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英大财险:人力资源信息化之路

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英大泰和财产保险股份有限公司(以下简称“英大财险”)是经中国保监会批准设立的全国性股份制财产保险公司。公司由国家电网资产管理股份有限公司等31家国有大型骨干企业发起设立,注册资金12亿元。总部设在北京,于2008年10月28日获准开业。

公司依托股东资源优势,秉承“诚信、责任、创新、奉献”的核心价值观,为广大客户提供诚信、优质和高附加值的保险服务。2010年以来,公司已实现保费收入16.04亿元,拥有营业部、陕西、湖北、上海、山东、辽宁、河南、江苏、四川等九家分公司。公司业务规模正又好又快地稳步发展,全国性机构铺设的宏伟规划正逐步实现。

 

一、人力资源管理信息化建设背景

 

1、提高内部管理效率、打造企业核心竞争力是公司人力资源管理信息化的根本动力和主要目的。要实现英大财险“高素质、高投入、高业绩、高回报”的“四高”人才战略目标,为打造优秀的企业核心竞争力提供强有力的支持,英大财险致力于打造流程化、制度化、严谨化及精益化的人力资源管理模式。然而,随着公司分支机构的不断铺设、公司员工数量不断增加,原有的人力资源管理方式已经不适应公司发展的需要。

例如,一直以来,人力资源管理工作从招聘简历筛选、人员管理、薪酬管理、绩效管理等均采取办公软件与手工工作相结合的方式,占用了管理人员大量时间,操作效率较低且容易出错。传统人力资源管理模式下的各项上报、审批流程也耗费了各业务部门的大量精力。异地办公的员工的绩效管理则更为复杂,需要用传真传递考核表格,成本很高。

为提高管理效率、更好地发挥人力资源体系在公司资源配置上的主导作用,公司开始着手引进优秀的人力资源管理系统。

2、国资委、国家电网公司提出的企业信息化管理要求是公司人力资源信息化的重要背景。信息化是企业管理发展的大趋势,而国资委、国家电网公司对所属企业信息化建设都提出了明确要求。比如国资委2007年印发了《关于加强中央企业信息化工作的指导意见》,国家电网公司在2006年初通过了《国家电网公司“十一五”信息发展规划》。

具体到英大财险的人力资源管理信息化工作而言,如何引进高效优质的人力资源信息化服务工具、建设专业的人力资源信息化管理团队、建立健全的人力资源信息化管理体制,从而解决公司快速发展与人员总量不足之间的矛盾,成为摆在英大财险人面前的现实挑战。

 

二、eHR项目实施过程

 

1、启动

2009年7月初,通过公开招标的方式,公司确立了与北京宏景世纪软件有限公司的合作关系,正式启动了公司eHR系统建设工程。

2、开发

2009年9至12月,双方在反复沟通的基础上,根据英大财险业务特点、管理需要、需求重点等因素,宏景软件对人力资源管理信息系统各模块进行了开发。

3、试运行

2010年1月起,eHR系统在英大财险公司总部上线试运行,试运行内容包括人事业务模块、绩效管理模块以及面向全体员工的个人自助平台。在此期间,公司在eHR绩效模块上实施了英大财险2009年度干部考核评分工作,成效显著。

4、系统优化

2010年3月至5月,在前期试运行基础上,eHR系统各模块试运行全面展开。在宏景软件实施人员的积极配合下,对系统参数设定、权限设置、指标信息维护等不断进行优化和完善,将系统调整到正式运行状态。

5、正式运行

2010年7月,宏景eHR系统全模块在公司范围内正式上线,外网招聘、简历筛选、人事业务、薪酬社保、目标考核、绩效考评等模块全部上线运行。至今系统运行稳定。

 

三、应用成果

 

系统上线应用以来,各模块都得到了充分的应用,下面重点对我们应用程度最深的几个模块进行介绍。

 

1、招聘模块

(1)网站职位发布便于查找

英大财险公司目前处于快速发展阶段,分支机构增加快,招聘需求量很大。在使用宏景系统前,公司外网发布的招聘职位信息较多,应聘者查找自已适合的部门及岗位非常不便。而宏景系统的职位发布页面能按照所属机构将职位列明,且可以在线根据工作地点或岗位搜索,不仅美化了公司页面,也给应聘人员提供了方便。

