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[原创]时间管理之GTD系列:2GTD的六个流程

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2012-02-28 00:03:01 星期二

这一篇先介绍GTD的六个流程,我们应该把这六个流程默记于心,至于利用的outlook建立GTD的实践我们将在后面详细介绍,现在,就让我们来了解一下GTD的6个流程,大家在刚接触的时候可以先对照GTD流程图来进行学习。

4.jpg

6个流程包含了收集、加工处理、组织、回顾、行动、检查

(1)收集:

生活及工作中总有许多的杂念/杂事,而这些杂念/杂事经常对我们产生很大的干扰,从而使我们分心,但这些杂念/杂事都是具有参考价值或者必须完成,而GTD的作者建议我们可以设置一个“Inbox”进行收集工作,把头脑中的杂念/杂事清理完,便于我们集中精神专做一件事。

(2)加工处理:

面对着"inbox"里面的杂事,我们必须加工处理后才能行动完成,所以GTD的作者建议我们通过加工处理,利用不同的场合处理,增强事件的处理效率,而我们可以采用以下的方法进行加工处理:

1.清空INBOX

a. 把"inbox"里面的杂事一件一件的拿出来直到清空(遵守一次一件事原则)

b.可以按照由上到下或由下到上进行清空(具体按照自己的习惯处理)

2. 确定杂事是否需要行动或者信息是否具有价值?

a.没有任何作用的:直接扔进垃圾箱或删除

b.目前没有需要采取行动的必要,但是日后可能需要处理的:放入备忘录或待处理清单

c.该信息具备潜在的利用价值,以后可以派上用场或参考的:放入参考资料文件档案

3.这件杂事需要行动

我们自问下这件杂事是否需要自己行动或者可以委托给别人

a.需要自己行动的:

(a)需要行动的这个结果可以用一个下一步行动完成的

立刻行动:如果2分钟内这个行动可以完成的,马上行动(即GTD里面的2分钟原则)

放入延期处理系统:如果2分钟内无法完成,我们可以把下一步行动加入到我们的下一步行动清单里面(这个我们会在“组织”这个流程里面讲解)。

(b)需要行动的这个结果需要多个下一步行动才能完成的

放入项目系统并计划后记录入项目清单,然后把项目清单里面的行动转化到下一步行动里面

b.委托他人处理

把需要委托他的行动放入到委托他人清单里面

(3)组织(即延期处理的下一步行动)

由于下一步行动可能受到时间或场合以及其他因素的影响,所以对于受到时间或场合影响的行动,我们将通过以下的方法进行组织,以提高我们处理行动的能力。

1.对于受到时间因素影响的(比如需要在某个日期或者某个时间段需要行动的)我会将这些行动放入到日历表,不过GTD的作者对于日历上的行动十分重视,也就是说,只要是放入到日历上的,都是必须要完成的,在实践中一下几种情况都要放入到日历表上

a.在将来某一时间段里需要完成的

比如说我们约定女友或男友在8:00见面,然后约会时间为9:00,那么这一个小时就记录到日历上

b.在将来某一日期需要完成的

比如说我们答应了朋友在将来的2月19号汇款给他,但没有说具体的时间段,我们就记录到日历上

c.在将来的某一日期需要获得的咨询

比如说,在将来的某一日期,我的朋友A生日,那么我会把她的生日记录到日历上并设置提前提醒,以便自己到时安排给她庆祝生日。

2.对于不受到时间限制,但受到场合的影响的,我们可以通过场合清单来完成。根据实践的经验,目前自己的场合清单有以下几种:

a.打电话/传真/短信

对于行动需要电话这个工具的,我都放入到这个清单里面。

b.与他人沟通

对于需要面对面进行交流的,我都放入到这个清单

c.电脑前完成

对于需要电脑这个工具才能完成行动的,我都放入到这个清单。

d.规划及思考

对于需要规划及思考的行动,就放入到这个行动清单

e.阅读/书写

比如说文章的阅读或者书写毛笔字等我都放入到这个清单

(4)回顾

经过了收集、加工处理、组织三个流程后,我们在行动前需要对各种清单及日历表进行回顾,我通常会在每天早上进行回顾,以下是我的实践情况:

a.对下一步行动清单、日历表、项目清单、将来某时/也许清单进行回顾

b.回顾之后,对于各个清单里面的行动进行以下的考虑:

现在的场合对不对,能否完成清单上的内容

现在的时间段是否适合完成行动

现在的精力能否完成

c.在清单上挑选重要的行动进行标识

(5)行动

经过了回顾之后,我们首先按照预先安排好的下一步行动进行行动(一次完成一个下一步行动)

(6)检查/更新

在行动完成任务后,我们必须对已经完成的任务进行一个检查,并对头脑出现的杂事/杂念进行一个循环的个更新,而这个流程通常我会按照GTD系统的前4个流程在下午5点多或者晚上的时候进行更新处理。

最后,GTD的6个流程基本原型就基本完成,虽然这个系统能够帮助我们有效率的解决大量的杂事/杂念,但是却不能带领我们向着自己的梦想前进,而六个高度的检查及更新能够帮助我们向着自己梦想前进,由于这个是进阶的阶段,我将在下一篇中进行介绍。

明天晚上发第三篇和四篇

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