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给流程瘦身的四个手段

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流程是由若干活动节点按一定逻辑顺序组织起来的,流程的价值需要由各个节点来支持和体现,但们并不是所有流程中的节点都是有价值的,评估节点的价值需要从对整体流程的效率、质量、成本三点来综合考虑(之前博客介绍的“流程价值立方体”概念)。因此我们需要通过各种方式来达到消除这些节点的效果,以下是一些方式的介绍:

首先使用的方法是“清除”,该方法适用于那些确认为是属于非增值的浪费节点而言,这些节点主要包括重复的活动,比如相同数据在不同环节不同部门的重复录入,不必要的检查和重复检查活动(有些产品在工艺或者技术的保证下已经达到一定要求,就没必要再设置对这些产品的检查,以及对某些产品不必要的多次检查),不必要的沟通活动(要注意流程责权利的划分,减少和无关部门,人员的没必要的沟通而浪费资源),不必要的等待审核和授权的活动(领导要充分授权,减少不必要的领导审核和授权的活动,尤其不要把“告知”的沟通当成“审核确认”活动来处理)。

其次可以使用的方法是“简化”,目标是简化工作方式,降低工作强度,消除无用活动。包括:简化表格的填写活动(不必要的填写要消除,有需要的填写要简化表格内容,只填写必要信息,够用就可以),简化物品流转活动(通过工作活动的调整或者工位的调整简化流程中实际物品的物理位置的流转活动),简化沟通活动(不能消除的沟通也要减少不必要的过度沟通)

第三个方法是“整合”,包括组织内部流程的整合以及组织外部流程的整合。内部整合以活动内容和角色两方面综合考虑,把一些列简单的活动或者技能要求相近的活动整合,安排给一个角色的人员承担,这样缩短更多交接带来的时间延误,也减少错误发生。将一些专业性较强的工作活动安排给一个专门的团队完成,并在物理位置上集中,这样可以降低物料的活动,便于内部沟通。对外的整合包括对上游供应商的整合和下游客户的整合,尽量做到双方流程的无缝有效对接,减少双方信息流转中的错误的发生和信息的延迟。

最后一个方法是“信息化”,这个方法不能算是一个独立的方法,但是他确实是在流程中非常有用的工具,它不但可以有效支持以上三个方法的实施,甚至在有些时候信息化在流程中可以起到颠覆的效果。因此在信息化技术的基础上谈流程改造、流程优化是越来越普遍的方式。

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复杂问题简单化是能力,反之是折腾! 特长:信息化+管理+服务+数据应用 基于IT的业务创新 PMP/ ITIL / COBIT/ CISA/ISO27001 企鹅号:45631151

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