(2)应聘者简历收集筛选便捷

公司先前使用的简历收集系统虽然简洁但功能无法满足需要。而宏景eHR系统招聘模块提供了强大的简历收集筛选功能:一是公司可根据工作需要以及业务进展情况,随时编辑、修订公司的招聘需求;二是eHR系统可实现简历查询、筛选功能,通过设定职位的任职条件,只显示满足条件的简历,筛选掉的简历不会删除,而是将该简历的状态设置为未通过,方便将简历归档并存入外部人才库。

(3)简历信息自动汇总

宏景系统的简历信息,可按字段进行汇总。通过在系统内新建表格,将姓名、应聘岗位、年龄、政治面貌、学历、工作单位、职务等信息作为表头,做成相关链接,系统会根据所选人员自动生成汇总表,节省了大量的手工劳动。

 

2、人员管理模块

人员管理模块是eHR系统中最基本、也是最常用的一个模块。人事业务的日常工作如人员增减、花名册统计、信息浏览查询及统计分析等业务均可通过此模块完成。

 

3、绩效模块

绩效模块是英大财险应用最广、程度最深的人力资源模块。英大财险现行的KPI目标考核以及独创的四维干部考核制度,正是通过该模块完成的。

(1)目标考核

目标考核能方便地完成针对单位、部门、员工不同层次的绩效管理工作。可以根据需要,使不同考核对象、考核主体通过系统流程实现绩效管理全过程:考核对象在季度初输入考核指标内容,在执行过程中允许进行目标调整、完成进度跟踪,季度末再由考核主体进行评分,并在系统内计算每个员工的考核得分,并能够自动实现与绩效奖金挂钩。

同时,英大财险非常重视绩效反馈,而系统较好地实现了绩效反馈和改进的功能:在eHR系统中员工本人可以随时查看绩效结果及上级评价,从而了解自身差距与不足;系统中的绩效面谈沟通与确认流程,便利地实现了绩效沟通和辅导,为员工的持续改进提供了很好的帮助。

(2)干部考核

英大财险独创的四维干部考核体系,周期为半年,目的在于对公司干部工作业绩进行全面评价。通过在绩效模块下设计不同岗位干部的考核指标、模板并设定分值,完成干部考核的体系设置工作;还可根据需要确定各种考核关系,按照考核对象类别单独设定考核主体,并对不同考核主体进行差异化的权重设置,实现加权计算得分;尤其是能够对员工考核结果进行多角度分析。比如对多个员工的对比分析、对同一员工的绩效趋势分析等,这些为人事决策提供了有力的参考。

4、薪资模块

通过宏景eHR系统薪资模块能够自动生成职工本人当月应得薪资,自动计算个人所得税,支持合并计税,生成个人所得税明细表、个人所得税汇总表。并可在系统内实现薪资发放流程审批;可打印各种薪资发放表和薪资分析表。并通过后台系统参数的设置,实现社会保险的缴纳及审批。

 

四、管理价值

 

1、优化工作方式,提高管理效率

在公司统一办公平台上引入人力资源系统后,完全改变了传统的手工工作方式,人力资源管理人员将大量数据分析计算和存档工作交由系统处理,大大提高了管理效率,根本上改变了传统人力资源业务操作方式严重制约人力资源管理工作效率和质量的状况。以英大财险的干部考核工作为例,由于考核主体多样化且权重不一,还要将定性指标转化为定量分数,并需要根据权重来计算总分排名,手工方式已无法完成庞大的计算量,考核的多样化与全面化受到严重制约。在引入eHR系统后,这些都在系统中自动实现,且杜绝了数据运算的差错。

2、促进了人力资源管理层次的提升

人力资源管理工作效率提升更大的意义在于,eHR系统将人力资源管理者从繁重的事务性、核算性工作中解放出来,从而将更多时间和精力投入到管理性、分析性的工作中,思考和实施建设性、战略性的人力资源管理。这就从根本上解决了过去人力资源管理者疲于应付事务性工作,反而无暇顾及企业全局性、战略性人力资源管理的问题。正是从这个意义上,人力资源管理信息化促进了英大财险人力资源管理层次的提升。

3、实现多维度数据分析,提供战略支撑

通过宏景eHR系统强大的报表分析功能,能够实现自主灵活的各类统计分析,相关管理人员可以根据权限分配随时查看应聘人员、员工信息、薪酬水平、考核结果等各类信息,及时掌握人力资源管理工作进展,掌握公司人才结构、岗位缺口、员工绩效趋势等重要信息,为公司人力资源管理决策提供了及时准确的数据支撑,体现了人力资源管理对公司战略的支持与保障作用。 

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