面的理论和几种主要的企业社交软件进行的分析(详细内容参见 附件8.5-关于几种主要企业社交软件的比较分析),对企业社交网络的变革趋势得出以下基本判断:

< >社交关系管理:能有利于员工管理自己的企业社交网络:包括正式的组织结构、项目小组、兴趣小组以及外部结构的成员。能迅速依据有关小组或成员的背景资料介绍,加入相应组织。比如企业员工可以在任何应用、任何业务平台查看用户照片、了解用户信息、感知用户状态、及时地发起各种沟通方式。个人社交关系:能自动跟踪某些特别关注的社交对象的活动,有新进展会自动提醒。能以类似于信息聚合网站Newsle“一样,帮助用户跟踪好友或人真正的新闻。企业社交关系:能以Chatter的方式,自动对互联网上与本公司有关的各种评论、新闻等信息进行收集和分析管理。协同协作与创新管理:任务管理与协调:基于正式组织(部门)、项目、个人的工作计划、任务分派/委托/自动提醒/跟踪、进度协调等。部门/项目/个人的任务和工作计划应能协调统一,如部门或项目组安排到个人的工作任务,能自动导入到个人任务计划。集中的事务提醒:改变过去“人找事”的方式,变为“事找人”。实现集中的事务提醒,可以将业务系统消息自动推送到客户端,用户可以无需另行登陆,无需查找事务流程事项就可以自动获取消息。提高用户工作效率。作为合理化建议管理工具:作为员工群体参与的创新工具,对员工合理化建议的跟踪和管理,可以通过适当的标签,使此类建议得到有效的分类。并通过对此类微博/建议的转发、评论、任务分派/领取、完成公告等环节,使其形成闭环。并可实现对某个时间段的合理化建议做BI分析。创意激荡:通过对某些话题的讨论、问答等方式,激发员工创意。知识管理:信息搜集:能自动搜集外部网络上某些设定的内容(如行业资讯、客户关于公司的评价等),并将链接分类归集在某个特定栏,有关人员可以有针对性的即时做出反应。转发给相关人员或处理后,归集到公司的知识库。知识整理:通过类似WIKI的方式,让员工参与编辑公司有关的知识。知识分享:员工个人可以将自己收集的知识通过设置“分享”,可以集中在公司知识库内,并方便他人搜索。通过投票、参与等方式,收集民意改善工作。有效应对非结构化数据。即时互动:整合多种沟通方式:整合包括IM、邮件、短信、网络视频等多种即时通讯方式,能根据需要随时随地进行沟通。可根据需要邀请他人加入互动沟通。有关沟通信息可根据需要方便地让有关人员共享。沟通信息的有效管理:对各种沟通信息,能以合适的方式保存以利于搜索查阅。无边界沟通:打破组织内的部门界限、空间界限:可以很方便地跨越不同部门,发起沟通。与客户、供应商的无边界沟通;打破组织围墙,实现与客户、供应商的无边界沟通。利用社会网络里的非结构化数据,如消费者对产品的评价、对竞争对手产品的评价、邮箱地址,通过分析可以得到对企业有用的信息,构建新型客户关系管理手段。打破时间、空间、上网方式等之间的边界:实现随时、随地、多种方式的便捷沟通。其它:文字微博、图片微博、语音微博、视频微博的融合发展,实现沟通交流的多元化。平台开放,引入第三方合作开放平台之间的对接:如类似用友UU微博通的组件功能,聚合当前主流商业微博,帮助用户实现:多账号同步微博,跨平台分享微博,一站式管理微博。为企业利用微博开展营销奠定基础。引入第三方开发者。通过统一的第三方开发接口,引入第三方为用户提供更多元化的选择。集成整合:与企业内部其它信息系统如ERPOACRMPLM等有效整合。登陆方式整合:将所有沟通方式整合到一个统一管理的平台中;实现统一用户管理,使用单一的身份;集成即时消息、文件传输、音视频对话、语音信箱、视频会议、电子邮件、电话、VoIP、手机短信、传真等多种沟通方式。让用户无论何时、何地,均可使用不同设备进行沟通。可订制:社交网络平台首页,除了广场的信息外,应该可以由员工自行订制页面内容。员工可以通过拖曳将关注的内容进行重新安排,按照自己喜欢的风格进行设置。熟悉的操作环境:最好不改变用户的工作方式,而是使技术在当今人们的工作方式下更容易、更无缝以及更灵活地融入他们的工作。在尊重用户习惯的基础上,提供熟悉的环境,以实现无缝协作。直观易用的工具使员工不必经历漫长的学习过程就可以迅速上手使用该软件。信息安全:合理的区隔:公司与外部的沟通信息、公司公共信息、部门内信息、项目内信息、兴趣小组内信息等各种信息,彼此之间能很好的进行区隔,非相关人员无法查看。信息安全保障:系统的防火墙和灾备方案。云计算与移动信息化:通过云服务方式部署系统,并实现移动信息化,实现随时随地以各种终端进行沟通。突破时间与空间的限制。


[1]  企业2.0是麻省理工学院斯隆管理学院数字商务中心首席研究科学家Andrew McAfee(安德鲁·麦卡菲)提出的概念,并定义为公司内自然出现的社会软件平台,或者公司与其合作者及客户之间自然出现的社会软件平台(Emergent Social Software PlatformESSP),让人们相互交往中固有的模式和结构变得可视化。Andrew认为,企业2.0的核心思想是:当信息的流通和交换愈加畅通时,企业人与同事、团队、客户及其合作伙伴等的沟通也会愈加高效。而当沟通变得更加自由和开放时(在合理范围内),企业人就可以从周围得到更多的反馈,从而实现更多的互动(从而产生协作),同时企业人对问题的反应也会愈加迅速、敏捷,因此做出的判断也会愈加准确。企业2.0以企业里人与人之间的关系为主线,关注企业里的不同部门和不同组织的协同需求,增加信息分享的速度,提高企业的综合生产力。

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