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ERP管理软件选型的过程管理

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ERP管理软件的选型有五个阶段的工作:准备工作、明确需求、建立评价体系、详细调查和决策。准备工作是 ERP管理软件选型的基础,而明确的需求则是企业建立系统评价体系的依据,没有需求的明确和科学的评价体系,详细调查就失去了正确的目标和方向,系统选型的决策是建立在前面四个阶段的基础上,通过定性与定量相结合的多目标科学决策方法,最终确定ERP管理软件的选型。

1 准备工作阶段

系统选型的准备工作阶段主要有三个部分的工作:①成立项目领导小组。ERP选型的第一步工作是成立ERP项目领导小组,项目领导小组成员应包括企业各个重要部门的领导和相关管理人员。项目领导小组负责制定ERP的实施计划、各部门的协调工作,由于ERP管理软件的引进是企业管理的全面变革,因而强有力的领导及支持是必不可少的。②充分的ERP知识培训。项目领导小组成立后,应负责制定、实施和监督ERP相关的知识培训,主要包括ERP原理、应用的计算机技术、ERP实施的方法、如何正确地提出需求等内容。这可以帮助企业清楚地认识到ERP系统实施需要的基础工作、方法、硬件和人员配置要求等,企业最好能聘请专业咨询公司或实施经验丰富的ERP厂商进行系统地培训。③基础管理工作。ERP的实施将使企业的传统管理方式受到很大的冲击,然而,先进管理的观念不是能在短期内转变的,如果企业的基础管理远不能达到ERP系统实施的基本条件,ERP系统实施失败的几率就会大大提高。因此,企业首先需要做好基础管理的规范工作,而不要好高骛远,想一步到位,规范管理比较可行的方法是进行ISO9000国际标准质量体系的认证。

2 明确需求

明确的需求才能保证ERP管理软件的选型有可依据的准则,需求可以分三个步骤来进行:①评估管理现状。在企业的领导和管理人员掌握了ERP应用的正确思想后,企业应详细准确地评估企业目前的管理现状,一是基础管理的规范化程度,企业有没有建立较为合理的组织结构,制定的规章制度的可行性如何,业务流程是否合理;二是产品数据、设计图纸、工艺文件等基础数据的完善程度及准确性如何;三是人员配备及素质,目前的计算机硬件等资源情况。②提出需求。需求的明确是ERP选型的关键环节,然而许多企业对此却并不重视。要想选择合适的ERP系统,企业必须清楚地认识到自身的需求,因此企业应进行一次内部的需求分析,首先弄清楚各个部门目前管理的现状,存在些什么问题,希望改进的方向及目标,其次从总体上考虑业务流程的合理性如何,软件的功能需求,大致的人员及计算机硬件的配置需求等。③资源预算。在需求了解的基础上,制定ERP项目的财务和资源预算方案,为企业ERP系统的选型确定预算的限度和范围。

3 制定系统选型的评价体系

在明确需求的基础上,企业可以从ERP系统功能、企业的经营特点、需求、资源计划等方面综合确定ERP系统的评价体系。ERP管理软件的评价体系最好根据定性与定量相结合的原则进行,确定评价指标及指标分量,然后制定各指标所占的比重值,比重值可以通过专家系数法来制定,也可以经详细认证后由企业根据自身特点来制定,评价体系的建立将为企业科学选型提供客观依据。

评价指标体系虽然对于不同的企业可能有所差异,但大体上应包括以下几个方面:①ERP系统软件的功能指标,主要包括系统的管理思想的先进性、功能完备程度、系统的集成性、可操作性、可维护性、安全性、开放性、二次开发等分指标;②ERP管理软件服务商评价指标,主要包括资金与技术实力、信誉、系统价格、项目管理水平、提供的培训、顾客服务、版本的升级服务等分指标;③系统软件与企业资源的匹配性指标,主要包括企业的生产经营特点、管理的规范程度、人员素质及配备、硬件资源、资金预算与系统价格等分指标。

4 详细调查

在评价体系建立的基础上,企业应对参选的主要软件公司进行仔细的调查和论证:①仔细分析软件公司提供的ERP系统的功能和技术,企业对ERP管理软件系统的功能最好能进行现场演示和实际操作。②调查软件厂商的信誉、资金实力、人员素质、是否有长期经营战略计划等,最好能亲自去拜访和了解一下重点考虑的ERP软件公司。③调查ERP软件公司的项目实施水平,企业可以根据软件公司提供的成功案例,去已经实施的与本企业生产经营特点相似的企业进行实地考察,充分了解其项目实施的情况。④考虑软件厂商是否能提供足够的ERP培训、软件文档的齐全程度、相关技术支持、软件的版本升级服务等,很多中小企业往往会忽略这一点,其实软件的服务是非常重要的。⑥在以上分析的基础上综合考虑软件的性能、价格以及存在的相关风险。

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